Programa Sistemas de Gestión de la Calidad ISO9001:2008

ACTIVIDAD GRUPAL SEMANA 4

DATOS GENERALES

Programa Programa Sistemas de Gestión de la Calidad ISO9001:2008

Modulo: Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9000

SENA REGIONAL SANTANDER

Puntaje 125 puntos, equivalentes al 100% de la nota acumulada de la semana 4.

Modalidad de La actividad Grupal

Objetivo de la Actividad Grupal: Identificar y aplicar los conceptos básicos sobre el control de documentos y control de registros.

INTRODUCCIÓN

Ahora usted hace parte el comité de calidad de la empresa donde labora y como responsable del proceso de calidad ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos más importantes de la normalización, la documentación exigida por la norma ISO9001:2008, y ha desarrollado algunos documentos como el manual de calidad, el mapa de procesos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta para la caracterización de procesos y elaboración de procedimientos. Igualmente, ha elaborado un diagnóstico frente a la documentación actual de la empresa, y en el surgió un análisis de acuerdo a las respuestas que obtuvo.

El reto con el desarrollo de la actividad grupal, es que junto co su equipo de trabajo (comité de calidad) logren definir y desarrollar dos de los seis procedimientos documentados obligatorios que exige la norma, estos procedimientos son: 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros

Para el logro de lo anterior, se ha diseñado el desarrollo de la presente actividad grupal, donde usted junto con otros compañeros de curso realizarán un ejercicio interesante y enriquecedor para su aprendizaje.

PAUTAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD GRUPAL

Cada equipo de trabajo deberá realizar la siguiente actividad: (Los equipos de trabajo los conformará el tutor una vez termine la semana de inducción, la información será enviada durante los tres primeros días de la primer semana de estudio.)

Con base en la documentación presentada durante el desarrollo del curso Documentación de un Sistema de Gestión de Calidad:

1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplacaría en su empresa. (la empresa puede ser una de un estudiante)

ADJUNTE AQUÍ EL DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado maestro de documentos, con los documentos del Proceso que escogió.

Código Nombre del Documento Responsable Versión Fecha de Aprobación

FOR-004 Atención post-venta Asesores comerciales 2

8/abr/2008

FOR-018 Registro de verificación de actividades planificadas

Jefe de mercadeo y ventas 1

10/feb/2010

FOR-025 Devoluciones Asesores comerciales 2 8/abr/2008

FOR-036 No conformidades Coordinadora de Calidad 1 8/abr/2008

FOR-047 Encuesta de satisfacción Jefe de mercadeo y ventas 6 8/abr/2008

FOR-050 Variación en precios Asesores comerciales 1 8/abr/2008

3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o aplacaría en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante)

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL DE REGISTROS DISTRUBUCIONES ZZ

4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del proceso que seleccionaron:

Código Nombre del Documento Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final

DEP-04 Reporte conformidad Asesor Comercial Computador 1 depart de ventas Depto comercial 3 meses Archivo muerto

DEP-05 Índice de efectividad de Ventas Depto mercadeo y ventas Archivo central Depto Mercadeo y ventas Jefe de Mercadeo 1 año Servidor principal, en la carpeta resultados consolidados

DEP-06 Entrega de Materiales no conformes Depto de Despachos Planilla ubicada en patio de cargue y descargue Jefe de Patio 3 meses Archivo muerto

DEP-07 Riesgo Potencial Depto de Calidad Computador

Depto calidad Alta Gerencia 3 años Archivo de gerencia.

DEP-08 Garantía extendida Técnicos y personal mostrador Computador de mostrador Solo personal mostrador 5 años Servidor central carpeta, ventas mostrador

DEP-09 Promociones y valor agregado Jefe de Mercadeo y Ventas Computador 2 Depto Mercadeo y ventas Jefe de Mercadeo y Ventas permanente Destrucción

6. Comenten las por los menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos una solución a cada dificultad.

Problema o dificultad Alternativa de solución 1 Alternativa de solución 2

1 Falta de compromiso por parte del responsable de llenar los registros o documentos

Resistencia al cambio por parte de la organización

Aplicar sanas políticas de administración que estimule la participación de los implicados, propiciando a la vez un ambiente armonioso, en la cual se sienta el responsable partes esenciales de la organización Analizar las posibles causas que genera dicha actitud (estrés, falta de motivación, aburrimiento) para luego atacar la raíz del problema.

Crear un plan de incentivo que este autorizado por la alta gerencia.

Ver la posibilidad de rotación de personal

2. Falta de calidad en la información

Reunir el Comité de Control para analizar los problemas de incompatibilidad en la información de los documentos. Para determinar si los errores son resultado de interpretaciones o instrucciones erróneas , errores de juicio, descuido, distracción o fatiga Capacitación sobre el manejo y llenado eficiente de registro o documento.

Dictar charla que busque concientizar porque es importantes los registro y documento en la gestión de la calidad

7. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferencia y elabore un formato de registro para cada uno.

Formato para auditoría interna Hoja 1/2

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