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MANUAL DE NORMAS Y ROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES


Enviado por   •  29 de Febrero de 2016  •  Trabajo  •  6.752 Palabras (28 Páginas)  •  304 Visitas

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“INVERSIONES OMAR CABRERA”

MANUAL DE NORMAS Y ROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES.

ELABORADO POR:

Bey Alberto.

Medina Orangel.

Palomo Ildemar.

Silva Elvira.

Verde Yenire.

Vicuña Dairelys.

FECHA:

Enero 2016

PÁGINAS:

36

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

INDICE.

INTRODUCCIÓN.   …………………………………………………………………....

3

OBJETIVO DEL MANUAL.   …………………………………………………………

4

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL (PROPUESTA).   ……………………………

5

1.  POLÍTICAS CONTABLES:

1.1. Políticas Generales.   …………………………………………………….….……

6

1.2. Políticas Específicas.   ……………………………………………………………

9

2.  PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

2.1. Arqueo de caja chica.   …………………………………………………………...

12

2.2. Conciliación bancaria.   ………………………………………………………….

18

2.3. Control  y cancelación de cuentas por pagar.   …………………………………..

22

2.4. Declaración y Cancelación del Impuesto al valor Agregado.   ……………......

27

2.5. Declaración y Cancelación del Impuesto Sobre la Renta.   ………………………

31

2.6. Clasificación y archivo de las transacciones mensuales.   ………………….....

32

3. TENEDURÍA DE LIBROS.   ……………………………………………………….

35

4. RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL MANUAL.   ………………………

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

INTRODUCCIÓN:

El Manual representa una herramienta importante para la Organización “Inversiones Omar Cabrera”, ya que le permite llevar la contabilidad de la institución y contar con la información financiera suficiente y confiable, y adaptarla a una serie de normas, políticas y principios que la regularan.

En él se encuentran impresos una serie de políticas, generales y específicas, normas y procedimientos a seguir en el desenvolvimiento de las actividades contables para cumplir con los Principios de Contabilidad de Aceptación General y brindar información financiera clara, oportuna y relevante; la cual es de importancia a la gerencia en la toma de decisiones y también a los agentes externos para conocer la situación financiera de la empresa en el mercado.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

OBJETIVO DEL MANUAL:

EL diseño de este Manual es de gran importancia para la Organización “Inversiones Omar Cabrera”, ya que brinda al Departamento de Contabilidad una guía en los procedimientos propios de esta actividad, adaptados a Normas Contables y a los Principios de Contabilidad de Aceptación General; los cuales permiten procesar la información contable de la entidad, y así brindar un sistema de control que resguarde la información financiera. Con éste se logra igualmente, brindar al personal relacionado con el manejo de la información financiera o algún procedimiento contable en específico, una serie de herramientas para la orientación en sus funciones y así logren la eficiencia y eficacia, ya que esta es una unidad organizacional que brinda información clave a la entidad para la toma de decisiones.

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ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN (PROPUESTA):

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  1. POLÍTICAS CONTABLES:

  1. POLÍTICAS GENERALES:
  • La Organización “Inversiones Omar Cabrera” es una entidad económica, que para realizar sus funciones propias requiere de Recurso Humano, Recursos Materiales y un Capital. Esta posee personalidad jurídica diferente a la de su propietario y fundador.  Por esta razón, no debe asociar sus compromisos y derechos con los de la institución.
  • Todas las transacciones que realice La Organización “Inversiones Omar Cabrera” y los eventos que ocurran deben reflejar el aspecto económico; aunque prevalezca otro tipo de aspecto, incluyendo el legal. Todas las transacciones y eventos de esta organización deben estar valorados financieramente y de acuerdo a su realidad.
  • La Organización “Inversiones Omar Cabrera”  debe registrar los hechos económicos que ocurran internamente o en relación con otras entidades, según las cantidades de efectivo que se afecte, el equivalente o la estimación real que de esos hechos se haga, en el momento en que se consideren realizados. A este significado es lo que llamamos Costo Histórico Original; y sólo podrá ser modificado cuando ocurran eventos posteriores que hagan perder su valor, por los métodos de ajustes reconocidos por los Principios de Contabilidad de Aceptación General.

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  • El período contable de La Organización “Inversiones Omar Cabrera”  es de 12 meses, que representa un año calendario, iniciando el primer día del mes de enero y finalizando el treinta y uno del mes de diciembre de cada año. Para este último día, se cerrarán las cuentas nominales y se mostrarán los estados financieros de la entidad, presentando el resultado económico del período culminado y la situación financiera a la fecha.

  • Todos los hechos que ocurran en La Organización “Inversiones Omar Cabrera”, los cuales se registren de forma económica, deben ser expresados en una misma unidad de medida o unidad monetaria, la cual será el “Bolívar”. Igualmente, todos los Estados Financieros presentados por la institución deben reflejar esta misma unidad monetaria, la cual es la moneda oficial de Venezuela.
  • Todas las transacciones que realice la La Organización “Inversiones Omar Cabrera”   y más aún, con otras entidades, deben mostrar dualidad con las fuentes económicas que permitieron dichas transacciones, sea activo, costos y gastos.
  • Dada la importancia de los Estados Financieros por las decisiones que se pueden tomar para la salud de la Institución, es necesario que estos revelen Información Suficiente, clara y comprensible; para así poder evaluar los resultados de las operaciones; por el contrario, se sesgará la información y las decisiones que se  tomen irán en contra de la organización. Esto significa que los Estados Financieros deben ser presentados con Revelación Suficiente, y no sólo en cantidad de información, sino también clara y oportuna para poder ser interpretada y conseguir los fines deseados.

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Para que los Estados Financieros de la Organización “Inversiones Omar Cabrera”” revelen suficiente, clara y oportuna información, deben contener las siguientes características:

a.- Denominación de la institución.

b.- Nombre del Estado Financiero.

c.- Período Contable al que pertenece.

d.- La Unidad Tributaria utilizada y, cuando está refleje cambios, debe mostrarse el cambio utilizado.

e.- Las notas de los Estados Financieros que sean necesarios. Estas deben ser congruentes con los Estados Financieros a los cuales pertenecen.

f.- Cuando sea necesario, deben mostrarse Estados Financieros Consolidados y también los cambios significativos ocurridos en las partidas, en años anteriores o actuales.

  • Por otro lado, los Estados Financieros de la Organización “Inversiones Omar Cabrera” deben contener partidas donde su valor pueda ser medido con confiabilidad. Es decir, la Objetividad, juega un papel indispensable en las estimaciones de montos para ser presentados en dichos Estados. Por lo que, las estimaciones en las partidas deben hacerse bajo bases razonables, sino su reconocimiento en los Estados Financieros será nulo.
  • Todas las partidas son importante dentro de los estados Financieros, pero existen unas que adquieren mayor significado a la hora de ser analizadas, debido a su naturaleza y a su efecto dentro de la Situación Financiera de la Entidad. Hay que resaltar, que una misma partida no adquiere importancia por sí sola, aunque posea Importancia Relativa para la Organización “Inversiones Omar Cabrera”, para otra entidad no la tiene. Por esto, el Contador encargado debe valerse de su astucia, madurez y experiencia profesional para determinar tal situación.

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  1. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
  • Se hace necesario, que la institución deposite diariamente, el ingreso percibido por los servicios que preste, diariamente, en una cuenta bancaria la cual destine la gerencia.

  • Los cheques emitidos deben firmarse por dos personas, por lo menos, de la Presidencia y de la gerencia de la organización.
  • Los cheques deben contener la denominación “NO ENDOSABLE”.
  • Las cuentas bancarias que sean abiertas deben ser aprobadas, previamente, por la presidencia de la entidad.
  •  Se debe establecer un fondo de Caja Chica, el cual podrá ser aumentado o disminuido previo estudio y autorización de la presidencia.
  • De acuerdo al tipo de servicio de la Organización “Inversiones Omar Cabrera”, el Fondo de Caja Chica creado, no podrá ser menor a los cien 50 bolívares (Bs.50.000,oo).
  • Sólo la Presidencia estará facultada para tramitar préstamos financieros, por entidades públicas y privadas; designando a una persona para el trámite de las notas de crédito y de débito que se generen en dichas transacciones.

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  • Los Estados de Cuenta serán solicitados en las agencias bancarias con las que la institución guarde relación, designando la Presidencia una persona que las solicite. En caso contrario, la misma presidencia solicitará ante las agencias bancarias las claves respectivas a cada cuenta que tenga, para accesar a los Estados de Cuenta, por vía Internet, cuando así lo desee.

  • Se deben realizar las conciliaciones bancarias, mensualmente, y reportarlas a la Presidencia.
  • Todo pago, en efectivo, debe ser supervisado por el Departamento de Administración y Contabilidad de la organización.
  • Para todas las salidas de efectivo de la Caja Chica, deben llevarse unos formatos de control con dos copias. La Original para el solicitante del efectivo, una copia para el Departamento de  Administración y Contabilidad y una Copia para la persona que custodia Caja Chica.
  • Que los aportes económicos que se le pagan al personal fijo de la institución se haga con cheques y de forma quincenal; y a los obreros que presten servicios de forma semanal. Todos estos pagos deben relacionarse en una nómina de personal y darle constancia a los trabajadores de sus pagos, mediante copia de recibos de pagos. El manual definirá todo lo referente a los aportes económicos recibidos por el personal como forma de los pago.

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  • Todo activo fijo comprado por la institución, debe incorporársele inmediatamente a un inventario y etiquetarle la codificación respectiva y también la fecha de adquisición. Igualmente, toda donación por parte de los proveedores en mobiliarios y equipos, u otro activo mueble debe incorporarse, inmediatamente, al inventario y etiquetársele una vez que  entre a la organización.

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  1. PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

2.1. ARQUEO DE CAJA CHICA:

PERSONAL QUE INTERVIENE EN EL PROCEDIMIENTO:

  • Secretaria del departamento.
  • Auxiliar Contable.
  • Contador.

NORMAS GENERALES:

  • Se debe efectuar arqueos de caja chica, por lo menos una vez al mes, y de forma inesperada

  • Las reposiciones de caja chica se deben hacer mediante la emisión de un cheque, exclusivamente para tal fin y a nombre de su custodio.

  • Todas las salidas y entradas de Caja Chica, deben estar respaldadas por recibos, facturas o algún otro soporte; para así respaldar las funciones de control, y deben usarse previamente enumerados y de forma cronológica.
  • El monto de caja chica será repuesto semanalmente, para este día el custodio de la caja entregará al auxiliar contable el reporte de la caja en el que finalizó en esa semana; este último examinará y los clasificará los documentos, colocándole el sello de “CONTABILIZADO”.

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  • El contador estará facultado para autorizar las cajas menores cuando en la empresa se presente alguna situación imprevista. También, examinará los reportes de Caja Chica y revisará la legalidad de los documentos para así aprobar o rechazar las reposiciones del fondo.

PROCEDIMIENTO:

1.- La Secretaria del departamento:

  • Es la responsable de controlar el efectivo de Caja Chica, dándole protección en un lugar seguro para que nadie tenga acceso a ella.

  • Debe recibir la documentación (recibos, facturas y otros) para su cancelación al beneficiario, verificando la legalidad y que cumpla con ciertos requisitos; como son: la fecha del documento debe coincidir con el mes en que se está procesando, el concepto debe justificar eventos normales de la entidad, el documento deber estar dirigido a la Organización “Inversiones Omar Cabrera”.

  • Luego procederá a vaciar en un recibo de egreso o ingreso, según sea el caso, colocándole la fecha de pago, concepto y montos, estampando la firma del que recibe y/o entrega el efectivo. Estos recibos deben estar previamente enumerados y su uso debe ser cronológico. Cada recibo, sea de entrada o salida del fondo, debe constar de dos copias y el original; de las cuales se entregará el original al beneficiario, una copia al auxiliar contable para el registro respectivo y la otra copia la archivará la secretaria como respaldo de las transacciones realizadas con el fondo y para el arqueo de caja chica. Estas últimas copias deben, lógicamente, coincidir con las que posee el auxiliar contable.

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