Manual De Organizacion

Índice

Manuales de organización 3

Objetivo 3

Ventajas 3

Elementos que integran el manual 4

Identificación 4

Contenido 4

a) Introducción 5

b) Objetivo del manual 5

c) Antecedentes históricos 5

d) Marco jurídico 6

e) Atribuciones 6

f) Misión y Visión 7

g) Estructura orgánica 7

h) Organigrama 7

i) Objetivos y funciones 8

i) Glosario de términos 8

5.- Implantación 9

Bibliografía 9

Manuales de organización

El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización, y funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

El manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.

Objetivo

El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

Ventajas

• Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa.

• Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

• Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa.

• Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

• Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

Elementos que integran el manual

En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de organización, por estas razones, resulta conveniente que en la Administración Pública Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación. En las siguientes páginas se mencionan los elementos que se considera deben integrar un manual de organización, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración.

Identificación

Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán anotarse los datos siguientes:

1. Logotipo de la dependencia.

2. Nombre de la Dependencia.

3. Título del manual de organización.

4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización permanente.

5. Fecha de implantación o, en su caso, de actualización.

Contenido

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos principales que comprende. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO DEL MANUAL

III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

IV. MARCO JURÍDICO

V. ATRIBUCIONES

VI. MISIÓN Y VISIÓN

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

VIII. ORGANIGRAMA

IX. OBJETIVO Y FUNCIONES

X. GLOSARIO DE TÉRMINOS

a) Introducción

Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones. Es recomendable que al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros:

• Propósito y utilidad.

• Síntesis del contenido.

• Ámbito de su aplicación.

• Áreas que participaron en la elaboración del manual.

• Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual.

• La redacción deberá se concisa, clara y comprensible.

• La introducción habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.

b) Objetivo del manual

En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual. Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar la eficiencia en la organización y funcionamiento de las unidades administrativas de la Secretaría. El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar: QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE. La descripción de los objetivos se iniciará con un verbo en infinitivo, y en un máximo de cinco líneas.

c) Antecedentes históricos

Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma.

d) Marco jurídico

En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su

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