Que es la ISAD (G) Norma internacional general de descripción archivística.

1. Que es la ISAD (G) Norma internacional  general de descripción archivística.

Primero que todo, podemos decir que esta norma fue Redactada por el Comité de Normas de Descripción del Consejo internacional de Archivos  en Estocolmo, del 19 al 22 de setiembre de 1999 y  esta a su vez, fue presentada en el XIV Congreso Internacional de Archivos en Sevilla, del  21 al 26 de setiembre del 2000.

Cabe resaltar que la traducción del texto original inglés sirve únicamente como documento de referencia. Por lo tanto no es un documento oficial. 

Ahora bien, la ISAD G es una guía general, en donde se especifican las reglas generales para la descripción archivística, facilitando de esta forma no solo la recuperación sino también el intercambio de la información sobre los documentos de un archivo, cuyo fin es identificar y explicar el contexto del contenido de los documentos de un archivo para hacerlos accesibles, logrando así la integración de descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información; para lo cual se basa de la descripción multinivel, puesto que este permite presentar la información de las diversas agrupaciones documentales de una entidad en un solo instrumento.

Esta norma es flexible y permite actualizaciones, puesto que para su uso es necesario que se realice con normas regionales existentes. De igual forma por medio del uso de los elementos oportunos se pueden elaborar guías, inventarios, catálogos de forma independiente pero al final  requieren ser presentados de manera jerárquica y relacionada.

Es importante resaltar que la ISAD (G) requiere de otra norma complementaria para recuperar fácilmente los puntos de acceso  que van relacionados con los nombres de los productores, con la historia institucional o con la referencia biográfica; dependiendo del caso. Es la norma ISAAR, Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias.

Sin embargo la descripción archivística, parte de la técnica de descripción denominada “descripción multinivel”; la cual consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo de forma coherente, las cuales están relacionadas entre sí, claro está si comparte la estructura descriptiva y por ende todas sus partes componentes ya sean: secciones, series, expedientes, documentos, entre otros. Para lo cual se deben utilizar los elementos apropiados para cada unidad de descripción y así relacionar las descripciones resultantes de forma jerárquica.

 Y los niveles de la descripción multinivel son:

Fondo. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

1. Cuáles son las reglas de descripción multinivel

1. Descripción de lo general a lo particular (se empieza describiendo el fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental)
2. Información pertinente para el nivel de descripción (si, por ejemplo se describe una sección no es necesario presentar detalles de todas las piezas documentales)
3. Vinculación de las descripciones (el nivel descrito debe indicar su relación jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones documentales)
4. No repetir la información (para evitar la redundancia)

1. Cuáles son los elementos de descripción.

• Área de identificación: 

Tiene como objetivo identificar la unidad como única descripción y por ende implementar un vínculo con su descripción representada.

La regla dice que se debe utilizar la identificación única según los siguientes elementos:

El código del país según la última versión de la ISO 3166, la cual nos habla de los códigos para la representación de los nombres de los países.

El código de archivo según la norma nacional de códigos de archivo o cualquier otro identificador de su ubicación.

Título: tiene como objetivo nombrar la unidad de descripción.

Y la regla nos dice que para poder hacer uso de los títulos de forma adecuada se deben utilizar las reglas de descripción multinivel y normas nacionales. Si el título llegase a ser demasiado largo, se puede abreviar, teniendo presente no perder información importante. Y si se utiliza un título atribuido, este debe incluirse en el nivel superior del nombre producto.

Fechas: para ello se deben identificar las fechas de las unidades de descripción.

Para lo cual es necesario que a las unidades se les asigne alguno de los dos tipos de fechas; ya sean las que el productor genero cuando creo el documento o las fechas de producción de los documentos incluyendo los anexos.

Nivel de descripción: busca identificar el nivel de organización de la unidad de descripción, para ello se requiere que se indexe el nivel de unidad de descripción; como lo es el fondo, subfondo, serie, subserie, entre otros.

Volumen y soporte de la unidad de descripción: permite identificar la magnitud de la unidad de descripción, ya sea por extensión física, lógica o por el soporte de la unidad de descripción.

Basándonos en la regla es necesario establecer la magnitud de los metros lineales de las unidades físicas en cifras árabes y por ende en sus unidades de medida, de igual manera que los soportes de las unidades, la cual se debe realizar entre paréntesis al igual que cuando se realiza en metros cúbicos.

• Área de contexto:

Nombre del o de los productores: permite identificar los productores de las unidades de descripción. Para lo que se requiere indexar los nombres de las entidades o de las personas que estén a cargo de la producción, recolección y conservación de todos los documentos de las unidades de descripción; para lo que es necesario hacer uso de la siguiente etructura: fondo nacional de garantías (fondo Archivo General de la Nacion) y VICENTE la torre Guacaneme  (Archivo Central Covinoc)

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