GESTIÓN DE ALMACENES

GESTIÓN DE ALMACENES

A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

1. DEFINICIÓN DE GESTIÓN DE ALMACENES:

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material: materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados.

La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

El común interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logístico es: ¿Qué funciones corresponden a la Gestión de Inventarios (gestión de existencias) y que a la Gestión de Almacenes?. La siguiente gráfica despeja con exactitud el interrogante.

Vale la pena recordar que la función de la Gestión de Almacenes termina cuándo las unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la Gestión de Pedidos y distribución.

2. IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES:

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS:

• Rapidez de entregas.

• Fiabilidad.

• Reducción de costes.

• Maximización del volumen disponible.

• Minimización de las operaciones de manipulación y transporte.

BENEFICIOS:

• Reducción de tareas administrativas.

• Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos.

• Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante.

• Mejora de la calidad del producto.

• Optimización de costes.

• Reducción de tiempos de proceso.

• Nivel de satisfacción del cliente.

3. FUNCIONES DEL ALMACÉN:

 Recepción de Materiales.

 Registro de entradas y salidas del Almacén.

 Almacenamiento de materiales.

 Mantenimiento de materiales y de almacén.

 Despacho de materiales.

 Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

4. PRINCIPIOS DEL ALMACÉN:

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

La gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a cualquier entorno):

 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

 El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

 Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

 Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

 Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias.

 Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.

 La identificación debe estar codificada.

 Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

 Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén.

 Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

 La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

 La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

 Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

 La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

 El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

5. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales - Planificación y Organización y Manejo de la Información - y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca la recepción, el almacén y el movimiento.

5.1. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en relación con las políticas y objetivos generales de la compañía. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación y organización se encuentran:

5.1.1 Diseño

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