El proceso de organización de los fondos acumulados en conformidad con las normas aplicables y políticas institucionales

Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Administrativa

GUÌA DE APRENDIZAJE No. 03

Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Gestión Administrativa

Bogotá, D.C. 2011

1. IDENTIFICACION

MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial

RESULTADO DE APRENDIZAJE:Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de valoración documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de valoración documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

DURACION GUIA: 12 horas

2. INTRODUCCIÓN:

Respetado Aprendiz (Estudiante):En toda entidad se requiere el proceso de organizar los fondos acumulados, para lo cual debemos conocer y aplicar las Tablas de Retención Documental teniendo en cuenta los actos administrativos y estructura orgánico-funcional, de las instituciones donde se debe aplicar los procesos archivísticos normas técnicas de preservación y conservación documental, generando el comportamiento de las organizaciones y la forma de cómo conducirlas hacia resultados efectivos. Para que usted se empodere en el rol de estudiante aprendiz por competencias laborales y de acuerdo a su especialidad es necesario desarrollar las siguientes actividades:

Deberá conservar cada uno de los productos que le dejan las prácticas de aprendizaje en su portafolio de evidencia

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

Para iniciar la presente guía usted debe tener presente que hace parte de un proceso en el cual sus funciones estarán especificadas por su instructor de este dependerá el desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le presentan.

1. Para la organización de fondos acumulados se debe conocer la estructura orgánico-funcional de la entidad sea pública y/o privada con el fin de Aplicar Tablas de Valoración Documental, Investigar:

a. Directrices para la disposición final de los documentos.

b. Conservación total: Concepto, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología de conservación.

c. Eliminación: Concepto, procedimiento, actas, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología para eliminación.

d. Selección: Concepto, metodología, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología.

e. Microfilmación: Concepto y procedimiento.

f. Digitalización: Concepto y procedimiento

2. Para organizar los fondos acumulados se deben tener en cuenta normas de seguridad y normas de salud ocupacional, investigue:

a. Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental para los fondos acumulados.

b. Normas y principios de gestión de la calidad en la organización de fondos acumulados.

d.Conformación de expedientes dar ejemplos y explicarlos

4. EVALUACIÓN

Su compromiso en el desarrollo de la presente guía, así como sus evidencias de conocimiento y desempeño, serán evaluados bajo los siguientes parámetros.

• Conocimiento Concepto, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología de conservación.

• Conocimiento microfilmación

• Conocimiento normas de seguridad y gestión de calidad

• Organización

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