BANQUETES

UN BANQUETE: es una comida espléndida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento especial. Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensión de contactos internacionales y de ámbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han traído como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin número de congresos, conferencias y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.

Los Banquetes se clasifican en:

-Bodas -Bailes de Empresas -Desfiles de Moda

-Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de Negocios

-Cenas de Fin de año y Reyes -Seminarios -Presentación de personajes

-Congresos -Conferencias -Cumpleaños

-Cócteles con distintos motivos -Rueda de prensa –Inauguraciones

La organización administrativa de este servicio requiere una especial atención a un sistema de archivos e impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de todo cuanto deba hacerse.

Es importantísimo tener controlados los mas mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realización del mismo.

CONTRALORÍA - DEPARTAMENTO DE CRÉDITO:

Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algún cajero para el mismo.

COMPRAS:

Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que pueden asistir especialmente si son personalidades. La comunicación efectiva es imprescindible para involucrar al hotel entero en el evento de banquetes, los presupuestos u hojas de servicios deberán hacerse llegar a todos los departamentos, que en la realización de la actividad tienen responsabilidades para el desarrollo de la misma.

CARTA DE EVALUACIÓN:

Al día siguiente de haber dado el servicio, el departamento de Alimentos y Bebidas, remitirá una carta de Evaluación de servicio al Cliente o a la Empresa responsable del evento, en la cual deberán figurar todas las incidencias y pormenores que pueden haber tenido durante el servicio. Es importante conocer a través de esta carta lo bien o mal que haya salido el servicio; pues ello servirá de crítica constructiva, que ayudará en el futuro a mejorar el servicio.

Los conceptos que deben figurar en esta carta son:

-Nombre del Cliente u Organización.

-Tipo de Banquete.

-Número de Personas, contratada real y servicio.

-Fecha de su realización

-Preguntarle su opinión o evaluación de los siguientes servicios:

-Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonido, aire acondicionado.

-Presentación de la comida

-Prontitud del servicio

-Cortesía e Higiene del personal

-Exactitud con las horas del servicio

Los calificativos serán: Pobres, Regulares, bien, muy bien y la contestación de esta carta la recibirá el Gerente de A y B el cual verá la evaluación y si lo estima necesario comentará sus incidencias y mandará copia al Gerente General, anexándole por su parte los comentarios que sean necesarios e inmediatamente tomar las medidas de lugar.

FACTURACIÓN:

Al finalizar un servicio de banquete se debe de confeccionar la factura, haciendo constar en ella el número de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan contratado o producido durante el servicio.

Normalmente los banquetes no se pagan al contado, ya que para el cliente resulta incómodo el venir con la cantidad de dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma en algunas ocasiones se suele pagar a través de un cheque autorizado por el departamento de crédito, por lo tanto, al finalizar el servicio se debe de pasar la factura al cliente para que la firme, dando su visto bueno.

El jefe de banquetes debe de supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si están correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados.

POLÍTICAS DE RESERVACIONES Y ARCHIVOS:

Políticas de Reservaciones:

Regularmente las reservaciones se producen a través de llamada telefónica o por escrito (Cartas o Fax) y procedemos a asentarla en el Libro de Reservaciones de Banquetes bloqueando tentativamente una fecha y el salón. Para bloquear tentativamente una fecha y salón se requiere, que con anticipación se haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:

• 50% de anticipo del costo total solicitado.

• Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas y que se pagaran aunque no asistan al evento. Esto deberá informarse verbal y escrito.

• En todas las solicitudes se deberá cotizar por escrito, con copia a la Gerencia de Alimentos y Bebidas.

• En la Carta - Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona, Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del grupo.

• No se debe dar crédito a nadie que no haya sido autorizado previamente por la oficina de gerencia de crédito.

planificación:

El Gerente de Banquetes, llegado el día de realizar el servicio deberá planificar este, supervisando en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o presupuesto de banquetes. En primer lugar deberá prever, para el número de invitados que concurran al banquete, el personal que se precise para el mismo.

La necesidad de personal de servicio varia en relación al tipo de servicio que se vaya a ofrecer, ya sea comida tipo buffet o comida emplatada.

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