Procedimiento de Pólizas

Procedimiento de Pólizas

Las pólizas son una evolución mas de los métodos d registro manual, que consiste en términos generales, en emplear un documento individual para registrar cada operación, el cual se caracteriza por el hecho de que permite una mayor división del trabajo y sobre todo agiliza el proceso de registro de las operaciones.

Las pólizas son registradas tomando como base el rayado del diario continental, pero en lugar de hacerlo en un solo libro se hacen en hojas sueltas.

Las pólizas son documentos “de carácter interno, en las que se registran las operaciones y se anexan los documentos o comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas”.

Las pólizas se elaboran en una maquina de escribir y no manualmente, en razón de lo anterior, el método de pólizas es un paso hacia los métodos de registro mecánico, electromecánico y electrónico.

CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS.

El método de pólizas en un método de registro manual, en el cual las operaciones con registradas individualmente, es decir para cada operación realizada se elaboran una póliza la cual mantiene el rayado del diario continental.

Las pólizas elaboran a maquina por duplicado o mas ejemplares y al original se anexan los comprobantes (documentos fuente). Para el registro de una operación, el encargado toma los datos directamente de la documentación comprobatoria; una vez efectuado el asiento le anota su nombre y firma y lo somete a la autorización del contador, el cual verifica y autoriza la documentación y luego la firma para que estas pólizas puedan ser registradas tanto en los diarios tabulares como en los registros auxiliares.

Después de haber registrado los diario tabulares y auxiliares, el personal encargado de esta labor pone su firma. Una vez terminado el registro de las pólizas, estas se archivan n forma progresiva.

Al finalizar el mes se totalizan las columnas de los diarios tabulares y se preparan un asiento de concentración, el cual es pasado al diario general y de ahí al mayor general.

Las pólizas se hacen por duplicados o mas ejemplares; al original se anexan los documentos facturas, notas, recibos y etc. Que comprendan las operaciones registradas. Para que el registro de las operaciones sea mas rápido y claro, debe hacerse mediante el empleo de maquinas de escribir, en lugar de hacerlos en forma manuscrita, por este motivo, al procedimientos de pólizas se le considera como el precursor de los procedimientos mecánicos.

Las principales ventajas del procedimiento de pólizas son las siguientes:

a) Admite mayor división del trabajo en razón de que el registro de las operaciones se hacen en hojas sueltas y para ello se puede emplear simultáneamente un numero ilimitado de personas, labor que no es posible hacer la misma facilidad y prontitud que cuando el registro se hace en diarios empastados.

b) No permite que los diarios o registros de pólizas y en los de mayores auxiliares se registren operaciones que no estén previamente revisadas y autorizadas por personas responsables.

c) Facilita la anotación en los mayores auxiliares, sin interrumpir el registro de las operaciones, puesto que los datos para hacer dicha anotación se toma de la copias de la pólizas.

RAYADO DE LAS OPERACIONES

El rayado de las pólizas como comentamos con anterioridad, fundamentalmente toma el modelo del diario continental, al que se le agregue una serie de datos de control interno, como son el nombre o las iniciales y la firma de quien elabora, revisa, autoriza, registra auxiliares y registra el diario y desde luego la fecha y numero de póliza.

Resulta un tipo de póliza para cada tipo de operaciones, siendo estas las siguientes:

Pólizas de entrada de efectivo Pólizas de salida de efectivo Pólizas de diario.

PÓLIZAS DE ENTRADA DE EFECTIVO

1.- Nombre de la entidad


2.- Referencia a la póliza


3.- Tipo de póliza (entrada de efectivo, salida de efectivo, diario)

4.-Numero de Póliza


5.- Fecha


6.- Num. de cuenta


7.- Num. De subcuenta


8.- Concepto, para anotar los cargos y abonos del asiento


9.- Columna de parcial


10.- Columna de cargo


11.- Columna de abono


12.- concepto


13.- Firmas de quienes elaboraron, revisaron, autorizaron, y pasaron a los auxiliares y al diario

PROCEDIMIENTO DE PÓLIZAS DE DIARIO

Este procedimiento de pólizas puede funcionar con una, dos o tres clases de pólizas; cualquier operación que la empresa se efectué, o sea que no se hacen ninguna clasificación de las operaciones.

REGISTROS DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO

El registro de pólizas de diario es un libro rayado tabular, en el cual se debe anotar por orden progresivo de fechas cada una de las pólizas que han sido revisadas y autorizadas.

El registro de pólizas de diario debe contener los siguientes datos: 1.- Nombre de la empresa
2.- Indicación de que se trata de un registro de póliza de diario 3.- Fecha de operación

4.- Cabe indicar aquí que a las pólizas no se le pone el numero al hacerlas, sino cuando se registran, por los tanto si una póliza carece de numero, ello indica que aun no se ha anotado en el registro.

5.- Columnas de cargo y abono para las cuantas de mayor movimiento
6.- Espacio de varias cuantas, subdivisión en debe, haber y nombre para anotar en el los caragos y abonos de la cuantas de poco movimiento.

En el registro de pólizas de diario las columnas de valores para cargos y abonos se distribuyen en arma corrida o separada de las formas citadas, la segunda es la mas conveniente, pues evita cargar en vez de abonar o viceversa.

CONCENTRACIÓN DEL REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO: Con las sumas de los cargos y abonos de las cuentas que figuran tanto en columnas espéciales como en el espacio de varias cuentas, se hacen un asiento de concentración en el diario genera.

DOS REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO: Existen varios motivos por los cuales la concentración mensual de registro de pólizas de diario se determina a veces varios días después de fin de mes y los principales son:

1.- Que los informes o documentos de las operaciones efectuadas durante el mes por comisionista agencia o sucursal que la empresa llegase a tener establecidas en poblaciones foráneas, no lleguen oportunamente.

2.- Que una vez registrada todas las operaciones corresponde al mes

que se concentra, la persona encargada del registro de pólizas, requiere de tiempo, tanto para hacer las sumas de los cargos y abonos, como para hacer el resumen de varias cuentas.

Los motivos anteriores originan un retraso en la anotación

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