Expediente Laboral

EL EXPEDIENTE LABORAL: Un Instrumento para comprobar las condiciones generales De trabajo y la antigüedad en el empleo. En la práctica, tanto el proceso de contratación de personal como en determinación de relaciones laborales representan operaciones medulares para toda empresa, especialmente para el departamento de recursos humanos, por los datos y documentos de los trabajadores que deben obtenerse en tales procesos y conservarse por un periodo determinado. Ello significa que el momento de contratación de personal es idóneo para requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria (copia del acta de nacimiento, constancia de inscripción ante el IMSS, expedida por el último empleador, comprobante de domicilio, cartas de recomendación, etc.) para integrar a cabalidad un expediente laboral donde constarán las condiciones generales de trabajo y la antigüedad del trabajador en el empleo. Asimismo, el momento de separación o despido es oportuno para recabarlas cartas de renuncia, las actas administrativas y los avisos de rescisión que amparen los finiquitos o liquidaciones laborales, con el fin de evitar conflictos de trabajo ante las autoridades competentes por falta de los mismo, ya que el artículo 784 de la LFT dispone que en caso de que exista una controversia laboral, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá al trabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición de tales documentos, como los siguientes:1. Fecha de ingreso del trabajador.2. Antigüedad.3. Inasistencias.4. Causas de rescisión de la relación laboral.5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, según lo señalado en la LFT.

6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa del despido.7. Contrato de trabajo.8. Duración de la jornada laboral.9. Pago de días de descanso y obligatorio.10. Disfrute y pago de vacaciones.11. Pago de las primas dominical, vacacionar y de antigüedad.12. Monto y pago del salario.13. Pago de la PTU.14. Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda. Por tanto, al momento de contratar personal es importante requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria para integrar su expediente personal, el cual se continuará mientras perdure la relación laboral. A pesar de la importancia de recopilar dicha información, la mayoría de las empresas descuida este aspecto, pues consideran innecesario formar un expediente que “jamás” se utilizará. Así, los datos requeridos por las autoridades laborales, en un momento dado, se localizan en diversos documentos, los cuales deben identificarse y tenerse al alcance para evitar inconvenientes. A continuación, se enlistan los documentos necesarios para conservar y obtener información de un empleado: Documento fuente Información obtenida Solicitud de empleo. Contrato individual de trabajo. Datos generales y periodo de contratación Contrato individual de trabajo. Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominado “Relación de movimientos operados mediante el sistema IMSS desde su empresa”. –ISDE-).Recibos de nómina Fecha de ingreso a la empresa.

Control de evaluaciones. Contrato individual de trabajo. Antigüedad laboral. Recibos de nómina. Incapacidades expedidas por el IMSS. Control de incidencias (como faltas, permisos e incapacidades), Tarjetas o listas de asistencia. Inasistencias justificadas o injustificadas. Contrato individual de trabajo. Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominada “Relación de movimientos operados mediante el ISDE”).Control de autorizaciones especiales para laborar tiempo extraordinario. Tarjetas o listas de asistencia. Finiquito o liquidación. Duración de las relaciones laborales, horario de trabajo y días de descanso. Control de vacaciones disfrutadas. Recibos de nómina. Pago de vacaciones y de la prima correspondiente. Recibos de nómina firmados por el personal. Contrato de tarjeta de débito, utilizada para pagar los sueldos. Control de autorizaciones

...