Facturacion De Una Otec

CAPITULO I

INTRODUCCION

¿Qué es la capacitación?

La capacitación busca mejorar conocimientos, habilidades, actitudes y conductas de las personas en sus puestos de trabajo.

Hay muchas formas de capacitar, comenzando con los cursos tradicionales, pero las alternativas incluyen la rotación en los puestos de trabajo, estudio de casos, asignación a proyectos especiales, la discusión de problemas y alternativas, role playing, etc. Pero ¿para qué se hace todo esto?

HABILIDADES, ACTITUDES Y CONDUCTAS

Por medio de la capacitación, se busca mejorar conocimientos, habilidades, actitudes y conductas e las personas en sus puestos de trabajo.

- HABILIDAD es la facilidad para realizar una tarea con cierta eficiencia, empleando el mínimo de recursos y de tiempo.

- ACTITUDES son los marcos de referencia, generalmente emocionales, a través de los cuales juzgamos la realidad, y condicionamos nuestra conducta, predisposiciones para actuar, criterios de juicio.

- CONDUCTA es la forma de actuar y de relacionarse con los demás; aquí no se evalúan las causas de las conductas. Se busca modificar conductas ante situaciones concretas.

Las empresas de ésta manera aprovechan las franquicias tributarias del país y esto lo hacen a través de los Organismos Técnicos de capacitación llamados OTEC. Pero para obtener dicho beneficio se debe pasar por todo un proceso de gestión, donde operan distintos organismos como Sence, Otec y Otic. Y el proceso es burocrático lo que conlleva a las OTEC a distintas dificultades antes de facturar un curso y justamente eso iremos viendo en este informe técnico. Ya que sino se cumple con los requisitos establecidos por Sence, como la liquidación correcta del curso y facturación oportuna, todos pueden perder, tanto la empresa, la Otic y el organismo capacitador (OTEC)

CAPITULO II

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El control de la facturación y liquidación de los cursos es sumamente importante para una OTEC, ya que sino se lleva una correcta y apropiado control de la liquidación y facturación, se puede generar que la empresa contratante del servicio, pierda la franquicia al no liquidar apropiadamente el curso y el NO facturar, ésta se niegue a cancelar el monto respectivo por negligencia de la Otec con el costo que conlleva para un organismo capacitador contratar profesores, material, etc.

Tronwell Santiago tiene porta de su proceso facturar inmediatamente todo el curso, mantiene guardada las facturas costo sence hasta el término del curso, y si el alumno no cumple REFACTURA. Lo Que muchas veces genera un descontrol del proceso y desorden administrativo que procede y conlleva a muchos errores.

Actualmente nuestro proceso de facturación es a través de casa matriz, pero como razón social independiente, estamos en el proceso de acreditación como Otec aquí en Antofagasta, por que queremos llevar un proceso independiente y de mayor orden y control.

SENCE DICE:

La empresa que no realice la liquidación parcial y/o complementaria perderá el derecho a solicitar el reembolso de la franquicia proporcional según corresponda, por concepto de la realización de los cursos de nivelación de estudios básicos y medios. Aquellos alumnos que no acrediten la presentación a la evaluación ante la comisión evaluadora no darán derecho a la empresa para hacer uso de los beneficios de la franquicia tributaria.

Según las instrucciones un curso debe liquidarse de la siguiente forma:

Una vez finalizado el curso, éste sea en período parcial (al 31 de diciembre) o el complementario (fecha término del curso al siguiente año). La otec tiene 60 días corridos para liquidarlo, eso quiere decir enviar el respectivo certificado de asistencia y la factura costo sence (si el alumno cumplió con la asistencia) a la OTIC, y sino cumplió informar a la OTIC mediante certificado y la otec facturar directamente a la empresa como costo de ésta.

2.1.- Alcances y Limitaciones del Proceso

Los alcances serán que este estudio será basado en lo analizado en la empresa Ceim y Tronwell. Desconociendo cuales son las formas de llevar los procesos de manejo de cursos y facturación de las otras Otec.

Las limitaciones son que la decisión de aplicar este proceso será del Gerente General de Tronwell, y la forma en la cual Santiago nos permita como franquicia aplicar este nuevo proceso o nos exijan mantener el que llevan ellos en Casa Matriz.

Cabe señalar que la empresa Tronwell Antofagasta es una razón social independiente como franquicia y Tronwell tiene otra razón social como la mandante. Por lo tanto los procesos son totalmente independientes, pero debido a contratos debemos algunas veces aplicar las mismas directrices que establece Tronwell Santiago.

También se debe señalar, que en principio la idea de la aplicación, era automatizar estos procesos, pero en éstos momentos la empresa no está con flujo circulante de efectivo por lo que según lo conversado, momentáneamente no es posible crear un programa especial y se debió crear en planillas Excel la modificación a los procesos. Gerencia comunicó que si realmente es necesario y aumenta mucho el flujo de facturación se podría proceder a automatizar éste sistema.

CAPITULO III OBJETIVOS

3.1.- Objetivo General

Establecer los elementos y variables para optimizar los procesos de facturación en una Otec.

3.2.- Objetivos Específicos

- Diagnosticar el proceso de los elementos involucrados.

- Proponer las mejoras y diseñar al sistema.

- Establecer cambios e inducir el procedimiento.

- Controlar.

CAPITULO IV

MARCO TEORICO

4.1- Origen del Tema

Para entender que es lo que se quiere implementar, primero debemos especificar que es y Cómo Funciona una OTEC

4.2.-Qué es una Otec?

Los Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC) son organizaciones autorizadas por el SENCE para impartir cursos de capacitación. La empresa puede contratar directamente a la OTEC para dictar la actividad de capacitación.

Otra forma que tienen las empresas para acceder a la oferta de cursos de capacitación, es Otra alternativa que tienen las empresas es adherirse a un Organismo Técnico Intermedio (OTIC), quienes organizan y supervisan los programas de capacitación destinados a empresas asociadas por sectores y/o regiones.

A diferencia de las OTEC, los OTIC no pueden ofrecer directamente servicios de capacitación, sólo pueden ser un nexo entre las empresas que requieren capacitación y las OTEC que realizaran dicha actividad.

Respecto de la operación, las empresas que deseen capacitar a su personal, deben inscribir cursos previamente registrados en SENCE, para poder rebajar parte o la totalidad del valor de cada curso realizado, por participante, de su base impositiva mensual o anual.

MARCO TEORICO

4.3.- Qué es Sence

El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) es un organismo técnico del Estado, encargado de regular el sistema nacional de capacitación y promover los instrumentos de capacitación puestos a disposición de las empresas para sus trabajadores.

Esta tarea la realiza a través de la administración de un incentivo tributario que el Estado ofrece a las empresas para capacitar a su personal, y de una acción subsidiaria, por medio de un programa de becas de capacitación financiadas con recursos públicos.l SENCE está encargado además de fiscalizar el proceso de capacitación, en particular resguardar su correcta ejecución.

MARCO TEORICO

4.4.- Esquema del funcionamiento del proceso de capacitación y Franquicia en Chile

MARCO TEORICO

4.5.- LEY NORMA CHILENA DE CALIDAD 2728 PARA LAS OTEC

Es una norma que fija los requisitos mínimos que deben poseer los OTEC para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad destinado a satisfacer las necesidades de sus clientes.

Esta Norma fue desarrollada por el Instituto Nacional de Normalización (INN), por encargo del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE).

El objetivo de ésta norma es mejorar los estándares de calidad de los OTEC, y asegurar

...