Expediente Laboral

EL Expediente laboral individual del trabajador debe contener como mínimo lo siguiente:. Es de vital importancia que el patrón cumpla con las disposiciones legales y fiscales que regulan la relación de trabajo, en la relación obrero-patronal debe existir un expediente laboral el cual como mínimo debe contener lo siguiente:

Acta de nacimiento, original

Solicitud de empleo, debidamente elaborada a puño y letra de molde tinta azul y firmada por el mismo trabajador.

Cartas de recomendación, dos como mínimo en original y el representante de recursos humanos debió cotejar la veracidad de la misma.

Constancia de no antecedentes penales

Examen médico

Aviso o constancia de inscripción al RFC

Alta en el seguro social

Credencial de elector

Comprobante de domicilio actual

Contrato individual de trabajo

Descripción de puesto y función, así como, Línea de tramo y control dentro de la organización, y su responsabilidad dentro de la misma.

Constancia de la CURP

Constancias o cédula profesional que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer su profesión u oficio.

Examen de admisión, de conocimientos y psicológico.

Constancia de retención de crédito INFONAVIT

Constancia de descuento por otros conceptos por los que la empresa esté obligada a retener. Para el caso de trabajadores menores de edad se deberá contar con la siguiente documentación:

Constancia del último grado de estudios el cual se recomienda secundaria.

Carta de autorización de los padres o tutores, esta información se debe de cotejar Ya contratado el persona se debe de integran la siguiente documentación:

Certificados de incapacidades médicas.

Contrato de tarjeta de debido pago bancario al trabajar.

Convenio de fondo de Ahorro ( si existe el caso).

Modificaciones y cambios en el salario

Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo

Actas administrativas, si existen

Reportes de desempeño (en aspectos como: higiene y seguridad en el trabajo, cumplimiento de funciones, iniciativa, comportamiento individual y colectivo, implementación de medidas de control y mejoramiento a los sistemas de la empresa, examen periódico el cual denote sus capacidades y coloque en el escalafón pertinente, entre otros)

Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje

Finiquitos (en su caso)

Carta de renuncia o despido (en su caso)

Certificado de defunción (en su caso) Si contamos con el expediente laboral individual de cada trabajador tenemos acceso a :

Toma de decisiones sobre bases sólidas y sustentables

Dar cumplimientos a los requerimientos del IMSS, INFONAVIT, IMPUESTO SOBRE NOMINAS, ISPT, Secretaria del Trabajo, entre otros

Un mejor control administrativo del personal de la empresa

Se evitan sanciones de parte de las autoridades.

Se prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa de la terminación de la relación de trabajo (liquidación ante conciliación y arbitraje).

Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.

Contener los comprobantes de pago de sueldos y demás conceptos originados por la relación de trabajo.

Para la Ley del Impuesto sobre la Renta y del IMSS e INFONAVIT, STPS, es muy importante comprobar que se ha cubierto con la obligación de pagar al trabajador las remuneraciones y prestaciones a que tiene derecho a recibir el trabajador, siendo que para comprobar dichos pagos y prestaciones otorgadas se requiere contar con la siguiente documentación:

1. Recibo de nómina.

El recibo de nómina en mención se hace a dos tantos mínimo y uno se debe entregar al trabajador al momento de pagarle su sueldo para que lo firme y por este medio comprobar que ha recibido el pago dicha nómina. En caso de trasferencias en su momento el trabajador debe plasmar su firma en el recibo en mención, este recibo debe cubrir el mismo periodo que se le esté pagando al trabajador, es decir, si al trabajador se le paga semanalmente, el recibo deberá comprender una semana, si es quincenal, el recibo deberá ser también quincenal. Este recibo para que satisfaga los requisitos que marcan los diferentes ordenamientos aplicables debe contener por lo menos lo siguiente.

Datos del patrón y logo de la empresa.

Nombre, razón, o denominación social.

Registro patronal ante el IMSS e INFONAVIT

Datos de trabajador

Nombre completo Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

Clave Única de Registro de la Población (CURP)

Número de Seguridad Social (NSS)

Departamento de la empresa en que labora

Puesto que desempeña

Cuota diaria percibida

Salario Base de Cotización para efectos de seguridad social

. .Leyenda que se esta pagando en base a Salarios.

Datos de la nómina

Periodo que abarque el pago

Fecha del pago

El número de días laborados, o bien, el total de los días del periodo y las inasistencias correspondientes.

Datos del pago

Todas y cada una de las remuneraciones que esta recibiendo, y con su monto correspondiente

Todas y cada una de las deducciones que esta recibiendo, y con su monto correspondiente

Totales de las prestaciones y deducciones que se efectuaron

El importe neto a recibir.

2. Comprobante de pago de Aguinaldo

Este es un único comprobante y recomienda que se expida por solamente este concepto y las retenciones que se causaron por su pago. Los requisitos son prácticamente los mismos que el de la nómina con excepción de que se deberá anotar el periodo que abarca el pago, en su caso, el número de días que se consideraron para efectos de determinar la parte proporcional que le correspondió al trabajador de aguinaldo, especificando en su caso el número de inasistencias detallando si fueron por falta sin goce de sueldo, falta con goce de sueldo, incapacidades temporales por enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad, o algún otro tipo de inasistencia.

3. Vacacionesy prima vacacional

Este comprobante se sugiere bajo el esquema de requisitos del de la nómina el cual tiene una finalidad diferente y son los siguientes datos:

Bajo una constancia de haber disfrutado las vacaciones. Este documento es una constancia, en la cual el trabajador reconoce que efectivamente no trabajo en la empresa durante el periodo de vacaciones. La finalidad de esta constancia es la de demostrar que si descanso los

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