Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

2.- Definir qué actividades deberán plantearse para realizar un adecuado proceso de documentación, implementación, seguimiento y posterior certificación del Sistema de Gestión de la Calidad.

2.1 Establecer un Comité de la Calidad

Se debe de definir los directivos que formaran parte del comité de la calidad para que coordine, establezca y comunique lo siguiente:

Establecer la política de calidad.

Establecer Los objetivos de calidad

La estructura de la organización del modelo.

La responsabilidad y jerarquía de cada puesto y persona.

El nombramiento de los líderes de los procesos, hombres clave, y supervisores y técnicos.

El programa de trabajo general de todos los involucrados.

La implantación y seguimiento del modelo de calidad.

Las correcciones y adecuaciones que se requieran.

. La gestión de los recursos necesarios.

Se debe decidir quiénes son los responsables dentro del comité en todo el proceso desde el diseño hasta la implantación del modelo de calidad.

2.2 Socialización y sensibilización.

Es importante que los funcionarios conozcan y participen activamente en la implementación del sistema de gestión de la calidad en la entidad; para esto se recomienda realizar jornadas de sensibilización a través del desarrollo de actividades lúdicas a todos los funcionarios, además, es necesario que la totalidad de los interioricen la misión, la visión, la política de calidad de la empresa y las ventajas de trabajar bajo

esquemas de calidad.

2.3 Establecer el Mapa de Procesos

En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener una mejor visión de estos y así conocer su interacción con otros departamentos y áreas, para saber qué tipo de información fluye entre ellos.

Preparar el mapa de procesos, para visualizar gráficamente los procesos que interactúan y conforman el SGC en la organización.

Comenzar por hacer un listado en donde se identifiquen los tipos de procesos (Estratégicos, Misionales y de soporte y apoyo), subprocesos y actividades (nos puede guiar las áreas que tengas definidas); agruparlos de acuerdo a la correspondencia que tengan teniendo en cuenta las actividades que desarrollan y definir la jerarquía.

El mapa que se establezca debe ser continuamente evaluado (Proceso de mejora continua) y debe reflejar lo que realiza la organización. Cualquier persona que quiera conocer la organización debe comprender como funcionamos al ver este mapa.

2.3.1. Caracterizar los procesos y servicios

Identificar las entradas y salidas de cada proceso las cuales te servirán para reflejar tal información en un documento útil y de guía donde se describa las características generales y la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso o la llamada caracterización de procesos.

Esta Caracterización nos permitirá ver la relación con los demás procesos de la organización, de manera sencilla. En la caracterización se pueden identificar: insumos y salidas del

proceso (que pueden convertirse en entradas de otro proceso), los proveedores y clientes, los riesgos y controles.

Así mismo puede contener: El proceso, objetivo (del proceso), responsables, actividades, entradas, salidas, cliente(s), proveedor(es), y los anexos necesarios tales como requisitos legales, lista de documentos establecidos y recursos.

Los procesos nos van a ayudar a tener una visión clara de lo que queremos hacer para establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de cada parte del Sistema de Gestión de Calidad.

2.4. Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

La documentación de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta etapa y es donde vamos a plasmar todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y quiénes son los responsables de cada actividad

En los siguientes elementos deben existir procedimientos documentados: Requisitos de la Documentación, Seguimiento y Medición, Control de Producto No Conforme, y Mejora.

2.5. Elaboración de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad

• El Manual de Calidad Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos sus niveles. El tamaño de este manual puede diferir, dependiendo de la organización, alcance, productos, complejidad de procesos y competencia del personal.

• Manual de Procedimientos

• Manual de Instrucciones de Trabajo

• Manual de Registros o Formatos.

2.6. Capacitación al personal de la Organización

Esta etapa es la más difícil de

todas, ya que significa cambiar la mentalidad del recurso humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Siempre existen personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser insistentes y constantes en la concientización para lograr un cambio en donde todos estemos en el mismo barco. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a funcionar.

En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO, como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad.

Hacerles ver todo lo que conlleva la certificación, cuales son los objetivos y las nuevas políticas, cuales son las ventajas de trabajar con el nuevo sistema de calidad total, cuales son los controles e indicadores a seguir, cuales son las herramientas que se van a utilizar para las acciones correctivas y preventivas, etc.

2.7. Implementación

Una vez creado, desarrollado el SGC y estructura todo, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.

Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se comienza con la nueva estructura.

2.8. Primera Auditoría Interna

En un Sistema de Gestión de Calidad siempre deben de haber revisiones a dicho sistema para ver cómo está operando, observar las fallas para corregirlas y detectar oportunidades de

mejora para el crecimiento del mismo.

Se deben de realizar auditorías internas periódicamente, comenzaremos por la primera, para ver como realmente se ha implementado el sistema y detectar posibles fallas para corregirlas antes de la pre-auditoría externa, que posteriormente nos llevará a la auditoría externa y a la certificación.

2.9.

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