Manejo de formas en las organizaciones

Manejo de formas en las organizaciones

Caso. Instrumental Teknión S.A. de C.V.: Información para operar

Cuando Roger Wolf Laite

nberg

propietario de Instrumental Teknión S.A. de C.V.,

revisó su reporte mensual de trabajo, no pudo más que sorprenderse. Por muchas

razones, se le consideraba un empresario exitoso. Siempre que iniciaba un

negocio, lo

hacía

rentable y su visión de negocio le permitía anticiparse a los

cambios del mercado con la suficiente antelación, como para que los movimientos

de sus competidores no afectaran en

el

más mínimo su desempeño. No obstante,

era evidente que la dinámica de crecimiento de su empresa, había

perdido

cohesión en los últimos meses del año. Por eso, al iniciar el 2001, convocó al

Consejo de Administración a una reunión extraordinaria.

Como resultado de la reunión, se autorizó al Director General para que precisara

por los medios a su alcance, las causas que estaban ocasionando la dispersión en

el manejo y control de la información y que presentara en el corto plazo una

propuesta concreta para corregir la situación.

Al parecer, los convenios para distribuir equipos de laboratorio firmados

con

pr

oveedores extranjeros, modificó el manejo de información en los diferentes

niveles de la empresa, acostumbrada a la sola distribución de equipos nacionales

y partes de equipos de importación.

El administrativo

de la empresa empezó a recibir comunicaciones

del resto de las

unidades que conformaban la estructura organizacional, diferentes en contenido y

formato a los que estaba acostumbrada. Ante esto, la información que circulaba

por todas partes, emergió como un obstáculo para la coordinación de actividad

es,

no se diga para el desarrollo de campañas de venta y acercamiento con clientes.

La situación fue sobrellevada por algunos meses, pero la “gota que derramó el

vaso”, fue cuando la empresa decidió entrar a una licitación pública, formulada por

el Sector Salud, y en la integración de las ofertas, particularmente la técnica, se

presentaron constantes problemas para poder agrupar la información.

Los criterios del área de ventas, diferían sustancialmente de los presentados por

las otras dos áreas que, en principio, se dieron a la tarea de preparar la

documentación para la licitación. Por una parte, Logística, presentó un programa

de adquisición, almacenamiento y distribución en formatos que sólo identificaba su

personal. Por otra, Servicio Técnico, aportó los elementos para brindar el soporte

a equipos, en concentrados tan sofisticados, que eran poco comprensibles.

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