Guia Contabilizadora

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

1. Todas las órdenes de compra serán registradas en el prontuario diario de pedidos, en el momento en que son recibidas.

2. Los productos y sus cantidades descritos en la orden de compra serán consultados en el Almacén de Artículos Terminados para determinar si el pedido puede ser atendido en un tiempo razonable.

3. Si algún pedido no puede ser atendido en un tiempo razonable, deberá de informarse al cliente.

4. Cuando se comprueba que un pedido puede ser surtido en un tiempo razonable, deberá emitirse una orden de venta y enviarse al departamento de crédito.

5. El gerente del departamento de crédito evaluara si los productos pueden embarcarse al cliente en una cuenta abierta, sólo si se comprueba mediante un estudio socioeconómico, que son sujetos con solvencia económica para contraer obligaciones.

6. Todas las ventas a crédito serán otorgadas a un plazo máximo de 60 días.

7. Toda orden de venta será autorizada solo con la firma del gerente del departamento de crédito y se enviará una copia al Almacén y otra al departamento de Contabilidad.

8. Una vez concedida una línea de crédito al cliente nuevo, para aprobar una transacción en particular basta determinar si dispone de suficiente crédito no usado.

9. Si con la compra se rebasa el límite; se imprimirá los detalles implicados en la operación para que el gerente del departamento determine si se le aumentará el crédito; cuando el aumento no sea aprobado, se notificará al cliente y se procurará negociar el pago en efectivo a la entrega de los productos.

10. Solo el personal autorizado del Almacén podrá dar salida a los productos incluidos en la orden de venta y emitirá una Nota de Salida que enviará al departamento de facturación.

11. El departamento de Facturación verificará los productos vendidos, su cantidad, su precio y las operaciones aritméticas necesarias, para notificar al cliente la información de los bienes que le fueron enviados y después elaborar la factura correspondiente.

12. El departamento de Contabilidad disminuirá de las cuentas individuales de los clientes el importe de los pagos recibidos y enviará un análisis de antigüedad de saldos de las cuentas de los clientes al departamento de Crédito para que este realice su programa de cobranza.

13. Una factura será entregada al cliente solo en el momento en el que haya concluido con el pago total de la misma.

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