LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA

La organización como un sistema

Autor: Lic. Omar Gómez Delgado y Lic. Yosmicel Mendoza Laguna Otros conceptos administración 10-12-2007

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El funcionamiento organizacional debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. Esa relación conlleva los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas: los sistemas sociales, como sistemas abiertos, dependen de otros sistemas sociales; su caracterización como subsistemas, sistemas o supersistemas es relativa a su grado de autonomía en la ejecución de sus funciones y a los intereses particulares del investigador. Desde el punto de vista de la sociedad, la organización es un subsistema de uno o más sistemas mayores y su vinculación o integración con ellos afecta su modo de operación y su nivel de actividad.

1- Actualización sobre fundamentos organizacionales.

Actualmente se habla de gestión de la información en las organizaciones, gestión de la calidad, gestión de los recursos de información, roles y capacidades de las personas en la gestión de información.

Se habla, en la actualidad, en la era de la información que nos encontramos, de la inteligencia corporativa, la cual consta de varias fases en su establecimiento:

1. Concientización corporativa

2. Establecimiento de un departamento para procesar la información.

3. Desarrollo de un sistema electrónico.

4. Desarrollo de una red electrónica global

Todo esto muestra el desarrollo que ha transitado en los caminos de la evolución, la información y los sistemas informativos como vía fundamental para la tomas de decisiones en una organización.

Producto de los cambios que se han originado principalmente a partir de la masiva utilización de la computación, la información ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la vida de las organizaciones.

Existe y existirá información en cualquier acción o intención del quehacer de la humanidad, por ende, no hay organización sin información.

Los nuevos modelos de gestión señalan que actualmente el recurso más valioso que existe, es la información, en contraposición con el capital, cuya relevancia dejó ese primer plano.

La empresa se clasifica como un sistema organizativo:

Tiene su objetivo bien definido: obtener una determinada producción con una cantidad y calidad requerida y surtido determinado.

Los sistemas organizativos pueden formarse y modificarse en función de la práctica social.

Objetivo: Es la razón de ser del sistema, condiciona la estructura interna y las relaciones con el medio ambiente, es la propiedad fundamental de todo sistema artificial (si las propiedades del sistema no coinciden con sus objetivos se sabe que el sistema está incumpliendo los propósitos para los que se creó).

La empresa, es un sistema de elementos interrelacionados y que está sometida a una serie de acciones procedentes a su entorno, por lo cual a su vez se somete a presiones propias. El entorno se manifiesta a través de unos entes que pueden ser concebidos como sistemas, tales como: los consumidores, competidores (otras empresas), el gobierno, los proveedores y la sociedad en general.

1.2- Las organizaciones como sistemas.

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Se enfatiza sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiendo el siguiente enfoque:

a) La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

b) La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

c) La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.

d) La organización debe ser considerada como un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que son exportados al medio ambiente.

e) La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.

f) La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.

g) Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.

h) La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.

i) Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.

1.3- Cultura organizacional.

La cultura organizacional se identifica por sus contenidos, que la definen como un sistema integrado por tres variables: Presunciones Básicas, Valores y Producciones y Conductas específicas de una organización.

La cultura organizacional define a la institución sus valores y normas de comportamiento. Esto es, la institución vendrá definida por la forma en la cual jerarquiza sus valores respecto a clientes y proveedores, al personal y a la opinión pública al estado o a las demás instituciones competidoras.

Pero la cultura organizacional define también al hombre, sus valores específicos e individuales, así como la capacidad de realización y tenacidad. Se puede decir que las tres condiciones para que una organización tenga éxito en su proceso de adaptación a situaciones cambiantes son:

1. Integrar al hombre en la institución.

2. Motivar al hombre a través de la institución.

3. Flexibilizar la institución.

Toda organización

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