IMPLEMENTACION Diseño Organizacional

5.6 IMPLEMENTACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACION

El gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin de lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales.

DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

La asignación de responsables es esencial, incluso si la organización se compone de poco personal, porque estos deben distribuirse su tiempo tan eficiente como sea posible.

Lo esencial para diseñar estructuras organizacionales es tener conocimiento actual y un buen conocimiento de las necesidades futuras, posibilidades que el sistema propuesto tienda a ser eficiente.

La acción de diseñar estructuras organizacionales implica básicamente establecer la interrelación que presentan los principios de la organización al desarrollo del nuevo sistema. El propósito de estos principios ha sido guiar a los demás en la organización y la forma de crear adecuados sistemas de organización.

DISEÑO E IMPLEMENTACION ORGANIZACIONAL

Orientado a Empresas que se encuentran en proceso de formación, expansión o que requieran de una revisión y evaluación de su estructura organizacional.

Elaborar un planteamiento estratégico de las necesidades de la Empresa, a fin de implementar y poner en marcha las áreas internas que se señalan seguidamente:

• Finanzas

• Tesorería

• Contabilidad

• Administración

• Comercial

• Logística

El Servicio de Diseño e Implementación Organizacional comprende:

• Diseño e Implementación de la estructura organizacional.

• Diseño e implementación de las actividades y funciones administrativas y operativas.

• Diseño e implementación de las políticas, normas y procedimientos.

• Diseño e implementación de formatos de control administrativo.

Los beneficios que se esperan conseguir están orientados a la racionalización de las estructuras orgánicas, funciones, políticas, normas y procedimientos, así como a la reducción de costos, a fin de contribuir al mejoramiento de la eficiencia y eficacia de la Empresa.

PROPUESTA METODOLOGICA PARA REDISEÑO DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

PARTE A:

1. Análisis del problema. (obtener un programa global de la estructura y conocer exactamente su funcionamiento)

2. Diagnostico global de la situación estructural (contestar interrogantes, evaluar, confeccionar informe técnico y elevarlo)

3. Decisión de reorganización a tomar por el nivel superior

a- Justificación en base al análisis del problema y al diagnostico

b- Reconocimiento de las situaciones casuales que originan y fundamentan la decisión de reorganizar

c- Determinación de pautas generales con referencia a:

- Relevamiento detallado de la estructura actual

- Modelo a diseñar e implementar

- Elección de los métodos y procedimientos de trabajo para el diseño e implementación de la nueva estructura.

- Aceptación del desafio, neutralización de resistencia interna y externa y obtención del contexto.

- Elección de responsables de impulsar la reforma, efectuar el seguimiento del trabajo operativo e informar al nivel superior.

- Elección de los responsables del relevamiento detallado, diseño e implementación y asignación del trabajo operativo y apoyo logistico.

4. Informes y propuestas al nivel superior, aprobación de lo actuado y conformación del grupo de trabajo.

PARTE B:

5. Proceso de rediseño de la estructura

a. Caracterizaci0on estructural de la organización y proyección de su evolución

b. Definición de los principios

c. Relevamiento detallado9 de las actividades actuales

d. Determinación de las actividades proyectadas e interrelación con el detalle de las actividades actuales ya relevadas

e. Definición de criterios de agrupamiento y modelo resultante (Tipos de estructuras, criterios de departamentalización)

f. Fijación de funciones y actividades principales

g. Determinación de áreas y nivel de complejidad

h. Definición de puestos claves, perfil, relaciones de autoridad y demás formas de interrelación

6. Aprobación por el nivel superior

7. Implementación (Tareas previas, planificación de la implementación, comunicación, comunicación y capacitación)

8. Puesta en marcha. Luego, seguimiento y auditoria post-instalación

PARTE A de la metodología para el diseño y rediseño de estructura

1. ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Para el diseño de la estructura sea efectivo, es preciso conocer la situación en la que se encuentra la organización o el conjunto de individuos, elementos o aspectos que requieren de un orden, concretado en determinada estructura.

Dicho conocimiento requiere analizar el problema y formular un diagnostico.

Una primera tarea que realiza el analista esta encaminada a obtener un panorama global de la estructura y a conocer exactamente su funcionamiento. Se trata de efectuar una serie de requerimientos para definir el proyecto de cambio de estructura incluyendo los objetivos y los resultados esperados con dicho cambio, el alcance del proyecto, si abarca a toda la organización o a algunas de sus áreas solamente y una estimación de los costos del cambio y del beneficio que se espera obtener con el mismo, tanto en forma cuantitativa como cualitativa.

Todo proyecto de cambio debe clasificarse. El que pide trabajo, el analista y los principales involucrados deben estar seguros de que es posible hacerlo, que es practico y conveniente, que reportara beneficios a la entidad e incluso tener un cierto consenso respecto de un marco general de la metodolo0gia para realizarlo.

Las técnicas de relevamiento usadas, generalmente, son: Entrevistas, Observación directa, cuestionarios y Análisis de documentos: Manuales de todo tipo, organigramas, instructivos, actas de reuniones del nivel superior, declaraciones respecto de los fines, misión, etc.

Cada una de estas técnicas presenta ventajas y desventajas y el analista las usara en forma combinada conformen el tipo de proyecto que lleva a cabo, el tiempo de que dispone, el grado de confiabilidad en las respuestas, el conocimiento previo que posee de la institución, etcétera.

De la experiencia personal, considero relevante que el analista organizacional o el consultor que realizara el cambio de estructura clasifique los problemas existentes con quien le pide el trabajo. Muchas veces, se nos pide un

...