Organisacion De Eventos

ENSAYO SOBRE LA PLANEACION DE EVENTOS

Requerimientos previos

Para empezar un evento es un suceso importante y programado, el cual está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente e importante. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el contexto de una organización o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial. Puede ser de índole: social, académica, artística o deportiva. El evento busca proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le di

Eso significa que: Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final. Se hace con un propósito Su realización tiene un costo. Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo como toda actividad, un evento involucra: Tiempo, Espacio, Personas, Materiales y Dinero. Son esas cinco variables las que el organizador debe administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la experiencia que tendrán las personas que participan en el evento.

Estructura organizacional:

Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Para la realización de un congreso o una convención es recomendable usar la estructura de coordinaciones, y estas conformaran un comité organizador. Coordinación General, Coordinación de Finanzas, Coordinación de Logística, Coordinación de Promoción, Coordinación de Relaciones Públicas. El comité organizador se conforma de acuerdo con la clase de evento, pues todos los eventos son diferentes y tienen diferentes necesidades. Es importante un coordinador general pues este se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades del evento.

Es importante tener un plan de trabajo para cada coordinación, y de esta manera obtener mejores resultados.

Estructura Financiera

La estructura financiero para un evento es parte importante porque se encarga del manejo del dinero y de la busca de recursos para la elaboración del evento, pues sin recursos no se podrá llevar a cabo ninguno de las actividades planeadas.

Otro paso muy importante para la realización del evento se trata de la etapa promocional ya que es importante dar a conocer el evento al grupo de personas que asistirán al evento, esto también depende del tipo de evento.

Por otro lado es importante tener en cuenta la etapa operativa que es el paso final para ya realizar el evento que es el fin de todo lo hablado anteriormente. Siguiendo con un orden lógico continuamos con lo que se conoce como la etapa de cierre que tiene como objetivo ver si lo planeado realmente se ejecutó, de esta manera se obtendrán conclusiones que nos darán la pauta para la realización de nuevos eventos, teniendo en cuenta todo lo anterior podremos obtener conclusiones importantes.

ENSAYO SOBRE LA ORGANISACION DE EVENTOS

Es importante una buena organización a la hora de hacer un evento de carácter deportivo ya sea un evento de voleibol, futbol u otro deporte. La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva se hablara sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros. La planeación del evento debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del certamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. Las personas que van a trabajar se deben organizar en diferentes comités y cada uno de estos debe tener unas funciones establecidas previamente y un organigrama. Los comités de trabajo son los siguientes: organizador, financiero, comunicaciones, logística y técnico.

Es importante tomar en cuentas varias de las fases para tener una buena planeación del evento. Planificación estratégica, que no es otro que definir de una manera fácil pero estratégica que ayuda a la organización a manejar sus actividades diarias de manera más eficaz.

En la organización de competiciones y eventos una vez que han decidido organizar un evento deportivo es necesario también empezar a preparar un Comité Organizador. El éxito de un evento depende, muy a menudo, de la organización que antes de la competición se lleve a cabo. Igualmente, la capacidad total del Comité Organizador viene dada por la de cada uno de sus miembros individuales. Un Comité Organizador exiguo en miembros hace incidir un mayor trabajo organizativo en los elementos restantes

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