Planeacion De Eventos Culturales

Los Eventos Culturales y su Organización

Para poder dar comienzo a la propuesta de guía técnica para realización de eventos culturales, es necesario plantear inicialmente los perfiles elementales en los que se basa el presente trabajo de investigación, de ahí la razón de ser de este capítulo, en donde se remonta a los orígenes de los eventos, se exponen los conceptos básicos ligados con los eventos culturales y el proceso administrativo para una organización exitosa, así como los diferentes criterios de clasificación existentes; lo que constituye el contenido fundamental de este trabajo, puesto que permitirá tener un panorama más amplio y una mejor comprensión del problema expuesto en párrafos anteriores.

1.1 Generalidades de los Eventos.

Los eventos se inician cuando comienza el concepto de unión entre las personas, puesto que surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por razones de asociarse en un determinado entorno geográfico, en colectivos y grupos. (Maure; 2007:1)

Si atendemos a la evolución a lo largo del tiempo de los eventos, observamos que se nos manifiesta como un fenómeno complejo y con una larga trayectoria. En la antigua Babilonia hay claros testimonios de la realización de fiestas de carácter religioso; así como en Olimpia, ciudad donde se originaron la famosas olimpiadas o bien en el Imperio Romano donde se realizaba el carnaval popular (fériae o saturae), en el cual se usaban máscaras, se hacía música con tibias, se realizaban combates y carreras de carros. (Cravioto;---:5)

A pesar de que los eventos se originan de las culturas más antiguas no se ve la necesidad de crear organismos que regularan o se enfocaran directamente a esta actividad, si no fue hasta 1560, en Europa durante el renacimiento donde principian las asociaciones propiamente dichas debido a las corrientes artísticas de la época, nacen en Napoles, Italia la “Nature Society” para conocer los avances de estas corrientes y la “Royalty Society” que investiga los cambios en los gobiernos. (Gómez,1989:19)

En Estados Unidos de América en 1930 hay una Convención de Agentes de Ventas de Boletos de Ferrocarril para instruir a las personas en el negocio, organizada por la Asociación de Hoteles del país, pero hasta 1850 que se crea la Oficina de Convenciones y Eventos especiales con la finalidad de instruir en la organización de estos eventos; conjuntamente, se establece la agencia especializada en eventos “Wagon`s Lit`s”. (Gómez,1989:20)

En México las asociaciones comienzan en la época prehispánica con las guerras floridas y la celebración del Fuego Nuevo en Xochicalco. Pero hasta 1940 se ve la necesidad de crear en el ámbito nacional una oficina de convenciones que regule los eventos. Finalmente en 1976 se crea el Consejo de Convenciones que funciona mediante la Secretaria de Turismo, debido a la necesidad de regular y enmarcar dichos eventos legalmente. (Gómez,1989:20)

Actualmente la organización de eventos dentro de la nueva dinámica económica de globalización de mercados se considera una herramienta de comercialización y de difusión de la oferta de bienes y servicios turísticos. El mercado para congresos, convenciones y otro tipo de eventos resultan atractivos para diferentes destinos turísticos, pues estos intensifican la actividad Turística de los países, representando aproximadamente el 20% de las llegadas internacionales. (Muñoz,2007:2)

Anteriormente los eventos eran únicamente considerados como parte de los servicios complementarios que se le brindaba al turista para satisfacer sus necesidades de recreo, diversión, descanso, aprendizaje, deporte, entre otras; sin embrago en la actualidad es posible notar que los eventos pueden llegar a ser el atractivo principal que motive al turista a viajar y que además el gasto que este tipo turista ejerce es superior al del turista convencional.

De acuerdo con la Secretaria de Turismo (SECTUR) un evento se define como “cualquier tipo de reunión o encuentro de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso o de otra índole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos y experiencias”.(SECTUR:2007) Por otra parte El colectivo de autores EAEHT, lo define como: “un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica en el cual el sujeto fundamental es el ser humano y sus relaciones con el medio ambiente”. (Colectivo,2008:27)

Tomando en cuenta las definiciones anteriores, un evento es cualquier tipo de reunión pública o privada programada que tiene un principio y un final previamente establecido, realizado con un objetivo específico donde el sujeto fundamental es el ser humano; puede ser de carácter científico, cultural, deportivo, educativo, político, religioso, social, empresarial o de otra índole y que además tiene un impacto social, político, económico y cultural.

1.1.1 Beneficios de los Eventos

Hoy en día diversos países en el ámbito mundial, han dedicado esfuerzos muy importantes para poder consolidar sus eventos, con el objetivo de adquirir los beneficios que trae consigo la realización de estos. (Gómez,1989:25)

La importancia de la realización de eventos radica en 4 aspectos principalmente:

1) Social: la interrelación que se da entre las personas a través de los eventos permite el mejoramiento de las relaciones humanas, además de la creación de empleos por medio del desarrollo y fortalecimiento del sector turístico; así como el desarrollo integral de los visitantes y de la población del lugar sede del evento atreves del descanso, esparcimiento y mejor aprovechamiento del tiempo libre.

2) Político: el fenómeno da una mayor identidad e integración nacional como consecuencia del desplazamiento de turistas y residentes dentro del país, la proyección de una imagen del país al extranjero por el efecto propagador que se genera a casusa de la vista de turistas extranjeros; y la salvaguarda de la soberanía y de la seguridad nacional. Así mismo fomentan las relaciones inter-organizacionales y fortalecen las relaciones con otros países, estados y/o municipios.

3) Económico: Promueven el mejoramiento en la balanza de pagos mediante la captación de divisas; el incremento del producto interno a causa del gasto de turistas, la redistribución del ingreso por medio de la dispersión del turismo a los distintos estratos poblacionales y a lo largo del territorio nacional; el impulso de zonas o regiones de menor desarrollo como consecuencia del traslado de recursos económicos del país; y la generación de empleos productivos lograda mediante el desarrollo y fortalecimiento del sector público. Además de apoyar a mitigar el problema de temporalidad del turismo, así como de prolongar el tiempo de estadía del turista.

4) Cultural: Fomenta la protección y difusión del patrimonio histórico-cultural así como la revitalización de las tradiciones, costumbres y folklore de los pueblos; y el incremento del nivel educacional de la población complementando la educación escolarizada al permitir que la población logre un mayor conocimiento geográfico del país y de sus tradiciones. Apoya al fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos a través de la revalorización de su patrimonio.

Finalmente basado en lo anterior es posible decir que los eventos han representado una estrategia para generar un desarrollo social, económico y cultural de una región, ciudad o país, que pueden llegar a motivar el desplazamiento de turistas, tal desplazamiento genera un gasto incrementando automáticamente las actividades económicas, políticas, sociales y culturales.

1.1.2 Clasificación de Eventos

En la actualidad existen diversas propuestas para la clasificación de los eventos de acuerdo a diferentes criterios, sin embargo la que se plantea a continuación es de elaboración de Guadalupe Maure: (Maure; 2007:5)

1) Por su magnitud: Refiere al impacto geográfico que se pretende alcanzar con el evento este puede ser: Locales, Municipales, Estatales, Nacionales o Internacionales. Estos últimos son aquellas que reúnen tres requisitos: que asistan por lo menos 50 participantes extranjeros; que sean organizados con una frecuencia regular y que su sede rote por al menos tres países diferentes.

2) Por su Origen:

- Diseño propio.- cuando es concebido totalmente en el país.

- Sede captada.- cuando su celebración es producto de la asignación de sede por una Organización Internacional.

3) Según entidades que lo convoquen: refiere al tipo de empresa del cual surge el evento; ya sea Gubernamentales, No Gubernamentales o Privados.

4) Según el tamaño o número de convocados: Según la información de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) se clasifican de la siguiente forma:

-Pequeños: son aquellos que van de 50 hasta 249 participantes.

- Medianos: de 250 hasta 499 participantes.

-Grandes: de 500 hasta 2000 participantes.

- Mega eventos: más de 2000 participantes.

- Mini eventos: entre 35 y 49 participantes.

5) Por su carácter: esta clasificación se basa en el objetivo que tiene el evento, así como la temática tratar y al segmento especifico al que se pretende llegar, estos pueden ser de corte: científico, cultural, deportivo, educativo, político, religioso, social, empresarial y económico.

Es importante hacer mención que dentro de esta última clasificación tenemos una subdivisión que nos detalla la temática del evento;

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