Etapa 2 Auditoria Administrativa

DIAGNOSTICO

ETAPA II.

Índice

R.P

DIAG.1 : Propuesta Técnica..

DIAG.2 :Informe de Diagnostico.

DIAG.3 : Papeles de Trabajo.

DIAG.3.1 : Entrevista .

DIAG.3.2 : Observación.

DIAG.3.3: Otros.

DIAG.3.3.1 : Fluxograma o Diagrama de Flujo.

DIAG.3.3.2 : Programa de Auditoria.

DIAG.3.3.3 : Organigrama.

DIAG.3.3.4 : Proceso.

DIAG.1 :

PROPUESTA TECNICA.

Origen:

Realizar una auditoría administrativa en el área de inventarios, de la empresa Grupo Único Mayorista S.A, con el fin de verificar y comprobar que se cumplan con los procesos y normativas adecuados según estipula el reglamento interno de la organización.

Alcance:

Dicho alcance abarca desde el día 04 de junio del 2013 hasta el día 18 de junio del 2013.

Objetivo General:

Realizar una revisión preliminar del área de inventarios para identificar las actividades sustantivas y determinar la factibilidad de realizar la auditoria.

Objetivos específicos:

 Realizar una entrevista al jefe del departamento de inventarios de la empresa Grupo Único Mayorista S.A.

 Realizar un memorándum de recorrido, con el fin de tener una narrativa escrita de la visita realizada.

 Realizar un fluxograma o diagrama de flujo con el fin de ilustrar la secuencia de los procesos de la organización.

 Realizar un programa de auditoría, con el fin de llevar un control en el avance de la auditoria.

 Realizar un arqueo preliminar.

 Desarrollar cedula Narrativa donde queden todos los detalles del recorrido.

DIAG.2 :

INFORME DE DIAGNOSTICO.

San Isidro Pérez Zeledon, 17 Junio del 2013.

Señor:

Iván Valverde Mena.

Gerente general.

Grupo Único Mayorista S.A.

De acuerdo a la revisión preliminar efectuada el día 15 de junio del 2013, en el área de inventarios de la empresa Grupo Único Mayorista S.A, se logro determinar:

Limitaciones.

 La empresa NO cuenta con manuales de procedimientos en el área de inventarios.

 No han realizado fluxogramas de procedimientos, ni cuentan con un organigrama de la empresa.

 No existen normativas de control interno por escrito, ya que todo se encuentra en forma verbal.

 No se cuenta con un sistema de inventario automatizado, solo se realizan conteos físicos en periodos muy prolongados de tiempo.

Alcance:

 El encargado del área nos facilito información requerida.

 Nos permitieron observar el funcionamiento básico del área a auditar.

 El trato brindado por parte del personal y la gerencia fue muy satisfactorio.

Resultado:

La organización carece de estructura administrativa, no cuenta con manuales de políticas y procedimientos para el buen funcionamiento del control interno, en su mayoría los procedimientos existen únicamente de forma verbal, sin ningún documento que respalde el procedimiento. No cuenta con fluxograma ni organigrama, sin dejar de mencionar que no existe un protocolo a seguir para la contratación de personal y no consta una base de datos con la información de los colaboradores.

Conclusión:

Basados en la revisión preliminar practicada se concluye la viabilidad de continuar con la evaluación del área de inventarios, que nos permite identificar los factores de riesgo y las actividades criticas:

Actividades criticas del área de Inventarios:

 No se cuenta con los recursos necesarios para invertir en esta área.

 No se cuenta con sistema automatizado de inventarios.

 Deficiencia en el acarreo de mercadería (Fletes).

 El control de entrada y salida de mercadería es deficiente.

 La seguridad de la bodega es muy pobre.

Se despide muy atentamente:

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Kendall Salazar G.

Coordinador de Auditoria:

DIAG.3 :

PAPELES DE TRABAJO.

DIAG.3.1 :

ENTREVISTA.

Pregunta Respuesta Observaciones

¿Cuenta la organización con políticas y procesos en el área de inventarios?

Si se cuenta con políticas pero estas no están palpadas en forma escrita

Se muestra una actitud de justificación al no existir de forma escrita las normativas

De acuerdo al trabajo en campo ¿Se cumple con las normativas del proceso?

Si claro, los muchachos cumplen con las ordenes dados de forma verbal

¿Cómo consideraría usted que es proceso de esta área actualmente?

Es un proceso bastante bueno, pero podría ser más satisfactorio si contáramos con mas recurso por parte de la administración.

¿Considera usted que la organización cuenta con el equipo y sistemas adecuados para que el área cumpla a cabalidad?

NO, el área de inventarios debe ser más eficiente con el fin de agilizar el proceso de distribución del producto.

¿Se siente usted satisfecho con los colaboradores en el cumplimiento de las normativas de inventarios?

Si, por que normalmente cumplen con las instrucciones que se les dan a lo largo del proceso

¿Cómo considera usted la simplificación y automatización de procesos?

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