ORGANIZAR EL ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES

1. Como realizo el cotejo de lo que me entregan con el inventario: Adjuntar las instrucciones por escrito que daré al técnico que realice la operación.

El cotejo o revisión se realiza de la siguiente manera:

 Revisar las cajas que contienen documentación comparando con el inventario documental y la TRD.

 Verificar en la TRD las series y subseries que el código de la oficina y el código de las series coincida con el asignado en la TRD y el inventario documental.

 Verificar que ya se halla cerrado el trámite y que cumpla con el tiempo estipulado en la TRD.

 Tener muy en cuenta que los documentos que no aparezcan en la TRD son causal de devolución, para devolverlos es necesario tener un formato de devolución o lista de chequeo.

 Después de haber hecho la verificación y todo está bien se da por terminada la revisión y se firma el inventario.

2. Que hago cuando los documentos no lleguen en las condiciones adecuadas. Adjuntar formatos utilizados.

Si los documentos no llegan ni cumplen con las condiciones se informará a la respectiva dependencia para que se efectúen las correcciones del caso y se hace devolución ya que la recepción de estos documentos implicaría cambios en el cronograma y significaría desorden y pérdidas de tiempo.

No existe un formato estipulado es necesario crearlo de acuerdo a la necesidad.

SERIE SUBSERIE NO APLICA OBSERVACIONES

3. Como me deben llegar los inventarios de transferencia y que hago con ellos, Adjuntar el inventario utilizado para los documentos en el Archivo Central.

Los inventarios deben llegar totalmente diligenciados y concordar con lo que se está transfiriendo, son de conservación total ya que son testimonio de las transferencias que se realizan. Anexo inventario diligenciado.

4. Que método de Organización en el archivo Central, selecciono, porque y como se verá el archivo, adjuntar imagen.

El método que seleccione para la organización en el AC fue el método 2, porque es el método más útil para este archivo que está comenzando a parte de que no tiene demasiado espacio y tiene un volumen documental considerable, por tal motivo la organización de este archivo será en orden de llegada consecutivamente.

Organizar las cajas con las carpetas de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo en la estantería.

Como se observa en la imagen se verá el archivo.

5. Los sistemas de Ordenación a niveles de carpetas cambian en el archivo central? Justifique la respuesta, debe tener en cuenta la TRD de la dependencia versus la TRD de las demás dependencias y el método de organización seleccionado.

Los sistemas de ordenación a nivel de carpetas no cambian por que el método elegido es el 2 se organizara según el orden de llegada y consecutivamente esto no afecta el orden de las carpetas.

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