Gestion De Almacenes

Documentación de embarque y logística

El tema del Transporte y la Distribución no son precisamente los puntos más importantes de la logística, sin embargo no se deben omitir en el flujo de la planta ya que esto podría incrementar costos a nivel operativo, es por ello que es parte de la aplicación del proceso logístico ya que se deben llegar a acuerdos importantes que permitan la reducción de los costos. Una vez que se tiene un acuerdo con los transportistas o los exportadores, es de suma importancia que estos conozcan el producto a trasladar y sus características especiales. De manera que cuando el exportador se está preparando para embarcar un producto para el exterior, éste necesita estar al tanto del embalaje, etiquetado, documentación, y requerimientos de seguro.

En la mayoría de los casos las mercancías que se embarcan son para clientes distantes y el transportista desconoce el tipo de material a transportar, es por ello que el exportador debe asegurarse de seguir todos los requerimientos de embarque para asegurar la mercancía. A continuación se mencionan los puntos más importantes para la revisión de la mercancía:

Deberá asegurarse que la mercancía se encuentre correctamente empaquetada para que llegue en buenas condiciones. Revisar que la mercancía se encuentre etiquetada para que sea despachada adecuadamente y a tiempo al lugar correcto. Contemplar que la mercancía este correctamente documentada para satisfacer los requerimientos gubernamentales del país y/o extranjeros, así como las normas de cobro

asegurada contra daño, pérdida y robo y, en algunos casos, demoras.

Debido a la variedad de consideraciones involucradas en el proceso de exportación física, la mayoría de los exportadores, tanto nuevos como experimentados, cuentan con agentes de transporte para llevar a cabo estos servicios.

Agente de Transporte

El agente de transporte internacional actúa como un agente para el exportador cuando se lleva la carga a los destinos extranjeros. Estos agentes conocen las normas y reglamentos de los países extranjeros, los métodos de embarque, las reglas gubernamentales de exportación, y los documentos conectados con el comercio exterior.

Los agentes de transporte pueden asistir con un pedido desde el principio, aconsejando al exportador sobre los costos de fletes, derechos portuarios, derechos consulares, costo de documentación especial, y costos de seguro, así como también los gastos de tramitación, todo lo cual ayuda al preparar cotizaciones.

Los agentes de transporte también pueden recomendar el tipo de embalaje para proteger de la mejor manera la mercadería en tránsito; pueden convenir que la mercadería se empaquete en el puerto o se ponga en contenedores. El costo para sus servicios es un costo legítimo de exportación que debe ser incluido en el precio cobrado al cliente.

Cuando el pedido está listo para embarcar, los agentes de transporte deben ser capaces de revisar la carta de crédito, las facturas comerciales, la lista de contenidos, y demás para asegurarse que todo esté en orden. También pueden reservar el espacio necesario a bordo de un barco, si el exportador así lo desea. Si la carga llega al puerto de exportación y el exportador aún no lo ha hecho, los agentes de transporte podrán hacer los arreglos necesarios con los agentes de aduana, para asegurarse que la mercancía obedece a las normas aduaneras de documentación para la exportación.

Además, la mercancía puede ser entregada al transportista a tiempo para ser cargada.

También pueden preparar el conocimiento de embarque y cualquier documentación requerida. Luego del embarque, se remiten todos los documentos directamente al cliente o al banco de pago deseado.

Embalaje

Al embalar un artículo para exportar, el transportista debe conocer las demandas que la exportación pone en el envase. Cuando se esta diseñando un embalaje de embarque es necesario tomar en cuenta los problemas más comunes que se suelen presentar como son roturas, peso, humedad, y robo. La mayoría de la carga general, se transporta en contenedores, pero alguna aún se embarca como carga a granel. Además de los trámites normales que se encuentran en el transporte nacional, un embarque a granel transportado por un flete marítimo, puede ser cargado a los buques en una red o por un guinche, un transportador, un tobogán, u otro método, poniendo un esfuerzo acentuado en el envase, es por ello que la creación de los embalajes y la selección de estos para la exportación debe ser muy cuidadosa y dependiendo de el transporte a utilizar.

Los productos se deben apilar uno arriba del otro en la bodega del barco para no tener un contacto violento con otra mercancía durante el viaje. En el exterior, los trámites de embarque pueden ser menos sofisticados de un lugar a otro y la carga puede ser arrastrada, empujada, girada, o tirada mientras se descarga, mientras se lleva a través de la aduana, o en tránsito al destino final.

Enfocando cada uno de los problemas que se pueden presentar para los embalajes, tenemos que la humedad es un problema constante porque la carga está sujeta a condensación incluso con medidas preventivas dentro del transporte como la bodega de un barco equipada con aire acondicionado y un equipo para la humedad. La carga puede ser descargada bajo lluvia, y algunos puertos extranjeros no tienen instalaciones de almacenamiento cubiertas.

Además, salvo que la carga esté protegida adecuadamente, el hurto y el robo son amenazas constantes, y son los mayores riesgos a los que se expone la mercancía.

Como el embalaje adecuado es esencial al exportar, generalmente el comprador especifica los requerimientos de embalaje. Si el comprador no especifica ningún tipo de embalaje en especial, es necesario que el cliente y el transportista se aseguren de que la mercancía esta preparada para ser transportada teniendo las siguientes consideraciones:

Embalar en contenedores fuertes, sellados y llenados adecuadamente, según las especificaciones del producto. Para llevar a cabo un buen aprovisionamiento de los contenedores se debe asegurar que el peso está distribuido equitativamente, independientemente del tamaño. Los productos deben ser embalados preferentemente en contenedores marítimos o en bandejas para facilitar el despacho de los mismos. Los envases y el relleno de estos, deben ser hechos de materiales resistentes a la humedad. Es recomendable que para disminuir el riesgo de robos, se evite nombrar contenidos o marcas en los envases. Además, el fajado, sellado y la envoltura ajustada, son maneras efectivas de impedir el robo.

Un método popular de embarque es el uso de contenedores obtenidos por transportistas o por arrendamientos financieros privados. Estos contenedores varían en

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