Inventario documental SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

EVALUACION ACTIVIDAD 4

PRESENTADO POR:

MARIA OLGA DIAZ

ARENDIZ.

PRESENTADO A.

MARIO NADER VILLA

TUTOR.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

2017

Caso N° 2 – EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el inventario documental.

1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

RTA: Como primera medida debo  seleccionar y ordenar las diferentes carpetas, o documentos para luego relaciona en el formato de inventario de archivo, teniendo en cuenta las series o asuntos del fondo documental

1. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.

RTA:   No es correcto, porque el funcionario debe recibir el cargo con todos  los documentos relacionados  en el inventario para que durante el tiempo que el este en el cargo no vaya a tener inconvenientes con la  acumulación de documentos.

1. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?

• RTA: La falta de un inventario no permite   verificar y constatar el archivo.
• No se tiene conocimiento ni evidencia de la documentación.
•  Carencia de  orden y control.

 4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

• RTA: Arnulfo  debe organizar de forma magnética o en un archivo físico los documentos electrónicos encontrados  y  debe darle una asignación dentro del archivo teniendo en cuenta las características con que cuenta la documentación; o en otro caso en software especializados.

5. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta. 

RTA: No  porque  el inventario es un documento de balance y verificación del estado del archivo de lo que realmente se encuentra, y la falta de un inventario crea desconfianza y temor asumir una responsabilidad en lo que no se tiene un conocimiento verdadero en lo que realmente existe en él.

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario Documental?

Rta: la importancia de la aplicación de un inventario documental es que se tiene una mejor organización, o que permitirá el acceso más fácil y eficiente a la información que se requiera.

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