Memo De Auditoria

LA EXPRESION S.A.

MEMORANDO DE PLANEACION AUDITORIA OPERACIONAL

PERIODO: ENERO 2 A FEBRERO 28 de 2011

Con más de 8 años en el negocio de publicación de periódicos, los cuales distribuye en toda la República a través de repartidores y voceadores. Sus ingresos son generados principalmente por la venta de espacios para anuncios publicitarios, así como la suscripción de clientes directos y venta de periódicos, es hoy una de las 12 principales empresas de publicaciones de periódicos a nivel nacional. Administra más de 1000 publicaciones de bienes y servicios y está asociada a 75 compañías alrededor del país.

Desde su creación en 2002 ha sido una empresa pionera en lo que ha publicidad se refiera. El sostenido crecimiento que ha logrado a lo largo de casi una década la ha convertido en la empresa líder en distribución periódicos dentro de Guatemala y en una de las 12 empresas más grandes del país.

Al ser una empresa totalmente integrada, LA EXPRESIÓN S.A. interviene en varias áreas de la actividad publicitaria incluyendo:

• Publicación de Periódicos.

• Venta de espacios publicitarios.

• Suscripcion de clientes directos.

• Comercialización y Distribución de Periodicos.

OBJETIVOS

GENERAL:

Con el presente memorando de planeación, pretendemos hacer un marco general sobre el trabajo a realizar en la empresa LA EXPRESIÓN S.A., nuestro objetivo general es diagnosticar sobre las operaciones o actividades que realiza la empresa, en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo (economía) y con que grado de eficiencia, además identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.

ESPECIFICOS:

✓ Establecer el grado en que la empresa y sus empleados, han cumplido con los deberes y atribuciones asignados.

✓ Verificar que la empresa cumpla con las normas y disposiciones legales y técnicas que le sean aplicables así como también los principios de economía, eficiencia ,eficacia, efectividad, excelencia, valoración de costos, y según cada caso formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.

✓ Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la empresa.

✓ Promover la legalidad, economía, eficiencia, efectividad, equidad y excelencia en cada una de las áreas en que se divide la empresa.

✓ Estimular que el personal cumpla con los objetivos y políticas establecidos por la empresa.

✓ Mejorar niveles de productividad, competitividad y calidad de la entidad.

✓ Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las operaciones de la compañía, estableciendo procedimientos para adherirse a sus planes.

✓ Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones.

✓ Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones.

TERMINOS DE REFERENCIA

La firma de Auditores se comprometen con la empresa LA EXPRESIÓN S.A. a elaborar un minucioso análisis a las seis principales áreas de la empresa como son :

1. Producción e inventarios

2. Ventas y cartera

3. Compras

4. Recursos Humanos

5. Gerencia general

6. Financiera.

Dicho análisis se basara en las actividades propias de cada área y sus responsables, para de esta forma poder establecer el cumplimiento de metas por cada una de las áreas y poder recomendar cambios y/o acciones que contribuyan al mejoramiento de la eficiencia, eficacia y economía, de la empresa.

ALCANCE Y METODOLOGIA

ALCANCE

Afortunadamente el alcance de la auditoria es ilimitado ya que todas las operaciones de la empresa son susceptibles de auditarse operativamente.

Este enfoque integral de auditoría operativa nos ofrece la alternativa de conformar equipos multifuncionales, donde intervienen, ingenieros, administradores, abogados, contadores, etc.

De los puntos importantes dentro del alcance se mencionan algunos:

✓ Verificación de cumplimiento a los objetivos y metas establecidas.

✓ Evaluación de indicadores propios de operación o administración (ejemplo: indicadores de eficiencia, reportes plazo de servicio, reporte de desviaciones, etc.)

✓ Uso eficiente de recursos disponibles.

Dentro de los aspectos importantes de la aplicación de la auditoria operativa en la empresa, es el valor agregado que ofrece.

METODOLOGIA

La metodología utilizada en el desarrollo del trabajo de auditoría operativa, es sumamente flexible ya que permite manejar diferentes recursos como son; normas de auditoría , técnicas o procedimientos de trabajo que se desarrollan a lo largo del trabajo.

Cabe hacer mención que hasta el momento no existen normas de aceptación generalizada para el trabajo de auditoría operativa, se toman como base las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Para facilitar la identificación de posibles fallas hemos dividido la empresa en se áreas que son:

1. Producción e inventarios

2. Ventas y cartera

3. Compras

4. Recursos humanos

5. Gerencia General

6. Financiera

Para cada una de las áreas a analizar, hemos adoptado unas etapas o pasos a seguir, como son:

 Familiarización.

 Investigación y análisis.

 Diagnóstico.

 Informe.

Familiarización.

Es una etapa inicial o preliminar, la cual tiene como principal objetivo el de obtener toda la información concerniente a las áreas por auditar operativamente, así como información a la empresa, la cual servirá de instrumento para el desarrollo de la actividad en etapas posteriores y para ilustración del personal de auditoria operativa.

Dentro de esta etapa se debe recopilar la máxima información en el menor tiempo posible en algunos aspectos importantes como pueden ser:

✓ Antecedentes.

✓ Cambios en los objetivos iniciales.

✓ Información financiera reciente.

✓ Marco legal.

✓ Reglamentos.

✓ Convenios.

✓ Organigrama.

✓ Asignación de responsabilidades.

✓ Manuales de procedimientos.

✓ Políticas.

✓ Presupuestos.

✓ Información adicional relevante.

La etapa de familiarización presenta

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