GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

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GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

        Este papel de trabajo ofrece una guía de orientación para la elaboración del Diagnóstico Organizacional en cualquier entidad que resuelva el estudiante abordar. Sin embargo, es pertinente resaltar que el mismo no constituye una camisa de fuerza y que es recomendable que se investiguen otras fuentes que orienten el trabajo de elaboración del Diagnóstico.

Diagnóstico.

        El diagnóstico puede definirse como el proceso analítico de una entidad determinada que permite conocer su situación real en un momento determinado, mediante la recolección de información, sistematización, análisis de la misma y definición  de problemas.  El diagnóstico ofrece la oportunidad de identificar oportunidades para sacar mayor provecho de las mismas y de corregir los problemas que afectan la eficiencia de las organizaciones.

Fases del Diagnóstico.

1ª Fase Acercamiento: Se constituye en un reconocimiento previo de  la organización  que pretendemos abordar para la realización del Diagnóstico. En este momento conviene, a los fines del trabajo a realizarse, identificar la ubicación geográfica de la organización, actividad económica que realiza, contacto para acceder a la misma, personajes claves que puedan facilitar la realización de las tareas inherentes al diagnóstico y cualquier otra información que contribuya a comprender el medio escogido para realizar la actividad.

2ª Fase Sensibilización: En este momento los participantes tiene como tarea fundamental convencer a los miembros de la organización de las bondades y beneficios que ha de generarse con el desarrollo del Diagnóstico organizacional y posteriores etapas del proyecto socio integrador. De manera que, prevalece en este momento la dinámica dialógica a los fines ofrecer una visión del trabajo que se desarrollara en la entidad, con mucha claridad en el discurso y con el convencimiento y conocimiento de todo el equipo. Se pretende en esta etapa lograr el apoyo a la iniciativa, la máxima colaboración posible y la definición del grupo de control, el cual co-evaluará  el desarrollo del proyecto junto a los participantes.

        Esta etapa es de suma importancia y debe ser asumida con mucha conciencia por cuanto se corre el riesgo de que la organización imponga la orientación del trabajo que ha realizarse, según sus intereses,  sin considerar el diagnóstico que debe ejecutarse. Este momento puede ser identificado como el de “enamoramiento”, en donde deben conjugarse los intereses de ambas partes para lograr la mutua satisfacción y evitar disonancias. Para que el diagnóstico pueda realizarse con éxito a partir de esta fase, conviene tener en cuenta lo siguiente:

1. Antes de iniciar el proceso de Diagnóstico es indispensable contar con la colaboración absoluta y plena del cliente (a quien se realizará el diagnóstico), así como su respaldo a todo el proceso  implica la realización del mismo.
2.  El cliente debe dar amplias facilidades al ejecutores del proceso del diagnóstico a los fines de logrará su desarrollo con eficiencia y eficacia, concertando las actividades a realizar con el objetivo de no entorpecer el desarrollo normal de las actividades de la organización.
3.  Quien realiza el diagnóstico organizacional debe manjar la información y datos obtenidos con la más absoluta confidencialidad, reserva y cuidado, haciendo entrega al cliente los resultados generales, sin comprometer a los informantes, para no influir el clima organizacional. La retroalimentación es fundamental para honrar el propósito del desarrollo del diagnóstico y la dinámica dialógica que implica el mismo
4.  El  éxito o fracaso del diagnóstico depende de la relación que establezcan tanto el cliente como el los encargados de realizar el mismo. Por eso, al plantear la ejecución del mismo debe efectuarse con total seguridad, seriedad, organización, con un discurso coherente y con el  mayor convencimiento de que se desarrollara una actividad  para el beneficio de la organización.

3ª Fase Recolección de información: Este momento del diagnóstico tiene como finalidad la de recabar toda la información necesaria para determinar la situación real de la organización en un momento determinado, para esto se utilizan diferentes técnicas  de recolección de información que permiten una interacción con los datos formales y con la opinión subjetiva de los actores miembros de la entidad. De ellas haremos énfasis en:

1. La Observación: Procedimientos  de   recogida   de   datos   e    información     utilizando    los    sentidos, para observar  hechos  y  realidades  presentes,  y  a  la gente    en    el   contexto   en    donde    desarrolla normalmente sus actividades. Permite captar la neurolingüística de los sujetos de la organización, el clima organizacional, la comunicación, sinergia  y grupos formales e informales. Los tipos de Observación utilizadas en el diagnóstico son la no participante (desde fuera) y la participante (el investigador se hace parte de la investigación). Es necesario que el investigador tome nota de lo que observa en un diario, bitácora o agenda de anotaciones.
2. Entrevistas: Esta técnica permite al investigador adquirir   el conocimiento acerca de la estructura de la personalidad del entrevistado, descubrir ambigüedades, definirlos  problemas  y captar cualquier información útil a la investigación que se adelanta. En esta actividad del diagnóstico se recomienda realizarla en un ambiente que brinde comodidad al entrevistado, realizarse con la compostura debida y evitar cuestionar opiniones emitidas. Se pueden utilizar como instrumentos de recolección de información: Encuestas, Test, escala de mediciones. Así mismo, las entrevistas pueden ser estructuradas, es decir con un guión (todas las formas citas mas arriba) o semi-estructuradas, apenas unos parámetros para guiar la conversación, preguntando luego en función de lo que vaya surgiendo.
3. Grupos de Discusión: Son grupos constituidos con miembros de la entidad objeto del diagnóstico, a los fines de obtener la información de forma multilateral. Lo relevante en esta técnica es que el investigador se hace parte del grupo y la comunicación no es biridireccional, se genera a partir del sentir de cada componente sin direccionalidad del observador. Las preguntas van dirigidas al grupo y no a individualidades. El discurso grupal es lo que interesa, por cuanto es la metería prima  para el análisis y la interpretación de lo que acontece en la entidad, pues se parte de la premisa de que el microgrupo es la expresión del macrogrupo, las expresiones de un pequeño grupo dentro de la institución refleja la cultura dentro de la organización.

4ª Fase Análisis de la Información: Esta momento del diagnóstico permite analizar y sistematizar los datos e información recabados, con el propósito posterior de definir los problemas, estrategias y planes de acción. Se utiliza en este momento cualquier técnica que permita clarificar los datos y relaciones existentes entre ellos, a través de la implementación de la Matriz FODA, Matriz de Problemas, Método Hamlon Árbol de Problemas y objetivos.

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