Normas Iso

Los resultados del monitoreo, auditoría y revisión de la gerencia del SAA, se recomienda comunicarlos a las personas de la organización que son responsables del mejoramiento. La disposición de la información apropiada a los empleados de la organización y otras partes interesadas sirve para motivar a los empleados y al público, a entender y aceptar los esfuerzos de la organización por mejorar su desempeño ambiental. Algunos aspectos que se pueden tomar en cuenta la comunicación e informes: 1. ¿Cuál es el proceso para recibir y responder a las inquietudes de los empleados? 2. ¿Cuál es el proceso para recibir y considerar las inquietudes de otras partes interesadas? 3. ¿Cuál es el proceso para comunicar la política y desempeño ambiental de la organización? 4. ¿Cómo se comunican los resultados de las auditorías y revisiones del SAA a todas las personas pertinentes en la organización? 5. ¿Cuál es el proceso para hacer que la política este disponible al público? 6. ¿Las comunicaciones internas son adecuadas para apoyar el mejoramiento continuo relativo a los asuntos ambientales?

Ayuda práctica - Comunicación e información a) Puntos que se pueden incluir en los informes: - perfil de la organización - política, objetivos y metas ambientales - procesos de administración ambiental (incluyendo involucrar a las partes interesadas y reconocimiento a los empleados) - evaluación del desempeño ambiental (incluyendo emisiones, conservación de recursos, conformidad, manejo de productos y riesgos) - oportunidades para mejorar - información adicional, como glosarios - verificación independiente de los contenidos. b) Aspectos importantes para recordar en la “comunicación e informes” ambientales tanto internos como externos son, entre otros: - puede ser estimulada la comunicación en dos sentidos - la información puede ser comprensible y adecuadamente explicada - la información se puede verificar - la organización puede presentar un retrato preciso de su desempeño - la información se puede presentar de manera consistente (por ejemplo, unidades de medición similares para permitir la comparación entre un período y otro).c) Una organización puede comunicar su información ambiental en varias formas: - externamente, por medio de un reporte anual, con proposiciones reglamentarias, registros públicos del gobierno, publicaciones de asociaciones industriales, los medios de comunicación y publicidad pagada; - en días abiertos al público, publicación de números telefónicos a los que se puedan dirigir las quejas y preguntas; - internamente, por medio de carteleras, periódicos internos, reuniones y mensajes por correo electrónico.

Documentación del SAA. Los procesos y procedimientos operacionales se pueden definir y documentar apropiadamente, y actualizar cuando sea necesario. La organización puede definir claramente los diferentes tipos de documentos que establecen y especifican procedimientos operacionales y controles eficaces. La existencia de la documentación del SAA apoya la concientización del empleado respecto a lo que se requiere para lograr los objetivos ambientales de la organización, además de permitir la evaluación del sistema y del desempeño ambiental. La naturaleza de la documentación puede variar dependiendo del tamaño y complejidad de la organización. En los casos en que los elementos del SAA se integran a los del sistema global de administración, su documentación puede también integrarse a la ya existente. Para facilitar el uso, la organización puede pensar en organizar y mantener un resumen de la documentación para: - cotejar la política, objetivos y metas ambientales - describir los medios para lograr los objetivos y metas ambientales - documentar las funciones claves, responsabilidades y procedimientos - dar dirección a la documentación relacionada y describir otros aspectos del sistema de administración ambiental de la organización, cuando sea apropiado - demostrar que se han implementado los elementos del SAA que son adecuados para la organización. Un documento resumen de este tipo, puede servir como referencia permanente para implementar y mantener el SAA de la organización. Algunos aspectos se pueden tener en cuenta en la documentación del SAA: ¿Cómo se identifican, documentan, comunican y revisan los procedimientos de administración ambiental? ¿La organización tiene un procedimiento desarrollar y mantener la documentación del SAA?, ¿Cómo se ha integrado la documentación del SAA a la documentación existente, en los casos apropiados?, ¿Cómo tienen los empleados acceso a la documentación del SAA necesaria para realizar sus actividades?

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