Manual De Procedimientos Contables

Manual de procedimientos contables (I)

1- Introducción

La complejidad que conlleva el día a día de una sociedad requiere que, a medida que aumenta el tamaño de ésta, el personal se especialice en una de las partes que componen la gestión de la empresa. Una de estas partes es la contabilidad.

Ante las diferencias de criterio que se produzcan entre personas es esencial establecer un manual de procedimientos contables. Un manual de esta índole es un instrumento de información en el que se recogen, de forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones del departamento contable. La manera de archivar las facturas, la contabilización de bancos, el registro de alta de inmovilizado, etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para que se utilicen criterios uniformes, de forma que su comprensión sea más clara. El manual debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad, asegurar el cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad y integridad de la información financiera.

Con la definición de un manual se permite instalar un sistema de control interno, el cual permite detectar con mayor facilidad los posibles errores. Cabe recordar en este momento que los objetivos que persigue un adecuado control interno son: salvaguardar los activos de la empresa y lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones; generar datos contables exactos y fiables; y aplicar las políticas internas de la empresa.

No obstante, se debe tener en cuenta que este manual no es perpetuo y debe evolucionar en el mismo sentido que lo hace la estructura de la empresa, debe modernizar los contenidos y adaptarse a las nuevas estructuras organizativas.

2- Contenido del manual

El manual debe comprender los siguientes puntos:

A) Organización contable

El departamento financiero es un soporte que apoya a las demás áreas. Por eso es importante primero definir un esquema organizativo del personal dentro del área financiera de la empresa, pero también lo es el papel que juega el departamento contable dentro del conjunto de la sociedad. No se debe perder de vista la organización global, aunque no sea el objetivo del manual. El departamento contable recibe múltiples informaciones del resto de procesos y, a su vez, emite informaciones útiles para el resto de una organización. Definir las jerarquías internas permite reducir costes innecesarios y mejorar en eficiencia. Saber a quién se debe dirigir cada trabajador para solucionar problemas reduce el tiempo de espera e incertidumbre hasta que alguien toma la decisión definitiva. Esta definición de cargos y organización se traduce en la asignación de responsabilidades.

El nivel de complicación del esquema organizativo, como cabe suponer, depende del tamaño de la entidad. El margen para las PYMES es mucho más reducido, debido a las limitaciones de personal y a que a veces todos los empleados hacen de todo. No obstante, la segregación de funciones, como veremos más adelante, es esencial para trabajar de forma eficiente y poder contrastar informaciones.

B) Definición de funciones y responsabilidades

En la definición de funciones, aunque parezcan obvias las tareas de cada trabajador del departamento contable, es importate dejarlas por escrito, de forma que se puedan detectar puntos fuertes y débiles.

Se puede establecer un sistema de fichas individuales por trabajador en las que se recojan los datos personales del trabajador, nivel de estudios, formación, áreas por las que ha pasado dentro de la empresa. A continuación, se describirían las funciones y tareas asignadas y una descripción detallada de éstas. También se deberían incluir los responsable inmediatos.

Realizar este apartado de forma escrita permite detectar deficiencias de segregación de funciones. Además, permite mejorar la eficiencia al localizar personas o funciones con carga de trabajo insuficiente, o con una carga de responsabilidades y funciones muy elevada que pueda aumentar el riesgo de errores.

C) Sistemas de información

En la empresa actual la informática es clave. Una buena organización de los sistemas de información se traduce en una buena gestión. De cuantos más recursos se disponga

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