Implementación de la documentación

Unidad N°4. Implementación de la documentación

Actividad: Implementación documental del Sistema de Gestión de Calidad

Luego de la documentación total del proceso misional seleccionado en la unidad anterior, deben divulgar dicha información al personal pertinente, para lo cual como Gestores de Calidad, necesitan realizar el proceso de sensibilización para la apropiación de los documentos y de esta forma garantizar la eficaz implementación y certificación del Sistema de Gestión de Calidad en la organización. Por añadidura el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes dos puntos:

1) Definan la metodología ideal a implementar para el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo al nivel de complejidad (pequeña, mediana o gran empresa), necesidad y cultura de la empresa seleccionada en la unidad N°1.

El plan de implementación debe contener la estructura de todo esquema de acción y propender por el detalle en las actividades de tipo comunicacional y de divulgación, haciendo especial énfasis en las estrategias de comunicación, medios, instrucciones, así como el seguimiento a la eficacia de los mismos. Es necesario que el plan sea aprobado por la Alta Dirección en función de los recursos a invertir en su desarrollo, los cuales tienen relación con medios de comunicación, herramientas informáticas de divulgación, acceso y administración de documentos y todo lo que se aplique a estrategias de comunicación masiva, grupales y lúdicas (entendidas no como juegos, sino como acciones de carácter didáctico y pedagógico).

A continuación se describe un ejemplo de los elementos mínimos que debe contener un plan de implementación:

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

ESTRATEGIA

CRONOGRAMA

SEGUIMIENTO

Divulgar

la política y objetivos de calidad Alta Dirección Link en página Web

Boletín impreso Socialización

masiva

2008/04/17 Actividad

Cumplida

En el SENA se tiene:

6.2 Divulgar y socializar la documentación del SGC a implementar La divulgación del Sistema de Gestión de la Calidad se debe ejecutar después de la aprobación de la documentación por parte del Comité de Calidad o quien determine la Entidad para esta labor.

A continuación se describe los ítems generales que se deben divulgar del SGC:

6.2.1 Procesos del SGC

Es necesario evidenciar el compromiso de todos los servidores públicos con la validación y apropiación del Mapa de Procesos y su articulación con la Visión y Misión de la entidad de acuerdo con la estructura documental aprobada; además se debe tener en cuenta que por la misma dinámica del sistema la documentación debe revisarse, corregirse y actualizarse en forma permanente, con el fin de mantener la mejora continua del sistema.

El SENA TIENE EL SIGUIENTE MAPA DE PROCESOS:

igualmente, en esta etapa se deben ejecutar de una manera controlada, los procesos según lo planificado en la fase de diseño (mapa de procesos, las caracterizaciones de cada uno de estos y la interrelación que existe entre todos los procesos del SGC), asegurando que cada uno de los servidores públicos responsables:

• Tenga conocimiento de mapa de procesos de su entidad,

• Sepa en cual o cuales participa, al respecto yo en mi caso particular soy Lider de un proceso para lo cual tengo que tener muy claro la implicación del líder en este proceso, conocer el procedimiento, formatos a utilizar, actores del proceso, etc.

• Tenga claridad en la identificación de su proceso, cuando es proveedor y cuando es cliente,

• Participe en la identificación y diseño de los puntos de control sobre los riesgos que puedan afectar el cumplimiento del objetivo del proceso, en mi caso se ejerce participación activa para lograr los objetivos, se ejerce control mediante las auditorías internas, externas y de procesos que se realizan en el mío y obviamente se está implementando los PQR y atención del servicio no conforme.

• Conozca los niveles de autoridad y asuma sus responsabilidades, en el caso de mi proceso cada uno de los actores del proceso tiene un rol y responsabilidades diferentes incluso en el aplicativo que se maneja.

• Asegure un buen control de documentos y registros, estos están asegurados y mediante las diferentes clases de auditorías que se aplican se garantizan sus aplicaciones de acuerdo a lo establecido.

• Participe y garantice una efectiva gestión de las comunicaciones internas y

externas cuando sea pertinente,

• Esté preparado y tenga activa participación en las auditorías internas de calidad, desempeñando el papel que se le asigne, ya sea como miembro del equipo auditor o como auditado,

• Sea actor protagónico de las acciones de mejora que se puedan derivar de las auditorías, de la autoevaluación o del desempeño del proceso,

6.2.2 Política y objetivos de la calidad

La fase de implementación, es el momento adecuado para evaluar el grado de entendímiento, aporte y contribución que hacen todos los procesos, equipos de trabajo y en general cada servidor público, para alcanzar los propósitos expresados en la política de calidad. Las estrategias para evaluar lo anterior pueden ir desde encuestas, evaluaciones por grupos hasta debates sobre la relación de la política con la estrategia de la Entidad (plan de desarrollo u otro) y la relación con los objetivos operacionales o de primer nivel, de tal manera que cada servidor público, independiente de su cargo se vea reflejado en la misma.

El SENA, viene implementando un Sistema Integrado de Gestión, bajo las normas internacionales: ISO 9001:2008 para Gestión de Calidad, ISO 14001:2004 para Gestión Ambiental, OHSAS 18001:2007 para Seguridad y Salud Ocupacional, ISO 27001:2005 para Seguridad de la Información, y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adicionalmente, avanzamos en la implementación de modelos de excelencia internacionales reconocidos, y en herramientas asociadas como los programas de Medición de Huella de Carbono, Great Place to Work, y Empresa Libre de Alcohol y Drogas, ELAD, para mejorar sus desempeño y seguir siendo la Entidad más Querida por los colombianos.

Este reto asumido por el SENA tiene el compromiso de la Dirección y del equipo humano de colaboradores de la Entidad, además de los líderes de Procesos, de Regionales y Centros de Formación, que conforman la Legión de Calidad con Calidez. El factor clave de éxito del Sistema Integrado de Gestión, es que está centrado en la personas, esto significa, que todas las mejoras que se

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