Informe de digitilizacion

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

Fecha: Bucaramanga, 8 de octubre de 2021

ELABORADO POR: Cristian Fabián Villamizar Sánchez

1. OBJETIVOS

1. Componente teórico.
2. Identificar la importancia del proceso de digitalización.
3. Ventajas de los procesos de digitalización.
4. Componente practico
5. Proceso de ordenación, verificación y digitalización.
6. Presentar conclusiones, recomendaciones, sugerencias, propuestas.
7. Anexos

INTRODUCCIÓN.

La digitalización como proceso importante consiste en convertir un documento físico ya sea registrado en papel o cualquier otro tipo de material en un archivo digital, todo este proceso se lleva acabó mediante equipos que son especializados para este tipo de trabajos, por ejemplo el escáner. La digitalización hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en folios o fotografías para almacenarlos después en soportes electrónicos, en la actualidad la digitalización es la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología por su seguridad, legibilidad, menos tiempo de búsqueda y ahorro de papel para el medio ambiente.

La digitalización hoy en día es de gran importancia porque por medio de todos estos procesos nos brindan una mano, nos ayudan a mantener cualquier tipo de información que se haya registrado con el paso de los años para que en un tiempo a futuro sepamos la ubicación exacta. Cada vez más se debe ir implementando este tipo de tecnología en empresas, oficinas o cualquier área de trabajo que trabaje con grandes cantidades de información.

El presente informe consiste en dar a conocer el desarrollo del componente teórico que se realizó desde el día 29 de septiembre de 2021, abordando el tema de Digitalización de Documentos de Archivos en las instalaciones del Centro de Servicios Empresariales y Turísticos Sena en el Ambiente 204. Llevando como teoría las guías suministradas en el material de apoyo que la Instructora Angélica Flórez Ramírez nos compartió para comprender más sobre la digitalización de cómo es convertir la información de textos, imágenes o sonidos a un formato que puedan entenderlo los microprocesadores y que equipos son los capacitados para manejar estos tipos de documentos. De cómo es su proceso de inicio, ya que este proceso inicia con la depuración de los documentos porque se debe retirar cualquier elemento que pueda afectar el paso por el escáner para mantener siempre el orden original.  Estas guías se titulaban “Cero Papel en la Administración Pública” que estaba compuesta de partes o pasos que son muy importantes a la hora de digitalizar documentos, los formatos admitidos y por ultimo promoviendo hoy en día el uso de cero papel en las entidades para prevenir grandes pilas de documentos en las oficinas para a su misma vez reducir el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad.

1. CAPITULO 1

1. COMPONENTE TEORICO

La digitalización de archivos es unos de los procesos más importantes del desarrollo de la gestión documental, porque se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo pertinente a los documentos físicos que se manejan al interior de una entidad. La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo y a su vez la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, por lo tanto se reducen tiempos de acceso, búsqueda y clasificación.

Para entrar en contexto sobre la Digitalización de Documentos de Archivos la Instructora nos compartió la guía del Archivo General de la Nación llamada “Requisitos Mínimos de Digitalización” junto con la “Guía para la Digitalización de Documentos de la UIS” donde encontramos los pasos que se sugieren para digitalizar los documentos de archivo, entre esos pasos encontramos el “Alistamiento” que trataba de levantar y digitar en la base de datos el registro de inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos, verificando la exactitud de la foliación, por otro lado el paso de la “Captura” donde se debe tener en cuenta la resolución establecida que es entre 300 y 600 dpi también su “Identificación” que es donde se realiza la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, sub-serie documental y serie documental. Otro paso fundamental el de “Control y Calidad” que habla donde la calidad de las imágenes deben estar al 100% para garantizar su legibilidad e integralidad, garantizar su lectura normal, donde no se debe tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la legibilidad, no presentando imágenes incompletas, donde su forma establecida para fines de preservación será el TIFF; JPEG2000, otros formatos para fines de consulta y difusión deben ser el PDF/A, jpeg, jpg, jpe. Hablándonos de otro paso súper importante como lo es el “Almacenamiento” que es donde el proveedor carga las imágenes digitales y los metadatos con la información en el software qué tiene la entidad, su “Tiempo de Ejecución” donde la entidad es la encargada de definir el tiempo de ejecución para el servicio de digitalización, del mismo modo, los “Metadatos” que son el proceso de digitalización donde se registran las características y condiciones en que se ha llevado a cabo la escaneada del documento físico para poder obtener su imagen electrónica, porque una vez reconocido estos datos se debe reunir la información identificativa de los documentos asegurarse que se haya generado el número de ficheros definidos, para después asegurar el formato del fichero que contiene la imagen digital, de otra manera se deben incluir entre 2 y 10 metadatos o según sea las características de los documentos, siguiendo, también nos informaba sobre un “Control de Calidad” que es el resultado del proceso de digitalización junto con los metadatos asociados. En esta fase se verifica que tanto la imagen digital como sus datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original y si cumplen con los requisitos exigidos, por qué su gran propósito es velar por la correcta calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos así como algunos aspectos que puedan afectar el software, como el seguimiento a vigencias de licencias y normas. Es importante también mencionar sobre las “Técnicas de Escaneo” donde se debe aplicar un OCR para llevarlos a la base de datos, leyendo códigos impresos como código de barras, nube de puntos, códigos QR. Unos de los últimos pasos solo en caso de requisición de digitalización certificada es, sus “Mecanismos Tecnológicos de Valor Probatorio” que nos dice de mantener los metadatos propios del proceso de digitalización e incluir entre 2 y 10 de estos metadatos descriptivos. Para una correcta “Carga de Datos en el Archivo Digital” donde se  disponen todos los metadatos necesarios para cargar el documento el propio fichero que contiene imagen digital del mismo procede a cargar toda la información en el archivo digital porque para realizar esta fase del proceso es necesario definir la ficha técnica que se aplicara para comprimir el archivo dependiendo del formato utilizado, si es necesario siempre verificar si la técnica seleccionada provoca mayor o menor grado a alguna perdida frente al documento original, como su disminución de nitidez y supresión de marcas de agua.

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