Material Y Mobiliario De Banquetes.

Material y mobiliario de banquetes.

Los salones.

Los grandes establecimientos pueden recibir un número importante de personas en sus salones, los cuales pueden dividirse en salas más pequeñas, por medio de paredes corredizas a prueba de sonido.

El área de banquetes también debe estar equipada de un “ lobby ” ( antesala ), baños y vestidores.

Mobiliario.

• Las mesas tanto de invitados como de buffet, deben ser de diferentes tamaños, y formas, sólidas, ligeras y plegables.

• Las sillas deben ser cómodas, fáciles de transportar y que sean estibables, una encima de otra.

• Los carritos de servicio y las estaciones de bar-móviles también forman parte del mobiliario del Departamento de banquetes.

Material.

• La mantelería debe ser igual y de diferentes formas y tamaños de acuerdo con las mesas. De cada tamaño o forma debe existir el triple del número de mesas, por si se presentan diferentes eventos al mismo tiempo; mientras otra parte de la mantelería puede estarse lavando.

• Todo el material de mesa, por ejemplo: la vajilla, los cubiertos y la cristalería, entre otros, debe ser duradera, de diferentes tamaños y fácil de limpiar, fácil de reponer y de mantener.

• Todo el material técnico; es decir: pistas de baile, tarimas, podiums, equipo audiovisual, etc.; también es parte del Departamento de banquetes y su tipo y cantidad, van a ir de acuerdo con la capacidad del establecimiento.

El montaje de los salones.

Los salones para eventos deben permitir diferentes disposiciones en cuanto a montaje, para satisfacer los gustos y preferencias de los clientes.

La forma y el tamaño del salón, el número de personas, los espacios libres necesarios entre las mesas y las entradas y salidas del personal, influyen en la forma como se llevará cabo el montaje para un evento.

Las disposiciones más utilizadas se explicaron anteriormente, en el capítulo número 2 de montajes.

La reservación de un evento.

Para no olvidar ningún detalle o pedido especial, en el momento cuando se reserva y planea un evento, el personal del Departamento de banquetes se ayuda por medio de una lista de control ( check list ).

A continuación se describen todos sus detalles, los cuales se anotan con los siguientes objetivos:

1. No olvidar nada.

2. Obtener el ingreso de ventas deseado.

Satisfacer al cliente

Los primeros pasos.

El inicio de la celebración comienza muchas veces con una llamada telefónica, por parte del cliente. Es el momento cuando éste desea saber, si el salón que mejor se ajusta a su evento está disponible en la fecha deseada.

Además, da a conocer al hotel lo que necesita y deja su información, con el fin de recibir pronto la documentación correspondiente.

Cabe aclarar, que a esto se le llama “ cotización ”.

Las primeras preguntas por lo general son :

• Día , fecha, hora y número de invitados.

• Tipo de celebración.

• Nombre completo, dirección y número de teléfono para contactarle.

Es aconsejable, consultar con el libro de reservaciones o en el programa de cómputo, en ese mismo instante para conocer la disposición de los salones en determinada fecha.

En caso de que el salón esté libre, se procederá a reservarlo en calidad “ tentativa ” y se le va a dar un plazo al cliente, en el cual deberá confirmar la realización del evento. De ser así, deberá dar un adelanto de por lo menos un 30% de la cantidad total aproximada.

Una vez que se ha investigado si el salón está libre o no, se le envía la documentación al cliente para que se informe de las posibilidades y servicios disponibles del hotel. En ella se incluye:

• Diferentes propuestas de menús y bebidas.

• Información general del establecimiento.

• Plano de los salones y las disposición posible, del montaje de las mesas.

• Descripción de los medios de acceso o medios de transporte al establecimiento.

• La oferta de otros servicios como: equipo audiovisual, valet parking, decoración, etc.

Seguidamente, se hace una cita con el cliente para planear el evento personalmente. En ese momento se aclararan los siguientes detalles:

• Reservación definitiva del salón(es).

• Disposición de las mesas.

• Hora de inicio del evento en general y del aperitivo, cena, comida , desayuno, etc.

• Menú.

• Bebidas.

• Café y digestivos.

• Cigarros, puros.

• Niños: necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones, etc.

• Equipo especial: audiovisual, luces, etc.

• Música, tarimas, estrados y pista de baile.

• Apertura prolongada: bocadillos a media noche, servicio de desayuno, etc.

• Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.

• Traductores y edecanes.

• Cómo se pagará la cuenta.

• Persona encargada de cambios de última hora.

• Qué tipo de servicio se desea

• Varios.

Este es el momento de hacer uso de una lista de control, para así poder organizarse mejor. Sin duda esto ayudará a ofrecer el mejor servicio posible.

La confirmación de un evento.

Cuando se confirma un evento, por parte del cliente u organizador, la persona encargada en el hotel procederá con la presentación de un contrato que será firmado por ambas partes. Ésta es la última oportunidad para aclarar cualquier duda en forma general con el cliente y así tener muy en claro lo que éste contrata con el hotel.

También se va a elaborar una hoja de función, ó servicio (Ditto) que se utiliza de forma interna en el establecimiento, la cual se reparte a todos los departamentos involucrados en la realización del evento: con el fin de que estos puedan organizarse en sus responsabilidades y sobre todo en los horarios de trabajo.

Entre los puntos que comprende el formulario se incluyen los siguientes:

• Nombre, número de teléfono y dirección del organizador.

• Día de la semana, fecha, mes y año del evento.

• Hora de comienzo y duración aproximada.

• Número de personas.

• Tipo de evento.

• Forma de pago.

• Disposición de las mesas y plano del salón.

• Disposición de mesas especiales o de honor, si son necesarias.

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