PROCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIARIO Y CAJA

INTRODUCCION

PROCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIARIO Y CAJA

caracteristicas

La póliza: Es un documento contable de carácter interno enel que se anotan las transacciones de la empresa y seanexan los comprobantes que respaldan cada transacción.El sistema de pólizas facilita a la empresa hacer un controlprevio de sus operaciones antes de realizar su registrodefinitivo en los libros de contabilidad.Las pólizas contables pueden ser de varios tipos, con diseñosespeciales para facilitar el control de las operacionesfrecuentes y el de las complejas. Entre las pólizas mascomunes están las de Diario, las de caja (entradas deefectivo y salidas de efectivo).

las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

1. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

2. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

3. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

4. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

5. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

-VENTAJAS DE LAS POLIZAS

No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.

Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

Mayor división del trabajo. Por las características delsistema se logra una mayor división en la ejecución deltrabajo de contabilidad, ya que, anotándose losasientos en hojas sueltas, es posible producir simultáneamente varios asientos.

Seguridad en el registro. No permite que en los diarioso registros de pólizas se registren operaciones que noestén previamente autorizadas.

Facilidad de traslado a los libros auxiliares.

Archivo ordenado de los soportes.

Se puede tener un archivo de todos los componentes, lo cual permite sufácil y rápida localización, ya que las pólizas searchivan al mes al que corresponden y, dentro de esaclasificación, por el orden progresivo de su localización

Desventajas:

El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.

Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado

TIPOS DE POLIZAS

POLIZAS DE DIARIO

Las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.

POLIZAS DE ENTRADA DE CAJA O DE INGRESOS

Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.

La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:

El encabezado,

El cuerpo de la póliza, y

El pie (la parte inferior).

En el anverso, el encabezado deberá contener:

• El nombre del negocio o empresa,

• El nombre de la póliza(póliza de entrada de caja), y

• Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.

El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.

Por ultimo, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron.

En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha. Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con maS frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.

POLIZAS DE SALIDA DE CAJA O DE EGRESOS

El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.

Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su debida anotación, los cuales llevan los siguientes nombres.

• Registro de pólizas de diario.

• Registro de pólizas de entrada de caja. Ingresos.

• Registro de pólizas de salida de caja. Egresos.

Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros.

REGISTRO DE POLIZAS

Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberan anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas

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