Libros De Compra-ventas

Guía para el análisis de cuentas y documentos por pagar

Control Interno:

Verificar si se elabora un Expediente de Pago de cada proveedor, que al menos contenga en cada operación la Factura del suministrador, el Informe de Recepción, las reclamaciones en los casos que procedan y el documento de pago o su referencia.

Comprobar si confeccionan el Registro de Pagos, en que se contabilizan los documentos de pago en orden numérico.

Verificar que concilien los documentos recibidos de los proveedores con el Submayor de Cuentas por Pagar.

Comprobar que exista un procedimiento que asegure que las Facturas se paguen en tiempo y no existen obligaciones envejecidas.

Comprobar que exista separación de funciones, la persona que prepara el pago, es independiente de la que recibe los productos y de la que autoriza el pago y firma el cheque. El personal que realiza las compras no pertenece a Contabilidad, ni recepcionan los productos en el almacén.

Comprobar las devoluciones o reclamaciones hechas a los proveedores se controlan de modo tal que aseguren pagar por lo realmente recibido y cobrar los recursos devueltos o reclamados.

Comprobar que estén habilitados los registros y Submayores relacionados con estas operaciones, las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios correspondientes.

Comprobar que existen Submayores independientes por cada suministrador y la suma de sus saldos se cuadra mensualmente con el de la cuenta control, que en cada Submayor de Proveedores se detalla cada Factura o Conduce recibido y cada pago efectuado.

Verificar que se analicen las partidas pendientes de pago por edades, en el Consejo de Dirección. De existir Submayores de suministradores con saldos contrarios a su naturaleza, éstos se analizan mensualmente para su depuración.

Comprobar la utilización de la cuenta Cobros Anticipados y su correspondiente cuadre con los análisis de los clientes que la conforman, si son correctas y que estos saldos se liquidan mensualmente.

Para el análisis de los saldos:

Comprobar, por pruebas, que las transacciones o saldos reportados por acreedor y tipo de moneda, están debidamente amparados por:

La solicitud de compra o de servicio presentada al proveedor;

Los informes de recepción y las facturas comerciales correspondientes. Deben conciliarse los datos con los previstos en el contrato o acuerdo firmado entre las partes, tales como cantidad, precios o tarifas unitarios de mercancías, importe y personas autorizadas.

Verificar que los instrumentos de pagos utilizados en las transacciones objeto de auditoría cumplen los rangos establecidos.

Comprobar que los créditos comerciales recibidos que amparan las transacciones o saldos de las cuentas Efectos por pagar cumplen los requisitos siguientes:

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