Ordenación de Series, Subseries y Expedientes

Nombre: |

Fecha 12 de junio de 2010 |

Actividad: Semana 5,6 y 7 |

Tema: Ordenación de Series, Subseries y Expedientes |

1. Conformar una empresa, precisar su misión, visión, objetivos y elaborar su respectivo organigrama.

2. Establecer sus secciones y subsecciones que conformen el fondo documental.

3. Elegir una unidad administrativa y precisar sus funciones.

4. A partir del numeral anterior, establecer las series y Subseries documentales que se originan.

5. Elegir una serie o Subserie documental con unidades documentales simples y una serie o Subserie documental con unidades complejas. Precisar cada una de ellas.

* Unidades documentales

* Tipos documentales que componen cada unidad.

Para una mejor comprensión emplear el siguiente cuadro:

Fondo Documental |

Sección | Subseccion |

Serie | Subserie |

Unidad Documental |

Tipos Documentales |

9. Elabore el diagrama de flujo del procedimiento al que corresponde la serie o Subserie documental con unidades documentales complejas.

10. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada una de las series o Subseries elegidas.

11. Conformar el archivo principal de cada serie, con 10 unidades de conservación según el sistema de ordenamiento empleado, para ello, se deben emplear sus respectivas posiciones:

* Guías auxiliares (si se requieren )

* Guías principales

* Subguias (si se requieren).

12. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada unidad de conservación y establecer el orden en que debe ir cada documento en el interior de la misma.

Desarrollo:

1. Descripción de la empresa

Laboratorios xy, es un laboratorio farmacéutico nuevo en Medellín dedicado a la fabricación de productos farmacéuticos

sólidos (tabletas), líquidos (jarabes) y semisólidos (polvos en suspensión y cremas) que cuenta con las tres áreas de fabricación una bodega general de recepción y despacho.

Especializado en medicamentos genéricos de alto volumen, bajo costo y excelente calidad, que igualmente se maneja la fabricación de cosméticos sofisticados, en donde se maximice la capacidad instalada y el Know How de su personal.

Misión: Fabricar y suministrar medicamentos genéricos, productos cosméticos y veterinarios, con un óptimo nivel de confiabilidad y calidad, asequibles a la sociedad y a los sistemas de salud.

Visión: En el año 2012, ser el laboratorio farmacéutico colombiano modelo en la fabricación de medicamentos, que genere beneficio social y sea económicamente exitoso. Destacarnos como una organización competente, innovadora y en permanente aprendizaje.

Ser un socio estratégico para los diferentes grupos de interés del sistema de salud como proveedor de medicamentos.

Colaborar permanentemente con empresas, instituciones, Universidades y Ong’s.

Política de calidad: diseña, desarrolla, produce y comercializa medicamentos, productos cosméticos y veterinarios efectivos, confiables y seguros, garantizando el suministro oportuno del portafolio de productos a sus clientes, buscando en todas sus acciones crear y mantener INTEGRALIDAD* en sus colaboradores, procesos y productos, mediante un sistema de gestión que incluye competitividad, innovación y continuo aprendizaje.

2.

FONDO DOCUMENTAL LABORATORIO FM |

Secciones | Subsecciones |

Junta de Accionistas | |

Junta Directiva | |

Gerencia General | |

Calidad | Coordinador de Aseguramiento e InspecciónCoordinador de Documentación

y Asuntos Regulatorios |

Producción | MantenimientoFabricación EmpaqueBodega |

Ventas | Vendedores |

Financiera | Contabilidad |

Secretaria General | Personal |

3. La unidad elegida es el área de producción

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