PROCEDIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

1. OBJETIVO 2

2. ALCANCE 2

3. RESPONSABILIDAD 2

4. DEFINICIONES 2

5. CONTENIDO Contenido

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5.1. SITUACIONES QUE AMERITEN ACCIONES CORRECTIVAS: 4

5.2. TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVA, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. 5

5.3. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO. 9

5.4. REPORTE DE PLANES DE MEJORAMIENTO. 9

6. ANEXOS 10

1. OBJETIVO

Tener una herramienta para realizar mejoramiento continuo a los procesos, prevenir la generación de no conformidades y la corrección de las mismas, disminuir las causas de accidentes e incidentes personales y minimizar los riesgos ambientales, de igual forma permitir registrar el control del avance de las acciones tomadas, hasta lograr la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones implementadas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos de la organización y puede ser utilizado como herramienta por las normas que la empresa considere.

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de todo el personal, generar los registros que evidencien la eficacia y eficiencia de las acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora.

Es responsabilidad de cada jefe de cada macroproceso y/o proceso, analizar y realizar seguimiento a las acciones implementadas, velar por que queden los registros necesarios y contribuir a que las acciones tomadas sean eficaces y efectivas.

4. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable. Nota: esta acción se toma para evitar que una acción indeseable (corregir que algo) vuelva a producirse.

ACCIÓN PREVENTIVA

Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial. Nota: esta acción se toma para que algo no suceda.

CALIDAD

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

CLIENTE

Organización o persona que recibe un producto.

INSPECCIÓN

Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación con patrones.

INCIDENTE

Evento relacionado con el trabajo, en el que ocurrió o pudo haber ocurrido una lesión o enfermedad (independiente de su severidad).

PELIGRO

Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos.

NO CONFORMIDAD

Incumplimiento de un requisito. Nota: Esta puede de ser de norma, establecido por la organización o de ley.

RECLASIFICACION

Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales.

REPARACIÓN

Acción tomada sobre un producto no conforme, con el propósito de convertirlo en aceptable para su utilización prevista.

REQUISITO

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

REVISIÓN

Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

RIESGO

Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligrosa, y la severidad de la lesión o enfermedad, que puede ser causada por el evento o exposición.

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (temporales, personal con contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo.

MEJORA CONTINUA

Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión, para lograr mejoras en el servicio, en el desempeño ambiental global, y la salud del personal, de forma coherente con las políticas de la organización. Nota: como parte de la mejora continua, se ha generado por parte de la organización la definición de ACCION DE MEJORA, como aquella actividad realizada para generar mayor eficiencia, eficacia y efectividad, a los procesos y apoya el fortalecimiento de las acciones correctivas y preventivas.

5. CONTENIDO

La necesidad de una Acción Correctiva puede surgir cuando ocurre una no-conformidad, un incidente o un daño ambiental, o a partir de fuentes externas tales como quejas del cliente o partes interesadas, de igual forma cuando se presentan demandas desde el servicio, la salud o el medio ambiente. La Acción Correctiva inicia a partir del hallazgo y por ende en la identificación del problema, de igual forma debe procurar determinar la(s) causa(s) del problema y la posterior realización de las acciones necesarias para evitar la recurrencia de dicha situación.

5.1. SITUACIONES QUE AMERITEN ACCIONES CORRECTIVAS:

 Identificación de una No conformidad importante.

 Cuando se observa un gran número de no conformidades menores de naturaleza similar.

 Repetición de un problema en un proceso o actividad.

 Quejas repetidas de los clientes

Nota: Debido a que las acciones preventivas buscan eliminar la posibilidad de presentarse una no conformidad, se entiende que se aplica este tipo de acción, cuando no se ha presentado.

5.2. TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

Con el propósito de darle un adecuado tratamiento a las no conformidades reales y potenciales, además de realizar un adecuado seguimiento de las acciones de mejora, se ha determinado que se utilizara el formato de planes de mejoramiento F-025, el cual consta de varios items, los cuales serán diligenciados de la siguiente manera:

Fecha Inicial de Mejora (dd/mm/aaaa): (día-mes-año) Este campo corresponde a la fecha de levantamiento de la mejora; (puede ser la fecha en la que ocurre el evento que genera la corrección).

Ubicación: Este es el sector en donde se originaron los hechos.

Nombre del Proceso: Cada proceso tiene un nombre, según las actividades, tareas o eventos que se desarrollen, en este campo se debe colocar el nombre de esa actividad, con el cual se identifica.

Identificación del Origen: Se debe elegir entre las siguientes opciones, según sea el caso:

• Autoevaluación de Gestión y control: Se produce cuando

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