Estudio Tecnico

Capitulo 2: DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

Para definir los requerimientos de la empresa que en este caso es PUBLIKT, se utilizaran herramientas como la entrevista con un consultor interno y la observación, para así darnos una idea mas completa sobre cómo funciona dicha organización, como por ejemplo, quienes son las personas involucradas y sus funciones, además de encontrar la forma en que nosotros como analistas desempeñamos un papel en la misma y por otra parte, comprender más a fondo como es llevado el proceso del área problema seleccionado en este caso, es el proceso de inventarios de la agencia de publicidad PUBLIKT.

2.1 identificación del problema:

“Los problemas que requieren la atención del analista de sistemas permanecen ocultos porque no se realizan mediciones del desempeño. Los problemas (o síntomas de problemas) en procesos cuyos resultados son visibles y que podrían requerir la ayuda de un analista de sistemas incluyen errores excesivos y trabajo realizado con demasiada lentitud, incompleto, incorrecto o que no se hace.”(Kendall & Kendall, 2005).

Esta podría ser la parte más importante del proyecto, ya que si no se identifican los problemas reales, mucho menos se podrá dar soluciones reales a la empresa para sus problemáticas, por lo cual, el método más adecuado para la localización de los problemas, además de la observación, fue una entrevista a un consultor interno, dicha persona nos proporcionó toda la información requerida para poder localizar los problemas más importantes dentro de la empresa. Los problemas que localizamos en PUBLIKT son los siguientes:

1. El inventario es llevado en hojas en cada turno lo cual produce una pérdida de tiempo considerable y redundancia de datos (con respecto a los materiales del área de impresión digital).

2. El área de estampados no maneja ningún sistema para control de existencias.

3. Falta de conocimiento por todos los miembros de la organización sobre las cantidades en existencia.

4. Pueden aceptarse trabajos rápidos aun cuando no se tiene el suficiente material para realizarlo.

5. No se controlan adecuadamente las entradas o salidas de material y por lo tanto no se sabe realmente las ganancias o las pérdidas en términos monetarios de la empresa PUBLIKAT.

2.2 identificación de oportunidades:

“Las oportunidades son situaciones que se consideran como mejoras por medio del uso de sistemas de información automatizados”. (Kendall & Kendall, 1997). Para que la empresa PUBLIKT ahorre tiempo y esfuerzo en su proceso de elaboración de inventario, planteamos posibles oportunidades que nos parecen adecuadas para resolver los problemas mencionados en el punto anterior, dichas oportunidades son las siguientes:

1. Realizar un sistema de inventario y que se trabaje en una maquina ya implementada la cual funge como servidor, para evitar la utilización de hojas (para impresión digital).

2. Anexarle al mismo sistema un control de existencias para el área de estampados.

3. Manejar dicho sistema en red para que todos los empleados autorizados puedan tener acceso a la misma.

4. Anexarle un apartado para las entradas y salidas de materiales.

5. Dicho sistema sacaría los cálculos evitando así que los empleados estén contando todo a final de cada turno como está ocurriendo actualmente.

6. Motivar y comprometer a los empleados y directivos a la mejora continua, y hacer todo el proceso bien y a la primera para así entregar todos los pedidos en el tiempo establecido y tener una mejor aceptación del cliente.e

2.3 localización del objetivo

“Los objetivos son un componente importante ya que con los objetivos se descubre lo que se trata de hacer en el negocio”. (Kendall & Kendall, 1997).

Nuestro objetivo es automatizar y tener actualizado al día el área de inventario de la empresa PUBLIKT, corrigiendo los problemas localizados por el equipo de analistas de Smarth System, para que permita ahorrar tiempo y esfuerzo a los trabajadores de dicha empresa y brindar un mejor servicio a nuestros clientes.

2.4 recopilación de la información:

Esta parte es importante, ya que con los diferentes métodos que se utilizan para recabar información, ya sean entrevistas, cuestionarios, observación, entre otros, nos permite comprender primero que es la empresa, como funciona, y así podremos localizar los problemas que tiene y en consecuente, dar soluciones mejorando su funcionalidad. En este caso, se llevó a cabo una entrevista que se aplicó a un consultor interno, el cual nos ayudó a comprender la funcionalidad de la empresa y así logramos detectar los problemas que se plantearon en el apartado 2.1 y las oportunidades mencionadas en el 2.2.

2.4.1 la entrevista

“Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales. Ante todo, busque las opiniones de la persona que entreviste. Las opiniones podrían ser más importantes y reveladoras que los hechos. … En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un extraño para usted. Necesita establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo debe mantener el control de la entrevista. También necesita vender el sistema ofreciéndole la información necesaria a su entrevistado.” (Kendall & Kendall, 2005).

La figura 1 muestra un embudo que contiene las preguntas usadas en la entrevista que se realizó al consultor interno de la empresa PUBLIKT; cabe mencionar que las preguntas se muestran en orden de la general a la concreta.

Esta entrevista se realizó con el fin de poder recopilar información necesaria para localizar los problemas que se presentan en el sistema de inventarios de la empresa PUBLIKT.

FIGURA 1: Embudo de preguntas realizadas en la entrevista

La figura 1 nos muestra las preguntas realizadas para así lograr conseguir la información necesaria y lograr comprender a la empresa y sus procedimientos en el área de los inventarios

2.4.2 observaciones

“La observación proporciona información de primera mano en relación con la forma en que se llevan a cabo las actividades. Las preguntas sobre el uso de documentos, la manera en la que se realizan las tareas y si ocurren los pasos específicos como se pre-establecieron, pueden contestarse rápidamente si se observan las operaciones.” (Kendall & Kendall, 1997).

El punto clave que se observa es que el inventario se realiza en

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