La gran Efectividad en la comunicación

Las estrategias, enfocadas a cualquier proceso, son “planes o programas estructurados para llevar a cabo un determinado objetivo” (Santillan, 1995, pág. 88).1

(Smith, 1966, pág. 92)2 afirma esta intención cuando dice que “las personas se controlan recíprocamente a través de la comunicación”.

“Las habilidades y las estrategias deben aprenderse de manera que puedan ser transferidas y adaptadas a nuevos problemas o situaciones previamente no experimentadas”. (Nisbet & Shucksmith, 1992, pág. 88). 3

De las definiciones antes mencionadas, se deriva la importancia de la comunicación ya que refleja algo de nosotros al comunicar ideas, en tanto que la forma en que las expresamos siempre surte efecto en las que nos escuchan en los diferentes ámbitos de interrelación como son: la familiar, social y organizacional, para conseguir un entendimiento de las ideas es importante tener una estrategia al comunicarnos derivando en efectividad para determinar con precisión el efecto que deseamos lograr en el receptor, una vez que evalúas esta situación puedes examinar, verificar y evaluar si la comunicación fue efectiva o no y aprender de los errores o problemas, así como del éxito que tengas.

Por lo tanto, en una organización es de vital importancia llevar a cabo una estrategia efectiva que contemple la planeación, organización e interacción; con la finalidad de hacer llegar el propósito o los fines que tenemos que comunicar; así como elegir el canal de comunicación adecuado, para que el personal de la organización este en posibilidades de llegar a las metas y objetivos deseados.

Por otra parte, el problema de la comunicación si no es específica y clara la información, provocara una alteración en la ejecución de las tareas asignadas al personal.

(Fonseca, 2011, pág. 89) 4.

“La comunicación oral estratégica, en suma, viene a ser resultado de pensar en las acciones que vamos a ejecutar en cada una de las fases del proceso comunicativo, para planear la comunicación, organizarla en cada una de sus partes y darle una forma preconcebida a la interacción, con la finalidad de lograr, por medio del lenguaje oral, los propósitos deseados”.

Cabe señalar que existe una Guía General de Auditoría, con el objetivo “…de facilite y estandarice las actividades del trabajo de auditoría pública en la Administración Pública Federal, desde su planeación hasta la presentación del informe de auditoría” (Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública, 2011, pág. 1)5, sin embargo, al momento no hay normatividad que regule a los auditores sobre la realización, de la elaboración de documentos e integración de expedientes y que esta sea uniforme y estandarizada.

En este sentido, el Titular de Auditoría Interna gira instrucciones para la conformación de una “Política de Elaboración de Papeles e Integración de Expedientes de la Auditoría Interna”.

El objetivo general es garantizar la eficacia y uniformidad en las auditorías practicadas, facilitar y estandarizar los procedimientos que el auditor debe observar para dar cumplimiento a las Políticas de Elaboración de papeles e integración de Expedientes, facilitando la labor de revisión y supervisión del trabajo, en cuanto a los papeles de trabajo uniformes estos proporcionan evidencia del trabajo realizado y sirven como soporte del informe de auditoría.

Dirigido a los Auditores internos que son los responsables de la veracidad de los datos, documentos y conclusiones que incluyan los papeles de trabajo, así como presentarlos ordenados y en cuanto a los expedientes estos deben de estar resguardados adecuadamente.

Elaboración de Papeles de Trabajo.

Planeación. Carta Planeación; Cronograma de Actividades a Desarrollar; Orden de Auditoría; Acta de Inicio de Auditoría; Oficios Complementarios y Cuestionario de Control Interno, mediante los siguientes métodos: Descriptivo, Cuestionario y Gráfico.

Ejecución. “Recopilar, registra y analizar información… “consiste en una serie de actividades que se realizan de manera lógica y sistemática”. (Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública, 2011, pág. 6)6.

Cédula Sumaria: Contienen la integración de un grupo homogéneo de datos e información que conforman el Concepto a revisar, hacen referencia a las cédulas analíticas e indican la conclusión general sobre el concepto revisado.

Cédulas analíticas: Contienen datos e información detallada del concepto revisado y los procedimientos de auditoría aplicados.

Nota. Todas las Cédulas de Trabajo, deben tener soporte documental, en la Planeación, Ejecución, Conclusión y Supervisión de Trabajo.

Informe.

Cédulas de Observaciones.

Informe de Auditoría.

Integración de Expedientes. Informe Ejecutivo de Auditoría, Informe de Auditoría, Cédula de Observaciones y Anexos, Programa Anual de Auditoría y Control, Carta Planeación, Programa de Trabajo, Orden de Auditoría, Acta de Inicio de Auditoría, Cronograma de Actividades, Requerimiento de Información Cédulas de Marcas de Auditoría, Cédula de Supervisión de Auditoría, Procedimientos de Auditoría.

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