LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONTROL EN LA EMPRESA

En esta era ya no funcionan las formas antiguas de hacer negocios. Los procesos

de administración, producción y distribución de artículos, así como los servicios, se

han vuelto más dinámicos y complicados.

Hoy día, la industria de la información, como muy pocas en el mundo, es uno de

los mercados más atractivos.

Estamos viviendo una época en la que lo importante es la comprensión y el

intercambio de la información, sin importar la forma en que ésta se presente; a

veces tampoco es importante el volumen o el tamaño de la misma.

Es indispensable emparejar la tecnología de la información con el modo de hacer

negocios, dado que sin datos precisos las empresas corren el riesgo de no tomar

las decisiones correctas.

Las empresas deben tener modernos sistemas de información, administración y

operación para que prosperen y sobrevivan en los mercados internacionales.

Asimismo, los directivos y los mandos medios de las empresas muchas veces

necesitan disponer de información instantánea, pues debentomar decisiones que

no pueden esperar y, por ello, requieren de sistemas fáciles y efectivos que

proporcionen diferentes tipos de datos con el mayor detalle y de la mejor manera

posible.

La finalidad de un buen sistema de información es proporcionar, a los ejecutivos

encargados de la toma de decisiones, información que les sirva para confirmar la

validez de las estrategias que se están siguiendo.

Los sistemas deben proporcionar información clave para la toma de

decisiones; esta información debe ser sencilla, clara, expedita, veraz, precisa,

consistente y fácil de analizar e interpretar.

Es necesario precisar en qué consiste la información clave, cómo puede

obtenerse, quiénes son los responsables de elaborarla, en qué formato y con qué

frecuencia se va a presentar, quiénes tendrán acceso a ella y con qué detalle y

confidencialidad podrá ser consultada.

Es conveniente que la información que generan el sistema de contabilidad y la

dirección administrativa se automatice desde que comienzanlas operaciones de

una empresa. Cuando ésta crece y no se automatiza la información, a veces se

vuelve muy complicado pasar de un sistema manual a uno computarizado.

Hay que planear el crecimiento del sistema y la compra del equipo que se va a

necesitar para que todos los equipos que se adquieran sean compatibles.

Cuando un sistema de información y de control no es diseñado profesionalmente y

por gente que ya conoce la empresa, puede resultar pocopráctico y no responder

a las necesidades para las que fue adquirido.

En la actualidad, existen programas computacionales con los que se puede

manejar la información administrativa, la operacional y la financiera. Ahora bien, la

selección de los programas o la creación de uno específico para la empresa, está

determinado por el giro y las necesidades de la misma.

Un sistema de información y control tanto administrativo como operacional

bien diseñado, debe contemplar como mínimo lo siguiente:

Ser fácil de utilizarse.

Estar estructurado lógicamente.

Tener procedimientos y una estructura de reportes.

Proporcionar información completa sobre las diferentes áreas y productos de la

empresa.

Tener un mecanismo de retroalimentación que permita conocer los avances en

los programas de todas las áreas.

Asegurar que las políticas y reglas establecidas sean cumplidas.

La información debe ajustarse a las necesidades de cada empresa. Algunos

ejemplos de información general que puede proporcionar un buen sistema de

información son:

Información diaria

Diferencias en conciliaciones bancarias.

Estadísticas y comparativos de las diferentes áreas según el giro.

Pagos realizados en efectivo y cheques.

Saldos en caja, chequeras e inversiones.

Ventas en efectivo y crédito.

Información semanal

Avances en programas y proyectos de cada área.

Conciliaciones de caja chica.

Cuentas por cobrar y pagar.

Informes ejecutivos de cada una de las áreas de la empresa.

Modificaciones a la plantilla del personal.

Información mensual

Análisis detallado de inventarios, compras, ventas, producción y presupuesto.

Áreas críticas o con problemas.

Balance, estado de resultados y origen y aplicación derecursos.

Situación del mercado.

Situación de la competencia.

Información trimestral, semestral y anual

Avances de nuevos proyectos.

Comparativo con el mismo mes, trimestre o semestre delaño anterior.

Concentrado y comparativo de la información semanal y mensual

Información sobre clientes, distribuidores, proveedores y empleados.

Información sobre líneas de productos.

Investigación y desarrollo (tecnología de punta).

Modificación de regulaciones e impuestos por la autoridad.

Nuevos productos nacionales e internacionales en el mercado.

Tendencias de los mercados.

Cada empresa debe adoptar el sistema de información que convenga a sus

necesidades.

Claro está que los sistemas van perfeccionándose con el tiempo. En parte por eso,

la experiencia adquirida en el manejo cotidiano de dichos sistemas permite definir

las necesidades de control de cada empresa y adaptar los reportes al sistema de

información con que se cuenta, a fin de que en él quede incluida la mejor

información posible para que las personas indicadas tomen las decisiones

correctas.

Diseñar todo tipo de sistemas y procedimientos que controlen la información y los

movimientos producidos, es fundamental para pensar en eléxito de una empresa.

La persona encargada del sistema de información debe tener un perfil que le

permita manejar las relaciones públicas con los responsables de la información de

las demás áreas y con los directivos. Los conocimientos y la experiencia en el

manejo del área son un requisito indispensable.

Los accionistas de las

...