PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE POLIZAS

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INTRODUCCIÓN

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

b. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

c. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

ÍNDICE

UNIDAD II. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE POLIZAS

1. Procedimiento de Pólizas

a. Características

b. Concepto de póliza

c. Clasificación de operaciones

d. Forma y rayado de pólizas

e. Errores y formas de corregirlos

2. Procedimiento de pólizas de Diario

a. Registro de Pólizas de Diario

3. Procedimiento de pólizas de Diario y Caja

a. Ventajas y desventajas

b. Registro de operaciones de diario y caja utilizando documentos fuente

4. Procedimiento de pólizas de Diario, de entradas y salidas de Caja

a. Ventajas y Desventajas

b. Registro de pólizas utilizando documentos fuente

DESARROLLO

1. PROCEDIMIENTO DE PÓLIZAS:

• CARACTERÍSTICAS:

• CONCEPTO DE PÓLIZA:

La póliza es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por entidad y toda la información necesaria para su identificación.

• CLASIFICACIÓN DE OPERACIONES:

Las pólizas de crédito, por ejemplo, es aquella que una entidad financiera le concede a una empresa para que la firma tenga margen para contraer deudas durante un periodo establecido y hasta alcanzar una cierta cantidad de dinero.

Las pólizas de seguro, por su parte, son documentos donde aparecen citados los derechos y obligaciones de las partes involucradas.

• FORMA Y RAYADO DE PÓLIZAS:

Las pólizas de diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que en el sistema de pólizas de diario y de caja. Por ello, solamente vamos a mencionar algunas de las modalidades que adoptan las pólizas de caja, subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida.

Pólizas de entrada de caja o de ingresos:

Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.

La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:

El encabezado,

El cuerpo de la póliza, y

El pie (la parte inferior).

En el anverso, el encabezado deberá contener:

• El nombre del negocio o empresa,

• El nombre de la póliza(póliza de entrada de caja), y

• Un espacio para notar el número que se asigne a la póliza.

El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.

Por ultimo, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron.

En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha.

Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con mas frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.

Pólizas de salida de caja o de egresos:

El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.

Registros de pólizas:

Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valores esta destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan serán de naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo.

En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna de valores está destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos.

La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra, manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de póliza de las que en este sistema se usan.

No obstante que la practica más generalizada es la de establecer un registro especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedar registradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en este caso, un rayado

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