LA PLANEACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

1.2 Concepto e importancia de la planeación

Planeación: Es determinar cursos alternativos de acción, sobre cuya base la organización ha de orientar sus actividades, para el logro de sus objetivos empresariales.

AGUSTIN REYES PONCE.- La planeación consiste en fijar el curso de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, La secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

Importancia.

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que pueden deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

-Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

-Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

-Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

-Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

-Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

-Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.

-Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

-Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

-Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

-Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

-Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

-Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

-Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

-La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia dónde se dirigen sus esfuerzos.

-Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

1.3 La previsión como parte de la planeación

Cualquier plan estratégico que se quiera poner en marcha requiere de un análisis de las condiciones presentes y futuras en las que está y estará inmersa la organización. La realización de escenarios requiere utilizar programas de informática y métodos cuantitativos que arrojen estimaciones numéricas para el futuro de la organización. La toma de decisiones siguiendo un modelo formal elimina el margen de error en la fijación de objetivos organizacionales, porque el uso de modelos matemáticos permite analizar distintas variables expresadas en términos cuantificables para determinar distintas alternativas de acción.

Las principales previsiones que se realizan actualmente giran en torno al pronóstico de las ventas, analizando el mercado en cuanto a sus tendencias y prácticas de consumo, ya que estas desencadenaran una serie de acciones en todos los departamentos funcionales de la organización, para adecuarse al nivel de actividad proyectado. Igualmente importante realizar las proyecciones tecnológicas y económicas en forma general, para tener una mayor perspectiva y poder juzgar la pertinencia e importancia de las variables involucradas en el uso de modelos para la toma de decisiones.

El factor de la comunicación es vital para dar seguimiento a las previsiones y ver hasta qué grado se está ajustando a la realidad. Los datos generados se deben convertir en información relevante e ingresar al sistema de información gerencial para que sean de utilidad en la función de previsión.

Existen métodos subjetivos para la previsión como la utilización de la fuerza de ventas para pronosticar, la realización de encuestas a clientes, los comités de gerencia constituidos en jurados de opiniones, o el que se trabaja con la técnica Delphi, aunque lo mejor es recomendar el uso de varios modelos cuantitativos de análisis y complementar con cualquier método subjetivo el análisis razonable del ambiente futuro de la organización.

El proceso de previsión. Cada problema presenta para el administrador un reto diferente y la posibilidad de escoger los medios para solucionarlo. Algunos de ellos son:

• Definir objetivos.

• Determinar que hay que pronosticar.

• Fijar las dimensiones temporales

• Consideraciones sobre los datos.

• Selección del modelo.

• Evaluación del modelo.

• Preparación de la previsión.

• Presentación de la previsión.

• Seguimiento de los resultados.

1.4 Principios de la planeación

PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD

La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

PRINCIPIO DE RACIONALIDAD

Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.

PRINCIPIO DEL COMPROMISO

El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se está definiendo un plan, por eso debe determinarse con mucha precisión, sin que ello indique que en las empresas haya un tiempo estándar para planear. Solo se deben comprometer fondos para planeación cuando se pueda anticipar en el futuro próximo un rendimiento sobre los gastos de planeación, como resultado del análisis de planeación a largo plazo.

PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN

Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al máximo sus errores. Con este principio se despeja la proyección hacia el futuro.

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD

Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y circunstancias de carácter exógeno que puedan presentarse. Debido a que virtualmente es imposible conocer lo que sucederá después de formulado un plan, se requieren jefes creativos e innovadores que puedan hacer cambios en los planes cuando ello sea necesario.

PRINCIPIO DE CONTINUIDAD

Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organización.

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