Procedimiento Caja Chica

Procedimiento de

Caja Chica

I. OBJETIVO Y ALCANCE

Objetivo

Definir un proceso y lineamientos que permitan llevar un adecuado control y registro de las comprobaciones de gastos de Caja Chica que presentan como justificación al gasto las diferentes áreas de Floramundo, S.A. de C.V.

Alcance

Será de aplicación obligatoria en todas las áreas de la Empresa que soliciten, administren y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica, así como aquellas que autoricen ciertos gastos.

II. DEFINICIONES

Caja Chica: fondo asignado a determinadas áreas del Organismo, que tiene como objetivo principal cubrir los gastos menores, no previsibles y/o urgentes y que no pueden ser provistos en tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones.

III. RESPONSABILIDADES

Directos de Finanzas:

• Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las áreas de la empresa.

• Autorizar la apertura de las cajas chicas en las áreas que lo soliciten, siempre que justifiquen su requerimiento y necesidad.

• Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente procedimiento.

Contador General:

• Revisar que la documentación está completa y debidamente autorizada.

• Elaborar arqueos sorpresivos a los fondos de Caja Chica y entrega los cheques (Pólizas Cheques)

• Registrar contablemente las operaciones realizadas mediante Caja Chica.

Cuentas por Pagar:

• Brindar la atención y servicio al solicitante de la Reposición de Fondo Fijo

• Provisionar los gastos.

• Emitir y/o transferir el importe del reembolso de caja chica al responsable de este.

• Controlar que los gastos efectuados estén debidamente autorizados. (Gerente de área y Contador General)

Responsable de Fondo Caja Chica:

• Firmar un recibo por el monto asignado el cual deberá ser autorizado por el Gerente de área así como por el Contador y deberá ser actualizado cada vez que el importe sea modificado.

• Solicitar la reposición de los gastos efectuados, mediante un formato denominado reembolso de gastos de caja chica, en el que detallarán los tipos de gastos efectuados, considerando los siguientes puntos:

- Verificar que los comprobantes cuenten con los requisitos fiscales.

- Que los comprobantes cuenten con la firma de autorización del gerente de área y contador general, en su caso recabarlas si no cuenta con ellas.

- Que los comprobantes contengan el sello de pagado en el momento de ser pagado.

IV. POLÍTICAS específicas

1. El importe de los fondos de Caja Chica asignado no se podrá aumentar o disminuir sin la autorización del Director General o Director de Finanzas.

2. La elaboración de un cheque y/o transferencia bancaría por concepto de reembolso de caja chica se le solicitara al área de Cuentas por Pagar y debe ser expedido a favor de la persona encargada del fondo de Caja Chica.

3. La reposición del fondo de Caja chica deberá de ser en un periodo no mayor a 15 días, mediante un formato denominado reembolso de gastos de Caja chica, en el cual se detallaran los gastos incurridos.

4. El encargado del Fondo de Caja Chica es responsable de entregar la comprobación de gastos correctamente en original y debidamente autorizados.

5. Si el empleado por algún motivo no presenta los comprobantes respectivos, estos deberán ser pagados por este.

6. Cuentas por Pagar es la responsable de controlar que las reposiciones de fondo fijo no excedan al fondo que tiene cada una de las áreas solicitantes.

7. Cuentas Por Pagar es el responsable de avisar a las áreas solicitantes cuando ya esté

...