GESTIÓN DEL ALCANCE DE UN PROYECTO

GESTIÓN DEL ALCANCE DE UN PROYECTO

El alcance de un proyecto es fundamental para el éxito del mismo, en ocasiones los proyectos fracasan debido a la inadecuada definición de los requerimientos de los productos y esto puede alterar el tiempo y costo del proyecto que se entregó.

Dentro del alcance tenemos varias entradas como factores ambientales de la organización, activos de los procesos, enunciado del alcance, plan de gestión del proyecto, acta de constitución.

La palabra alcance se define como objetivos, por lo tanto es fundamental para un proyecto tener un buen objetivo estratégico y general, porque de ello depende el alcance para tener un éxito con el proyecto.

Todo depende de la línea base que se tiene para el planteamiento del alcance y así mismo tener un sentido lógico de lo que se quiere en el proyecto y de lo que no se quiere del mismo.

Es responsabilidad del director del proyecto gestionar los cambios a realizar del proyecto, esto para modificar, agregar o eliminar los requisitos y permanecer enmarcados en el tiempo estipulado en el alcance aprobado del proyecto y así mismo alcanzar los objetivos.

El gestor del proyecto mediante la gestión de cambios controla el balance del alcance, tiempo, costo, el objetivo principal de la gestión de alcance es definir y controlar todo lo que debe incluir el proyecto y lo que no se debe incluir y garantizar que los requerimientos del cliente y poder completarlo con éxito, el alcance que tiene un producto refiere a las características y funciones que se tiene del producto o servicio.

Algunos de los procesos que se refiere al alcance de un proyecto son: seleccionar requisitos, definir el alcance crear WBS (Una Estructura de Desglose de Trabajo), verificar y controlar el alcance.  

Los requisitos se identifican de acuerdo a las necesidades y expectativas del sponsor, cliente y los involucrados del proyecto, estos se deben analizar y registrar detalladamente para ser medibles dentro del proyecto. Esto significa que los requisitos se deben gestionar y definir bajo las expectativas de lo que el cliente necesita.

Para la selección de requisitos podemos tener en cuenta algunas herramientas como son: Entrevistas, grupos de opinión, cuestionarios, encuestas, etc.

Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se describe más específicamente y detallada conforme se avanza y se recopila información sobre el mismo.

Una Guía del Conjunto de Conocimientos de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK®) - Tercera Edición define el Alcance del Proyecto como "El trabajo que se debe realizar para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas" (PMI 2004). El proceso global se ha descrito como la "suma de todos los productos necesarios como parte del proyecto" (Kerzner 2006). "Definir y gestionar el alcance del proyecto influye en el éxito general del proyecto" (PMI 2004). La gestión eficaz del alcance se considera esencial para el éxito del proyecto

La verificación del alcance, consiste en el proceso de la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente, incluye también revisar los entregables con el cliente o el sponsor para tener la certeza que se han completado satisfactoriamente.

También se deben ejecutar actividades de verificación, validación, medición y comprobación de que los entregables cumplan con los criterios acordados.

Dentro de la verificación del alcance tenemos como resultado: Entregables aprobados, solicitudes de cambio, actualización de los documentos del proyecto.

Dentro de las solicitudes de cambio, estas se procesan para su revisión por medio del control integrado de cambios.

El control del alcance es el que procesa el monitoreo y el estado del alcance del proyecto y producto y se gestionan a la línea base del alcance.

Como resultado de control del alcance tenemos: mediciones de desempeño, solicitudes de cambio, actualización al plan del proyecto y actualizaciones de documentos del proyecto, lecciones aprendidas, acciones correctivas.

En conclusión podemos decir que la gestión de alcance de un proyecto es fundamental  o mejor aún es la columna vertebral de un proyecto, sin ella no podemos continuar el proceso, porque dependemos de muchos factores del alcance para determinar si el proyecto es viable o no.

Tenemos dentro del alcance el costo y tiempo que son fundamentales para el proyecto, allí podemos tener el monitoreo y el control del alcance, tenemos la estructura de trabajo, que debemos llevar para el futuro del proyecto.

Debemos tener buenas bases para así mismo tener un proyecto muy bien preparado, para tener la satisfacción del cliente, que lo que realmente quería es lo que tenemos dentro de la planificación y gestión del alcance del proyecto.

También como buenos directores de proyecto debemos tener las buenas prácticas y tener un buen equipo de trabajo y tener la comunicación adecuada para garantizar los resultados del proyecto que se lleva a cabo, el sponsor también participa como parte fundamental para el tema de los entregables aprobados, así que debemos decir que todos tenemos parte fundamental para que el proyecto se realice y finalice como se declaró en los entregables.

LOS CINCO SECRETOS DE LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

Dentro del PMI (Proyect Management Institute), podemos encontrar las buenas prácticas que se deben implementa para la creación de un proyecto exitoso, aunque encontramos que hay cinco secretos de programación para un proyecto.

Un programa de proyecto bien planeado que se mantiene durante un proyecto permite identificar de forma temprana los posibles retrasos, los riesgos del proyecto y demás, facilitando la toma de decisiones y generación de correctivos.

Aquí definimos cinco secretos, si se aplican de forma relacionada y vinculada, dan como resultado programas de proyectos que tienen más probabilidades de ser utilizados y mantenidos a lo largo de la vida de un proyecto.  

•  Crear planes basados en los resultados.

La tendencia de planear el trabajo en base actividades o tareas que se realizan, esto hace que se pierda de vista el objetivo principal del proyecto, que en este punto debemos tener claro el tema de los entregables solicitados por la lista de los interesados.

Los documentos que sean entregables, aquí debemos tener presente las responsabilidades y cargos, también se deben tener en cuenta las entradas, salidas y sumisiones.

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