Procedimiento de gestión de documentos
Enviado por ALee Lerman • 18 de Agosto de 2023 • Trabajo • 1.354 Palabras (6 Páginas) • 55 Visitas
[pic 1] | PROCEDIMIENTO | Código: PTO-OP-CAL-001 |
Fecha: 15/06/2023 | ||
Revisión: 01 | ||
CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA | Página: de |
- OBJETIVO:
Establecer los lineamientos generales para la elaboración y control de la información documentada del Sistema De Gestión de Grupo Gallegos con el fin de facilitar su acceso, recuperación, conservación, presentación y utilización.
- ALCANCE.
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos del Sistema De Gestión de Grupo Gallegos.
- DOCUMENTOS RELACIONADOS
DOCUMENTO | CODIGO |
Proceso Del Sistema de Gestión | PRO-OP-CAL-001 |
Política De Control De Documentos | POL-OP-CAL-001 |
Lista Maestra De Control De Documentos | FOR-OP-CAL-003 |
- RESPONSABILIDADES:
Colaboradores: Es responsabilidad de los colaboradores la creación de los documentos del sistema de gestión de grupo gallegos.
Ingeniero De Procesos: Encargado de controlar y auditar los procesos del Sistema De Gestión de Grupo Gallegos.
Gerencia De Área: Encargado de realizar la revisión de la documentación del Sistema De Gestión de Grupo Gallegos.
Dirección De Área: Autoriza la documentación del Sistema De Gestión de Grupo Gallegos.
- DEFINICIONES:
Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de la organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas objetivos y procesos para lograr dichos objetivos.
Documento Controlado: Todo aquel que cumpla con lo registrado en este procedimiento.
Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados todos los documentos del Sistema de Gestión de Grupo Gallegos.
Macroproceso: Conjunto de procesos que interconectados son esenciales para alcanzar los objetivos estratégicos de una empresa. Están compuestos por procesos que ocurren en diferentes sectores. Estos procesos pueden ocurrir de forma encadenada o paralela, pero tienen cierto grado de similitud.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados o salidas
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo un proceso. Está vinculado a un método o manera de ejecutar algo.
Política: Principios y pautas de comportamiento que una empresa se compromete a cumplir. Reglas y directrices básicas de obligado cumplimiento sobre el comportamiento y el proceder que se espera de todos los colaboradores.
Manual: Documento que concentra en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando criterios.
Instrucciones de trabajo: Documentos que describen de manera clara y precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas.
Formato: Documento empleado para el registro de información derivada de un proceso o actividad.
- DESARROLLO
Se entiende por Documento Organizacional todo aquel cuya redacción haya sido realizada por personal de la organización, algunos ejemplos de documentos internos son, Políticas, Manuales, Procesos, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, entre otros.
Un documento se considera nuevo si no existe ningún ejemplar con el mismo código de identificación. Si existe dicho ejemplar, la elaboración del documento se trata como una modificación, respetando por tanto la codificación asignada previamente al documento.
En el caso de que un documento deje de ser útil, se procede a su derogación. Los documentos que son sustituidos por nuevas versiones no se consideran derogados, sino sustituidos
Según se trate de la creación de un nuevo documento interno, la modificación de uno existente o su derogación, las fases por las que debe pasar un documento organizacional a lo largo de su ciclo de vida se describen a continuación:
- Identificar La Necesidad Documental.
Todo colaborador de Grupo Gallegos en la ejecución de sus funciones o de acuerdo a las diferentes fuentes de mejoramiento, puede identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar los documentos del Sistema de Gestión de Grupo Gallegos.
La necesidad puede tener origen por:
- La definición o revisión del Sistema de Gestión De Grupo Gallegos.
- Como resultado de las auditorías del Sistema de Gestión De Grupo Gallegos.
- Por sugerencia de cualquier miembro de la organización.
Se debe poner en consideración del equipo de trabajo y/o responsable del proceso el documento a elaborar, modificar o eliminar para poder revisar su conveniencia.
Una vez aprobada la necesidad de la documentación, el responsable del documento procede a la elaboración del borrador de acuerdo a lo establecido en La Política Control De Documentos POL-OP-CAL-001.
Una vez elaborado el borrador el responsable del documento envía mediante correo electrónico al Ingeniero En Procesos para su codificación y control.
Mientras un documento esté pendiente de aprobación, llevará siempre visible un distintivo de “BORRADOR” en la casilla correspondiente a la revisión en cada una de sus páginas.
- Revisión y Aprobación De Borrador
El Ingeniero En Procesos es el encargado de revisar que la documentación cumpla con las especificaciones dictadas en la Política De Control De Documentos POL-OP-CAL-001.
Si el Ingeniero En Procesos detecta alguna falta realiza su observación para que el responsable de la elaboración realice las modificaciones necesarias al borrador.
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