Problemas Potenciales

Las organizaciones siempre se preocupan por el futuro, y ese futuro está determinado por lo que haga ahora. El estudio del futuro sigue siendo ante todo una actividad individual y sus resultados están guiados por la motivación y preocupación del individuo, pero las cosas positivas sólo empiezan a ocurrir cuando los directivos emplean un mismo método para estudiar el futuro porque tienen una base común para compartir y usar expectativas.

El análisis de problemas potenciales es un método que nos permite caminar hacia el futuro, ver lo que esperamos y regresar al presente para actuar, ahora que podemos obtener un mayor beneficio. El éxito y la supremacía dependen de nuestra capacidad para anticiparnos al cambio y evitar que nos lleguen sus efectos negativos.

1. Analizar y evaluar los Problemas Potenciales y la Implementación de Alternativas

Debemos de clasificar, identificar y analizar primero los posibles problemas que se presenten en la organización, estos pueden ser conocidos o desconocidos, existen 4 puntos que son básicos en el análisis de los problemas potenciales que son:

a) Identificar las áreas críticas, ¿Dónde nos perjudicaría más? ¿En qué áreas nos perjudicaría más el cambio?

b) Identificación de problemas potenciales en las áreas de mayor vulnerabilidad. Situaciones específicas que presentan una amenaza tan sería que implican una acción inmediata.

c) Identificación de acciones que evitaran la ocurrencia de problemas potenciales específicos. Estas acciones estarán dirigidas a la causa probable de la amenaza para poder minimizar los efectos de los problemas potenciales que no puedan ser totalmente prevenidos.

Los problemas potenciales son pasos fundamentales para el análisis donde nos referimos al paso crítico, y plantea las siguientes interrogantes básicas:

• ¿Qué puede salir mal? Esta es la pregunta que como gerente de una organización nos deberíamos de hacer cuando tomamos una decisión, casi nunca os la hacemos y cuando algo sale mal, de cómo se había previsto, tenemos que empezar a buscar soluciones rápidas, en algunos casos sin un previo análisis.

• ¿Cuáles son los problemas potenciales que se pueden presentar?

Al respecto diremos que cuando una decisión que se ha tomado sale mal, esta puede traer consecuencias que en algunos casos pueden ser muy negativas para una organización, lo cual afectaría el buen funcionamiento de las organizaciones, lo cual puede llegar a tener un impacto desde el punto de vista político hasta financiero.

Es importante indicar que si no se toman medidas correctivas en la organización para resolver los problemas tanto del personal como del equipo de trabajo, estos pueden arrastrar a la empresa a consecuencias un poco más delicadas como por ejemplo: accidentes del personal que labora en la empresa u organización, daños en los equipos entre otros.

¿Qué dificultad u obstáculo podrían trabar la ejecución de este paso crítico?

Dentro de las dificultades u obstáculos que nos podrían trabar la ejecución de este paso crítico tenemos:

• Que la organización no sepa tomar la decisión correcta para corregir lo malo y más bien se acreciente el daño.

• Que el personal que se escogió no sea el idóneo para realizar la labor en el área o departamento.

• Que la parte financiera influya en el presupuesto asignado para realizar la labor de mejora en la organización y se interpongan en la consecución del presupuesto.

¿Cuáles son las futuras variaciones que pueden esperarse?

• Que la decisión del gerente no sea la correcta y haya que corregir en el tiempo para volver a tomar la ruta deseada.

• Que un proyecto se atrase y haya que apurar a los operarios o contratar más personal para recuperar el tiempo que se perdió.

• Que el departamento no cumpla con los objetivos planteados por la organización.

También se pude hablar como en todo problema de un objetivo y un defecto, que a diferencia del proceso de resolución de problemas, donde la desviación o falla ya ha ocurrido, y donde nuestro propósito era el de encontrar la causa (cada problema que ocurre tiene una única causa), en nuestro caso en los problemas potenciales la desviación o falla no se ha producido aún, por lo que las causas posibles pueden ser muchas.

• Formulación del Plan

• Paso Crítico o Esencial

• Problemas Potenciales

Para la identificación o formulación de los problemas potenciales, como los gerente de una organización debemos basarnos en la experiencia acumulada de situaciones similares, en el conocimiento de la situación o el mercado, también debemos pensar en los riesgos que se consideran en la etapa de evaluación de posibles alternativas. Los riesgos que se consideran antes de decidir, llegan a ser verdaderos problemas al tener que implantar una alternativa.

No todos los problemas potenciales tienen la misma probabilidad de ocurrir. La experiencia y conocimiento de las causas posibles del problema, nos indicará que algunas de ellas tienen alta probabilidad de que ocurra, otras no tanto y algunas muy poco probable.

De acuerdo a lo anterior podríamos clasificar los problemas potenciales de la siguiente manera:

• De alta probabilidad de ocurrencia (Alta)

• De mediana probabilidad de ocurrencia (Media)

• De baja probabilidad de ocurrencia (Baja)

También es importante tener en cuenta la gravedad o impacto que podrían tener los problemas si llegaran a ocurrir, es decir, que tanto afectaría al plan o actividad de la empresa que deseamos proteger.

Con respecto a esto se podría utilizar una escala:

• Alta: De ocurrir este problema o situación, la gravedad o impacto negativo para el éxito del paso o del plan sería muy grave.

• Media: De ocurrir el problema, la gravedad o impacto serían medianos.

• Baja: De ocurrir el problema, la gravedad sería poca o baja respecto al cumplimiento del plan

Para poder valorar la probabilidad de ocurrencia como la gravedad de los problemas potenciales, nos podríamos basar en la experiencia y conocimiento adquiridos sobre la situación analizada. La probabilidad de que ocurra y su gravedad se mide y se valora teniendo en cuenta la situación actual, no como debiera ser o como podría ser después de que tomemos medidas para evitar que se presenten problemas potenciales.

La valoración de Alta, Media y Baja, tanto para la probabilidad de ocurrencia como para su gravedad, nos podría

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