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INTRODUCCION

El siguiente informe tiene como objetivo realizar un análisis de las partidas conciliatorias presentadas en la compañía y tomar medidas de acción para disminuirlas.

Posteriormente, analizaremos las causas raíz para empezar a actuar con el problema, el objetivo es llegar a disminuir en un gran porcentaje las partidas conciliatorias pendientes en los cierres mensuales para el banco de mayor movimiento en la compañía, para al ver los resultados del análisis empezar a actuar en los demás bancos.

DESCRIPCION GENERAL

Hacer un diagnóstico y un plan de acción que disminuya y/o elimine las partidas conciliatorias que se resuelven durante el cierre mensual, logrando que la información para los estados financieros sea más veraz.

OBJETIVO

Disminuir Partidas Conciliatorias en el banco de mayor cantidad de transacciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar y listar las principales causas que generan las partidas conciliatorias.

Proponer planes de acción para disminuir / eliminar las causas.

METODOLOGIA

Etapa 1: Análisis de situación actual

Etapa 2: Análisis de partidas actuales para identificación y tipificación de las causas raíz

Etapa 3: Presentación de causas raíz identificadas a la gerencia

Etapa 4: Propuesta de planes de acción para atacar las causas raíz.

DESARROLLO

ETAPA 1: ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

• Gran cantidad de partidas no resueltas

• Toma mucho tiempo el análisis para su resolución, este tiempo es invertido para resolverlas pero no se ha hecho un análisis de las causas raíz para evitar que los mismos casos reincidan en el futuro.

• No son claros los responsables de la resolución de las partidas.

• Hay unos escases de recursos para la revisión mensual de las partidas

• La gerencia está exigiendo mayor veracidad en la información financiera lo que implica que las partidas conciliatorias sean analizadas antes de la generación de los estados financieros lo cual no se está haciendo por el tiempo que la resolución de estas toma en este momento.

A continuación se observa el volumen de las partidas.

AÑO MES CANTIDAD BANCO CANTIDAD SISTEMA

2012 DICIEMBRE 12 11

2013 ENERO 42 29

2013 FEBRERO 45 39

2013 MARZO 49 43

ETAPA 2: Análisis de partidas actuales para identificación y tipificación de las causas raíz

Para organizar la información se definieron los siguientes tipos de causa

• Falla en procedimiento (Lógica / control)

• Error humano

• Tarea a destiempo

También se definieron las siguientes frecuencias

• Repetitiva

• Ocasional

ETAPA 3: Presentación de causas raíz identificadas a la gerencia

Se presentan las principales causas a la gerencia

TABLA DE CAUSAS IDENTIFICADAS

Identificación del Problema Raíz

TIPO DE CAUSA CAUSA FRECUENCIAS

Tarea a destiempo Partidas que cruzan exacto y no están conciliadas para cierre Repetitiva

Error Humano Transacciones conciliadas de forma errada, transacciones de monto repetitivo en las mismas fechas y con la misma descripción Ocasional

Error Humano Inconsistencia de decimales entre pagos en el banco y pagos en el sistema Ocasional

Falla en procedimiento (Lógica / control) Inconsistencia de decimales entre pagos en el banco y pagos en el sistema Ocasional

Tarea a destiempo Reporte de pagos a destiempo ( Del mes anterior o antes) Repetitiva

Error Humano Error en los reportes de lo pagado en el banco (Monto, fecha, banco de pago) Ocasional

Error Humano No se hacen los pagos en el sistema tal como son informados (Hay diferencias) Ocasional

Falla en procedimiento (Lógica / control) Movimiento documental: Algunos documentos recibidos se quedan sin indexar en el sistema. Ocasional

Falla en procedimiento (Lógica / control) Movimiento documental: Recepcióntardía de documentos (Mes después del cierre) Ocasional

Falla en procedimiento (Lógica / control) Movimiento documental: Perdida de documentos Ocasional

Falla en procedimiento (Lógica / control) No hay claridad en la responsabilidad de cerrar las transacciones. Ejemplo: Se da una instrucción que no se puede cumplir y se reporta pero no se la hace seguimiento Repetitiva

ETAPA 4: Propuesta de planes de acción para atacar las causas raíz.

Falla en procedimiento (Lógica / control):

La persona que genera la información para la presentación de los impuestos debe consultar varias fuentes del sistema con el fin de validar que la información registrada sea consistente y realmente corresponda a los valores a declarar ante el gobierno de España.

Lo ideal es que la información ingresada al sistema sea confiable y permita que el encargado de impuestos pueda desarrollar sus tareas de forma ágil y sin tropiezos; sin embargo se ha evidenciado que por diversas causas la información del sistema es inconsistente lo cual duplica el trabajo tanto del área operativa como de impuestos, algunas de las inconsistencias que se encontraron son:

• Solicitudde giros sin tener en cuenta la factura en el sistema

• Tardía en giros

• Inconvenientes presentados al momento de realizar los giros, no se puede cumplir y se reporta pero no se la hace seguimiento para dar solución al problema a tiempo.

• Error de registro en la base de impuestos

Las acciones a tomar para poder disminuir este tipo de inconvenientes:

1. El primer paso a realizar es que la persona encargada del reporte de impuestos antes de solicitar el pago a tesorería puede enviar el archivo a AP para su revisión.

2. Cotejo de la información suministrada por parte del encargado de impuestos a través de las herramientas del sistema.

3. Identificación de las inconsistencias

4. Solicitar a cada persona encargada que se realice con prioridad su corrección y tomar las acciones necesarias para arreglarlo y evitar que vuelva a suceder.

5. tesorería al notificar alguna discrepancia encontrada al realizar los giros debe copiar a AP, para el seguimiento con un plazo de respuesta de una semana máximo, en caso de no obtener respuesta en este lapso de tiempo tomar otras medidas hasta obtener resultados.

6. Solicitar que los giros solicitados se envíen con copia a AP, para que la persona encargada de estos al notificar

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