Organizacion Y Metodos

IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO:

Se refiere a la puesta en práctica del nuevo sistema y comprende la integración de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador del sistema.

La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada más importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en práctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:

- Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.

- Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.

- Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de implementación a los responsables de la ejecución del programa.

- Ejecución del programa.

En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe determinarse las actividades que deberán desarrollarse y la secuencia de su realización, las cuales pueden representarse a través de un diagrama o cronograma de actividades.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO NUMERO :

TITULO :

FECHA :

SOLICITANTE :

TIPO DE ACTIVIDAD : METODOLOGÍA :

OBJETIVO (S) :

MIEMBROS DEL GRUPO COD. ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES A REALIZAR TIEMPO

APROX.

- LEVANTAMIENTO

- ANÁLISIS

- FORMULACIÓN DE LA SOLUCIÓN

- IMPLANTACIÓN

En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales es importante considerar todos los requerimientos que serán necesarios para cumplir adecuadamente con la implementación del nuevo diseño, tales como características del personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo, fomularios y papelería en general, así como los documentos administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.

Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e integrar los recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y capacita sobre el nuevo diseño y el programa de implementación a los responsables de la ejecución del mismo.

Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementación que se decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar involucrado con los nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el conocimiento mínimo necesario de las actividades que le corresponderá desarrollar dentro del proceso total.

En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementación del nuevo sistema no es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo la evaluación, los implementadores deben ser los integrantes del área de desarrollo, por lo que la adecuada capacitación y convencimiento de cada uno de ellos es de suma importancia para lograr establecer quién o quiénes serán los responsables directos de la ejecución del programa total y de cada una de las etapas que lo integran.

La participación del Analista de Organización & Métodos al momento de poner en práctica sus recomendaciones, constituye un requisito escencial, ya que su misión no concluye con la formulación de propuestas de mejoramiento y la preparación del programa de implementación. Deberá estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios durante todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y esporádica al lugar de implementación del nuevo sistema.

En lo concerniente a la ejecución del programa, la función del Analista de Organización & Métodos es únicamente de asesoría y asistencia al personal involucrado, quien deberá participar solamente como orientador del Jefe de la Unidad en desarrollo y del personal que deberá ejecutarlo, durante el proceso de implementación de las recomendaciones hasta que las mismas funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y las dificultades que puedan surgir en esta fase.

Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por los nuevos métodos de trabajo es necesario incluir programas de información y orientación sobre la naturaleza, propósito y bondades del nuevo sistema.

Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que no es más que proceder a poner en operación el nuevo sistema, aplicando el método de implementación que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e instructivos respectivos.

La ejecución del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodología para realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar

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