GUIA PARA LLEVAR LOS LIBROS SOCIALES Y CONTABLES.

GUIA PARA LLEVAR LOS LIBROS SOCIALES Y CONTABLES

LIBROS SOCIALES

El articulo 29 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas establece que de las reuniones de asociados (asambleas) y de las diferentes instancias de la cooperativa se debe dejar constancia de los presentes, de los puntos tratados y de las decisiones tomadas; por ende, los organismos de integración y las cooperativas deben llevar en total cinco (5) libros: De Asistencia a las Asambleas, de Actas de Asamblea, de Actas de la Instancia de Administración, de la Instancia Control y Evaluación y el de la Instancia de Educación. Asimismo, el artículo 20 de la Ley señala que los organismos de integración y las cooperativas deben llevar un registro de todos sus asociados, por lo que deben tener el libro respectivo.

Todos estos libros son de una línea (sin importar el número de folios) y deben ser estampados, numerados, foliados, sellados y autorizados por la notaria de su jurisdicción, según el articulo 74 numeral 17 de la Ley de Registro Público y del Notariado, antes de cualquier registro de información en ellos. Para asentar los datos se debe evitar las tachaduras y enmendaduras.

        Libro de Actas de Asamblea:[pic 2]

En este libro se van a registrar todas las actas de las asambleas (ordinarias o extraordinarias) que celebren la cooperativa u organismo de integración. Se recomienda que este libro contenga el mayor número de folios posible por la cantidad de información que se debe registrar.

Normas para el desarrollo de las asambleas:

• Del acta levantada se deberá remitir a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, una copia certificada por el directivo designado para ello en los estatutos (Ejm: secretario de la Instancia de Administración).
• Antes de comenzar la asamblea se debe constatar el quórum para verificar se cumpla con lo establecido en los estatutos y poder celebrarla.

• Cuando el número de asociados supere el mínimo establecido en el articulo 16 de la Ley (5), se debe nombrar un director de debates para mantener el orden en las asambleas, por cuanto es el encargado de dar el derecho a palabra y el tiempo para ello, velará por el desarrollo de los puntos a tratar en el orden establecido.

• Cuando realicen la elección de directivos deben indicar el tiempo que durarán en los cargos, por cuanto en los estatutos se establece es el tiempo máximo de duración.

• Cuando se revisen documentos para su aprobación (ejm: memoria y cuenta, estados financieros, plan de actividades, presupuesto, contratos, etc.) deben ser entregados a los socios por lo menos con una semana de anticipación para su revisión y sugerencias en la asamblea.

Normas para el llenado:

• La primera acta que debe asentarse es la constitutiva y los estatutos, por ser la primera asamblea que celebran.

• Las actas deben asentarse en forma sucesiva y numerada.

• No asentar el acta en el mismo momento de la asamblea para evitar las tachaduras y enmendaduras, escribir con letra legible, realizar un resumen de los aspectos discutidos más resaltantes en cada uno de los puntos a tratar y con una buena redacción.
• En  la verificación del quórum se debe indicar el número total de socios que integran la cooperativa, la cantidad de socios presentes (según el libro de asistencia) para aplicar el porcentaje establecido en los Estatutos y determinar la validez o no de la asamblea.

• En cada uno de los puntos a discutir en la asamblea se debe indicar la cantidad de votos con los que son aprobados o no.

• Deben firmar al final de cada una de las actas, solo los directivos designados para ello en los estatutos (ejm: presidente y secretario de la Instancia de Administración), ya que los socios deben firmar es el libro de asistencia a las asambleas; la aprobación del acta levantada por los socios se realizará en la próxima asamblea, por cuanto se debe hacerse su lectura.

• No dejar espacios en blancos, por lo que las líneas que se dejen entre un acta y otra deben ser trazados para evitar escritura posteriores en ellas.

A continuación se muestra un modelo de acta y convocatoria:

Acta de Asamblea

Acta Nº____. Hoy, (indicación del día, mes y año), siendo las (indicación de la hora a.m. o p.m.), en (indicación del lugar), se dio inicio a la ASAMBLEA (indicación del tipo de asamblea: Ordinaria o Extraordinaria) convocada por (indicación de la instancia que tenga tal atribución), según la convocatoria cursada en fecha (indicación de la fecha y si se trata de la primera o segunda convocatoria) contando con la asistencia de (indicación del número de socios inscritos y el número de socios que hacen acto de presencia incluyendo a las personas que actúan por representación) a los fines de tratar el siguiente orden del día (transcribir los puntos de agenda señalados en la convocatoria, desarrollarlos y después de ser aprobados deben indicar el número de votos a favor), Clausura (indicación de la hora en que culmina la asamblea)

Firma de los miembros designados por estatuto para la firma de las actas.

Convocatoria

Fecha (indicar la fecha en que se emite la convocatoria)

(Indicar la instancia que tiene atribuida la función de convocar Asamblea, así como el nombre de la Cooperativa) en el ejercicio de sus atribuciones legales, convoca a todos sus asociados a una Asamblea (indicar si es Ordinaria o Extraordinaria), que se celebrará el día (indicar el día, mes y año de acuerdo al lapso establecido en los estatutos), hora (indicar la hora exacta –a.m. o p.m.), lugar (indicar el sitio en que se celebrará la asamblea) en la cual se tratará el siguiente orden del día: (transcribir todos los puntos que van a ser tratados en la asamblea, los cuales dependerán del tipo de asamblea a celebrar, sin incluir puntos varios, todos los puntos tratados deben ser específicos)

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