Manual De Organizacion

Manual de organización

Contenido del manual de organización:

 Identificación de la portada o carátula

 Índice del contenido

 Prologo o introducción

 Directorio

 Antecedentes históricos

 Declaración de la política

 (Visión, misión, políticas, principios y objetivos rectores)

 Estructura orgánica

 Funciones

 Organigrama

 Carta organizacional (de puestos)

 Descripción de puestos (manual de puestos)

 Anexos

Introducción

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que en forma ordenada y sistemática da información referente a antecedentes, atribuciones, objetivos y procedimientos para el mejor desarrollo de las tareas administrativas.

Objetivos:

A. Presentar una visión de conjunto de la entidad

B. Precisar informaciones para evitar fugas de responsabilidad

C. Propiciar la uniformidad en el trabajo

D. Proporcionar ahorro, trabajo y esfuerzo

E. Proporcionar información necesaria para la planeación e implantación de reformas administrativas

F. Facilitar el reclutamiento y la selección de personal

G. Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso

H. Mejor aprovechamiento de los recursos materiales y humanos

Clasificaciones:

Puede clasificarse atendiendo a diferentes criterios, tales como el área de aplicación, el contenido, el grado de detalle y al personal de una entidad o de varios de ellos.

Por su contenido múltiple, la información es muy breve, por lo cual resulte más económica la concentración de la misma en un solo manual.

Datos generales del manual de procedimientos:

A. Nombre oficial del organismo

B. Titulo y extensión del manual

C. Niveles jerárquicos

D. Lugar y fecha de elaboración

E. Numero de revisión

F. Unidades responsables

G. Cantidades de ejemplares

1. La portada o identificación

I. Es la caratula de presentación del manual o documentos; datos de identificación. Contendrá lo siguiente:

II. En la parte superior de la hoja se anotara el nombre del área en la organización a la cual pertenece o está adscrita la organización, departamento al cual pertenece el manual de organización.

III. Nomenclatura de la organización, departamento o unidad organizativa. Se refiere al nombre que tiene la organización y departamento, sección, etc. Al cual se le elaboro el manual, va en la parte central de la hoja, con las letras más grandes. El titulo deberá reflejar la extensión del manual.

IV. Nomenclatura del departamento que elaboro o coordina la realización del manual. Se localiza en el ángulo inferior derecho de la hoja con letras más pequeñas.

V. Fecha: va localizada en el ángulo inferior derecho después, es decir, debajo de la nomenclatura del departamento o unidad organizacional que realiza el manual. Señalara: día, mes y año en que se elaboró el manual o documento.

VI. En el ángulo inferior izquierdo, de la parte posterior de la caratula, se registrara el lugar y fecha de elaboración del manual, inmediatamente abajo si es nuevo o en su caso su número de revisión y mas debajo de este, la cantidad de ejemplares impresas.

Ejemplo: Nogales, Sonora 23 nov. 1993

2” revisión

se imprimieron 50 ejemplares

Una unidad organizativa se refiere a un departamento, sección, etc. y no a puestos o personas. Es un conglomerado de actividades o funciones afines que tienen un propósito común y puede ser desempeñada por uno o varios puestos.

2. Indice del contenido

Todas las paginas, desde la caratula hasta la última página, deben estar numeradas.

El índice debe reflejar los incisos de cada uno, todos respectivamente numerados.

3. Prologo o introducción

Consiste en una explicación resumida de lo que es el documento, manual de organización, y si es nuevo o en su caso el numero de revisión.

Cuáles son los propósitos básicos que se persiguen, con dicho manual y cuál es el ámbito de aplicación, es decir, a quien va dirigido, como será usado y cada cuanto se hará revisiones y actualizaciones.

Por último la firma de la autoridad competente superior, especificando a partir de cuando entra en vigor.

4. Directorio

Es una parte del manual de organización, es una relación de los principales funcionarios de la institución, con su respectiva posición y curriculum, junto con una foto del mismo.

Siempre se debe iniciar con la posición más alta y después con las subsiguientes.

5. Antecedentes históricos

Es una descripción de la génesis y desarrollo histórico de la institución o empresa, recalcando los momentos históricos más importantes de la misma en cuanto a productos, situaciones difíciles que ha tenido que sortear, como lo ha hecho, cuáles fueron sus decisiones importantes en el desarrollo de su vida corporativa, cuáles han sido sus logros mas significativos, cual es el camino que ha seguido, cuáles han sido sus líderes y personalidades más prominentes que han moldeado con sus pensamientos y valores a la empresa, y que han contribuido al surgimiento y al estado actual de la cultura corporativa, filosofía y valores que se fundamentan y encaminan a la empresa a su futuro.

Es importante que en esta transcripción histórica, lleve un mensaje que fomente, estimule a sus miembros a integrarse como una familia, como un equipo.

6. Declaracion de políticas

Es una declaración de propósitos e intenciones de una organización en cuanto a su posición, dirección y filosofía, que consta de:

a) La declaración de políticas de la compañía la cual a su vez está compuesta de:

La misión, la que expresa los objetivos de la empresa y actúa como un enfoque sobre el negocio, principal. Señala el propósito fundamental de la organización, motivo de su existencia.

Explica la razón de ser la organización, es una visión del negocio.

La visión de una comprensión clara y común del propósito de la organización, permitiendo enfocar los recursos y esfuerzos, y en concordancia con las competencias esenciales del negocio y las necesidades del cliente.

La declaración de políticas debe incluir en su visión del futuro, lo que la organización quiere ser con énfasis en sus mercados, productos, requerimientos de recursos y capacidades, etc. Tomando en cuenta sus fortalezas y debilidades.

Otros factores en la filosofía del negocio reflejada en el credo del negocio y la visión de los valores.

La compañía tiene que identificar sus medidas críticas de éxito, 5 o 6, y reflejarlos en su visión del desempeño.

Uno más es la visión del enfoque es la fuerza matriz o impulsora del negocio que mantiene el producto, mercado o desarrollo comercial congruente con la visión.

Su utilidad sirve para decidir si se acepta, o rechaza un p/s u oportunidad en base a la orientación.

Las fuerzas impulsoras pueden ser:

1. Orientada a los bienes o servicios en cuanto a su originalidad y diferenciación.

2. Orientado al mercado es decir como atiende a las necesidades del cliente (por sus relaciones, por sus productos nuevos, o por sus clientes actuales).

3. Orientadas a la tecnología (por su gama de aplicaciones, por sus conocimientos, capacidades tecnológicas o por su capacidad de generar nuevos productos).

4. Productos de bajo costo (por ejemplo: por economía de escala).

5. Método de distribución y venta (puede establecerse por su alta posición en el mercado actual, ya sea por productor original o de bajo costo o por productos o incluso por p/s que no produce.

6. Orientados a las operaciones.

7. Recursos naturales.

8. Utilidades y retorno sobre la inversión (es el enfoque financiero).

Ejemplo: los liquidadores.

Algunos incluyen otro elemento en la declaración de políticas son los principios rectores que no son otra que políticas organizacionales con el plan o visión estratégica.

Ejemplo: delegación vs autoritarismo.

b) Declaración de la política de calidad

(Filosofía de calidad de la compañía).

Es una declaración de propósitos e intenciones de una organización en cuanto a su posición, dirección y filosofía de calidad.

Consta de una declaración de políticas (filosofía, posición, valores, naturaleza, dirección y filosofía de la calidad) así como de una declaración general de los objetivos de la calidad.

Otras políticas generales

Plan estratégico 3-5 años (examinando la situación actual, los factores ambientales externos, la salud organizacional, elaborando un pronostico de negocios, y con análisis de diferencias y ajustes de operaciones.

Y por ultimo desarrollando planes anuales de operaciones.

Nota: hay que señalar que todo lo relacionado con la formulación de políticas y pensamientos estratégicos, dislucida con la planeación estratégica, la cual es uno de los insumos básicos para elaborar manuales de organización y procedimientos. No es una tarea propia del manual.

El manual de calidad

Calidad: es la totalidad de peculiaridades

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