El proceso de toma de decisiones

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una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de los siguientes factores:

Internos

• El instrumento jurídico que las crea.

• La desagregación de funciones derivadas de su base legal.

• La determinación de objetivos y programas.

• Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.

• La traducción en procedimientos, y por ende, en operaciones de las actividades.

• La definición de estrategias.

• El proceso de toma de decisiones.

Externos

• Por cambios en las condiciones del entorno.

• Por decisiones tendientes a la globalización.

• Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

• En atención a demandas de clientes, usuarios o proveedores.

3.- DISEÑO

Preparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuario (s) y resultados esperados.

Elementos funcionales

Identificación

• Logotipo de la organización.

• Titulo.

• Fecha.

• Numero de hoja.

En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y número de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.

• Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza.

• Clave de la forma.

• Secuencia de datos (figura 2.1)

• Cuerpo (datos principales).

• Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio a llenar y se anexa el instructivo (figura 2.2).

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Condiciones para su llenado

Manual

Requiere de espacios adecuados para lograr que la información que quede suficientemente clara y evite errores de interpretación.

En máquina

El espaciado debe estar en relación directa y adecuado a la escritura de una maquina de escribir, aunque no existía una estandarización de este equipo.

En impresoras de equipo de cómputo

Este tipo de reproducción no debe de representar problemas, ya que las formas deben haber sido creadas a través de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco.

Clases de formas

De línea

Es una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos que van seguidos por líneas para vaciar los datos variables como se muestra en el formato.

De columnas

Contiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que se anotan (variables), inciden en más de un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte superior de la siguiente forma.

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De casillas

Es una forma que utiliza cuadros o rectángulos (casillas) en los cuales se coloca la información, como se muestra a la derecha.

Combinado

Estos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los datos de identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentación, para su llenado, según la necesidades, como se muestra en la siguiente figura.

Visualización

Para que una forma facilite su comprensión y utilización es necesario que cubra los siguientes requisitos:

Unidad

Debe existir unidad en el trazo, para que una forma mantenga una imagen homogénea y proporcional, es de suma importancia que los formatos tengan un formato de unidad, con el objeto de que los usuarios los identifiquen con mayor facilidad, por otra parte para que los formatos tenga validez legal es necesario que cuenten ellos con la información necesaria pero sobre todo que siempre se ubiquen dichos datos en el mismo lugar para los formatos

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División modular

El módulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la saturación de la forma, por lo que debe ponerse especial atención en la conservación de su tamaño y colocación, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar los espacios en forma más racional.

Claridad

Una distribución correcta y accesible facilita la comprensión para el llenado y utilización de los datos, es necesario evitar los formatos que no tengan una distribución de columnas, y de la misma forma los espacios definidos para cada campo de datos, prever el espacio suficiente para dar una mejor redacción.

Agrupación y jerarquización

La distribución de datos en una forma debe efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la naturaleza general o especifica de los datos.

Saturación

La delineación de una forma debe prever sólo la integración de los datos requeridos para su complementación, lo cual evita que se recargue en exceso.

Movimiento

La distribución lógica en una forma facilita su llenado por medio del movimiento en espiral, lo cual imprime una dinámica, ágil a su contenido, esto implica diseñar formatos que de forma muy dinámica permitan el llenado continuo de la información, nunca desorientando la dirección de escritura.

Ritmo

La distribución de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita a un lector o usuario percibir su secuencia.

Imagen residual

La estructura de una forma debe ser tan versátil que permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la memoria del usuario determinado tipo de mensaje y/o información.

Selección de producto y presentación

Hojas extras

Son hojas simples sin papel carbón intercalado, que se pueden incluir sueltas o en block.

Juegos engomados

Conjunto individuales de dos o más partes engomadas entre

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