PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN DE DEVOLUCIONES DE INSUMOS PARA LA SALUD A PROVEEDORES

Secuencia de etapa

Actividad

Responsable

4.1 Programar Revisión

4.1.1 Programa la verificación de la caducidad de la mercancía de forma semanal considerando que la información debe ser reportada cada lunes, para ello designará a las personas que realizarán la inspección considerando los productos en Farmacia.

4.1.2 Verifica la presentación de la mercancía en los muebles de exhibición, esta debe ser si la caja presenta maltrato, desgaste, leyenda y recomendación ilegible se deja el medicamento en el cajón de Devoluciones

4.1.3. Verifica la rotación de la mercancía en los muebles de exhibición, esta debe ser minuciosa y detallada en caso de encontrar fecha corta o próxima a caducar se deja el medicamento en el cajón de Devoluciones

Nota 1: Se debe reportar con una anticipación de dos meses aquella mercancía con riesgo de caducidad.

Nota 2: Se debe contar con listado aprobado por la Jefatura de Inventarios, que incluya los artículos con mayor riesgo de caer en problemas de caducidad, que deberá revisarse de manera más estricta.

Responsable de farmacia.

Responsable de farmacia

Responsable de farmacia.

4.2 Revisión de Medicamentos y demás insumos para la Salud

4.2.2 Dicho formato debe contener como mínimo la siguiente información:

-        Ubicación en el Almacén General

-        Fecha de revisión

-        Nombre, puesto y firma de quien realiza la revisión

4.2.3 Durante la revisión se deben evaluar y registrar los siguientes aspectos por cada producto o lote de productos:

-        Producto (código y descripción)

-        Número de lote

-        Folio de marbete

-        Fecha de elaboración del producto

-        Fecha de caducidad

-        Fecha de término de la promoción (en caso de iniciativas de ventas promociónales por períodos establecidos)

-        Cantidad de producto

-        Promedio diario de venta

-        Días Piso

-        Cantidad de producto en riesgos

4.2.4  Separar el medicamento o insumo para la salud en el cajón de Devoluciones

4.2.5 Cuando se tiene medicamento en el cajón de Devoluciones se identifica que productos se deben devolver al proveedor para negociar y que se genere una nota de crédito por parte del proveedor.

4.2.6 Si solo se requiere hacer una cambio físico se debe notificar al proveedor para que se realice el proceso identificando que solo son cambios físicos, que no ameritan notas de crédito.

4.2.7 Se debe de llenar el formato “Solicitud de Devolución” emitido por el proveedor para que lo apruebe o lo rechace según convenga, generalmente se realiza

Responsables de Farmacia.

Responsables de Farmacia.

Responsables de Farmacia.

Responsables de Farmacia.

Responsables de Farmacia

Responsables de Farmacia

4.3 Notifica a Responsable de Compras

4.3.1. El responsable de farmacia informa mediante un correo electrónico al área de Compras, sobre la mercancía en mal estado, caduca o a punto de caducar

4.3.2. Notifica al proveedor correspondiente acerca de la mercancía que se ha detectado en mal estado, caduca o a punto de caducar con responsabilidad del proveedor. Dependiendo del volumen de mercancía y su costo, la comunicación es telefónica, vía correo electrónico y personal en su caso y hace las gestiones necesarias para negociar que el proveedor.

Responsable de Farmacia

Auxiliara de Compras

4.4 Genera Nota de Crédito

4.4.1. Como resultado de la negociación y una vez que el proveedor ha aceptado la negociación. El proveedor generará y entregará una “Nota de Crédito” por el total de la mercancía en mal estado o próxima a caducar

4.4.2 El proveedor generará una “Nota de Crédito” para bonificar a la empresa el monto de la mercancía en mal estado indicando en la “Nota de Crédito” toda la información que pueda ser utilizada para identificar el producto (descripción, cantidad, lote y orden de compra correspondiente entre otros).

Nota: se deberá definir con el proveedor en qué fecha pasará a recoger su mercancía

Proveedor

Proveedor

4.5 Registra nota de Crédito

4.5.1 El departamento de contabilidad registra la “Nota de Crédito” emitida por el proveedor, para disminuir el adeudo en la proporción del producto en mal estado 

4.5.2. Con base en la “Nota de Crédito” registrada por el departamento de contabilidad el personal del almacén registra la salida de la mercancía en mal estado a través de una devolución a Proveedor dentro del Módulo de Compras. La mercancía será destruida, enviada al proveedor o almacenada para entregar al proveedor de acuerdo a lo negociado con el proveedor.

Este registro debe estar soportado por una “Devolución a Proveedor” impresa por baja calidad o mal estado.

Auxiliar Contable

Auxiliar de Almacén

TERMINA PROCEDIMIENTO

FECHA

DESCRIPCION DEL CAMBIO

JUSTIFICACION

REALIZADO POR

APROBADO POR

1

2

3

4

5

6

7

AREA

NOMBRE

FIRMA

FECHA