Planteamiento del Problema

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En Venezuela los sistemas de gestión administrativa y comercial son muy utilizados en las empresas que manejan grandes cantidades de información debido a que poseen herramientas para poder llevar un control ordenado de las actividades que se realizan, ya sea compra o ventas de productos que llegan y salen de sus inventarios, obteniendo resultados favorables para sí misma.

En Monagas hay muchas empresas que ya utilizan un sistema de gestión administrativa y comercial por ejemplo supermercados, los cuales manejan una cantidad de información que necesitan tener en orden para poder dar una atención de primera a los clientes que llegan a esta entidad, así mismo, mejora la calidad de sus trabajadores a la hora de facturar algún producto sin ningún retraso, así se atiende con prontitud la atención de los clientes a la hora de cancelar o de obtener dicho producto.

La empresa Pollos Mary S.A, se encuentra ubicada en Maturín estado Monagas en la parroquia La Cruz, conformada por una familia que se dedica a la cría y venta de pollos al mayor y detal, cuenta con máquinas especiales para el trabajo realizado para el beneficio de ella y de sus clientes.

La organización cuenta con una serie de problemas como el de retraso a la hora de facturación debido a que el sistema de gestión con el que cuenta no es el adecuado, ya que es manual y un poco engorroso trayendo como consecuencia pérdida o extravió de las facturas de los clientes, tiempo y molestia, para el usuario.

También se puede destacar, la pérdida del producto en la empresa debido a que no cuenta con un sistema de inventario apropiado, ya que todo en esta empresa se realiza manualmente, además, al personal no le dieron una capacitación acorde con lo que iban a realizar y como todo ser humano tienden a equivocarse cuando existe exceso de trabajo, por ende, agotamiento físico como psicológico.

Otro problema, es el retraso a la hora de entregar pedidos a proveedores, debidos a que no se cuenta con un control de reparto o entrega de mercancía lo que repercute, que ésta se entregue de más sin darse cuenta, o intercambiar un producto por otro, afectando el inventario. Así mismo, al producirse deficiencia en el despacho del producto, conlleva a un ambiente de trabajo muy poco saludable para todas las personas involucradas en la empresa. De ésta manera se deducen los siguientes problemas:

• Lentitud a la hora de realizar facturas
• Pérdida de materiales en los inventarios
• Retraso a la hora de entrega de los pedidos a los proveedores

En este sentido, la empresa Pollos Mary S.A, no cuenta con un sistema informático de facturación, es por ello que se realizará el diseño sobre un sistema de gestión administrativo y comercial, para ayudar a la compañía a crecer un poco más en el mercado empresarial y de esta manera, pueda brindar mejor calidad a la hora de realizar sus actividades de intercambio económico como son compra y venta de mercancía.  

Por lo antes expresado, se efectuará un diseño sobre un sistema de gestión administrativa y comercial para esta empresa, con el propósito de ayudarla a mejorar en los aspectos antes mencionados y resolver cualquier otro problema que pudiera encontrarse en la misma más adelante.  De allí, la consideración de un diseño de facturación, cuyo propósito es aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa de la empresa Pollos Mary S.A. En este sentido, la investigación se fundamenta su diagnóstico en dar respuesta a las siguientes interrogantes: ¿Cuáles es la fundamentación teórica, metodológica y legales que sustenta la investigación?, ¿Cuáles son los problemas que afectan negativamente los procesos de facturación e inventario en la empresa?, ¿Cuáles son los requerimientos necesarios para diseñar un sistema de gestión administrativo y comercial? ¿Cómo sería el sistema propuesto para la empresa?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Diseñar un sistema de gestión administrativa y comercial para la empresa Pollos Mary S.A, ubicada en Maturín estado Monagas, con la finalidad de mejorar el desempeño de la misma.

Objetivos Específicos

• Definir el basamento teórico, metodológico y legal que sustenta la investigación.
• Describir los procesos administrativos de la empresa, con el fin de conocer sus debilidades y fortalezas
• Establecer los requerimientos para la creación del modelo de gestión administrativo mediante el estudio de procesos para el control entrada y salida de productos.
• Seleccionar el modelo de base de datos que ayudará a registrar y aplicar toda la información que allí se almacene
• Diseñar el sistema propuesto para la empresa con la finalidad de mejorar el proceso de facturación e inventario para que pueda ofrecer una atención de calidad a sus clientes.

Justificación de la Investigación

La investigación que se realizará será importante para la empresa, porque, a través de ésta se llevará el control de la empresa, así ya no habrá problemas al entregar las facturas en el menor tiempo a los clientes, se llevaría un mejor control en el inventario de los productos que entran y salen, se resolverán los retrasos a la hora de entregar los pedidos a los proveedores y no tendrían más inconvenientes en equivocaciones de productos intercambiados por otros sin darse cuenta.

 El personal de la empresa Pollos Mary S.A tendrían más facilidad a la hora de realizar cualquier tarea con respectos a las facturaciones de productos y revisión del inventario, sería un lugar de trabajo más armónico y relajados para todo ya que no se encontrarán con un estrés por pérdida de producto o facturas necesarias para sacar un pedido del inventario ya que todo se encontrará guardado en la base de datos del programa antes mencionado.

 La clientela o comunidad podrá tener una mayor atención y mejor trato a la hora de realizar sus compras, debido a que el trabajo será más cómodo para todos, los proveedores, tendrán un mejor control a la hora de recibir el producto y no tendrán ningún inconveniente con los productos recibidos, y esto ayudará a la empresa a crecer un poco más y mejorar su imagen en el mercado.

 Es así como los estudiantes de informática del Instituto Universitario de Tecnología Industrial Rodolfo Loero Arismendi, tienen la oportunidad de ayudar a empresas como Pollos Mari a mejorar los problemas de facturación e inventarios, realizando programas similares para demostrar sus conocimientos, aplicándolos en la solución de las problemáticas de las empresas.

Delimitación

        Este trabajo se realizará en el departamento de facturación e inventarios, en la empresa Pollos Mary S.A ubicada en la avenida principal de La Cruz y el tiempo a ejecutar este proyecto será aproximadamente entre los meses de agosto de 2013 hasta enero de 2014, para el cual el diseño del sistema deberá estar listo en su verificación, validación e implementación.

...