INFORME DE LA UNIDAD DE CUMPLIMIENTO

INFORME DE LA UNIDAD DE CUMPLIMIENTO

Dando cumplimiento a las Normas Legales, Resoluciones  y otros (emitidos por los organismos de control), Manual Interno,  me permito presentarles el informe de la Unidad de Cumplimiento correspondiente al período de Enero del 2018, en relación a los resultados obtenidos de la Herramienta automática de Control transaccional y Plan de actividades.

OBJETIVO DE LA REVISION DE OPERACIONES:

Prevenir y conocer los movimientos económicos, así como su magnitud, características básicas de las transacciones efectuadas por los socios, clientes y/o público, así como del personal  que labora  en  la  Cooperativa; y de esta manera detectar recursos provenientes de actividades ilícitas,  que pretendan ingresar a la economía de nuestra institución a través de su portafolio de productos y servicios.

En este informe se hace descripción a cada uno de los puntos de actividades realizadas y su cumplimiento.

Resultados de la gestión desarrollada        

Durante el período, la unidad de cumplimiento verificó el acatamiento al interior de la Cooperativa de los mecanismos e instrumentos trazados dentro del Plan de actividades para la prevención y control de lavado de activos y financiamiento de delitos. [pic 2]

Como respuesta a las actividades del Plan anual, esta unidad desarrolla tareas de monitoreo y seguimiento a los riesgos de lavado, el seguimiento a los perfiles de riesgo de los factores de riesgo, las tareas de análisis y seguimiento a las operaciones mensuales realizadas por nuestros socios y/o clientes.

1.- POLITICA CONOZCA A SU SOCIO

1.1. Calidad de la Información  

DILIGENCIAMIENTO QUE DEBE DARSE A NUESTRA BASE DE DATOS PARA CUMPLIR CON PARTE DE LA POLITICA CONOZCA A SU SOCIO.

De la revisión efectuada a la base de datos de la Cooperativa con corte Enero/2018, se determinó que mantenemos un:

Total de socios y/o clientes: 64.628

En Acta N°  183 del Comité de Cumplimiento se resolvió designar al Compañero Miguel Bravo para la colaboración de recuperación de socios inactivos entregándole la Ing. Andrade un grupo de 20 cuentas por mes, dicha información antes de ser cedida al colaborador debe ser analizada por la Ing. Andrade en base a lugar de trabajo o domicilio, mediante correo electrónico la Ing. Andrade reporto lo  siguiente: 

Respecto a lo conversado vía telefónica con el Sr. Miguel         Bravo en relación a la resolución el manifestó:

“Durante el mes de Enero del 2018 no realizo gestiones para activar cuentas, y se pudo comprobar con el listado original que en el mes no se acercaron a activar ninguna cuenta. “

1. Plan De Recuperación de Documentos

En acta N° 174 del 16 de diciembre del 2016 del Comité de Cumplimiento se aprueba el Plan de Recuperación de Documentos teniendo como objetivo Recuperar documentos de socios y/o clientes, mediante actualización de datos, el nivel de cumplimiento del mismo será del 5% en actualizaciones mensuales  en matriz en un plazo de dos años que inicio en el mes de Noviembre del 2016, este porcentaje se tomara en base al número de cuentas activas con corte a Octubre del 2016 que fue de 26.442 socios, también manifestó los niveles que se manejaran en cada agencia de la institución que es en Chone un 15% mensual, agencia que ya dio por finalizado el cumplimiento del plan en el mes de junio 2017 y Rocafuerte un 3% que finalizo su plan en el mes de octubre 2017 , a continuación se detallan los niveles alcanzados durante el mes de Enero:

En conversación mantenida con la Ing. Andrade encargada del plan nos indico que se tiene el apoyo de todas las áreas de negocio de la cooperativa para el cumplimiento del mismo sin embargo existen socios que no tienen todos los documentos y comunican que regresaran o simplemente no se acercan al área de Servicio al Cliente, la Ingeniera Andrade también manifiesta en su informe de enero que se trabajo en conjunto con el área de Tecnología de Información para enviar mensajes de textos masivos a todas las personas que no hayan actualizado sus datos después del evento del 16A , estos mensajes serán enviados a partir del mes de febrero.

En el informe del mes de noviembre la Unidad de Cumplimiento  informa que a pesar de que han existido algunos meses en los que se han incumplido, la suma total de las actualizaciones mensuales (16.515) supera lo proyectado en un 2.5% al mes de análisis.

1. Suscripción de  Procedimientos de control

En el mes de enero se generaron 302 licitudes de fondos en el área de captaciones no siendo entregadas 23 licitudes (S316.204.98) a esta unidad para su respectiva revisión, dichas licitudes pertenecen a acreditaciones SPI y se pudo verificar que los socios no han transaccionado en ventanilla.

En el informe correspondiente a diciembre la unidad pone en conocimiento al Comité de Cumplimiento  que no fueron entregadas para la respectiva revisión las licitudes que  se detallan:

Con cierre de elaboración de este informe el faltante de licitudes mencionadas en el cuadro anterior fueron descargadas en un 99% debido a que una licitud del mes de octubre no fue entregada, la Jefa de Operaciones Ing. María Eugenia Andrade envía el anexo 3.1  en donde explica que la licitud de la socia 501572 SANTANA RODRIGUEZ ZEIRA se niega a firmar la licitud de fondos, como antecedente indico que la socia en el mes de Octubre del 2017 se le hizo conocer por medio del cajero que debía suscribir la licitud de fondos por la acreditación recibida, en ese momento no quiso firmar dicho documento, con el apoyo de la Ec. Keirina realizamos nuevamente llamadas pidiendo que necesitábamos de la firma y en esa ocasión se acerco a las oficinas y fue atendida por mi persona yo llene la información en el Anexo 3( el ingreso del dinero fue por un préstamo que realizo en la Cooperativa de la U.TM y que era para gastos de educación) el mismo que aparece sin la firma de la socia, se ha insistido varias veces que lo firme nuevamente pero ella no acepta alegando que ya lo firmo, ante lo expuesto se solicito a la Cooperativa UTM el documento donde se evidencie la información que la socia manifestó en su momento, la Cooperativa UTM nos entrego la orden de transferencia suscrita por nuestra socia. Se adjunta dicho documento a este anexo.  

...